ORGANIZAÇÃO DA AGENDA: ORIENTAÇÕES E ELETRÔNICA

ORGANIZAÇÃO DE AGENDA: MANUAL E ELETRÔNICA

A agenda deve ser:

• Atualizada diariamente;

• Definir critérios de urgência e importância;

• Compatibilidade – agenda secretária e chefias devem ser atualizadas e compartilhadas;

• Estabelecer metas e prazos (horários, datas, início e término dos compromissos);

• Estabelecer metas e prazos

O que colocar na agenda de compromissos:

1. Rotina diária (específica para cada depto);

2. Visitas;

3. Convites;

4. Reuniões;

5. Aniversários;

6. Viagens;

7. Contas a pagar e receber;

8. Renovações;

Providencias a tomar:

• Lembrar o executivo com antecedência para que ele possa preparar-se adequadamente;

• Enviar telegramas e cartões quando necessário;

• Providenciar cópias de documentos, dados estatísticos, relatórios, etc.

Que informações deve conter na agenda de contatos:

1. Endereço completo;

2. Números de documentos;

3. Resumo do organograma da Empresa;

4. Nome completo e cargo dos dirigentes;

5. Custo das despesas reembolsadas pela empresa;

6. Lista de códigos DDD, DDI e endereçamento de postais mais utilizados.

Que informações deve conter na agenda de telefones:

1. Contatos freqüentes;

2. Filiais;

3. Representantes;

4. Clientes e fornecedores mais importantes;

5. Bancos que o executivo mantém conta;

6. Agências de turismo;

7. Médico, dentista, clube;

8. Amigos (que costumam ser atendido);

9. Familiares do executivo;

10. Diretores; assessores.

11. Nº de serviços públicos, código de área –DDI e códigos DDD, fusos horários.

fonte (http://pt.scribd.com/doc/59972962/Apostila-de-Secret-Aria-Do-Agenda)

a) Alfabético

b) Geográfico

c) Numérico simples

d) Ideográfico

O primeiro passo é organizar as tarefas que realmente precisam ser realizadas naquele dia, a escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados.

2.1 Um documento ativo: Documentos que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso.

2.2 Um documento morto: Documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.

3. Tabela de temporalidade de documentos

A tabela de temporalidade tem por objetivo definir e demonstrar para os profissionais envolvidos na gestão dedocumentos, o tempo de vida útil dos documentos na instituição sob o ponto de vista legal, técnico administrativo, fiscal e histórico/ permanente. Esse tempo de vida útil, geralmente, é definido com base na legislação vigente, embora outros critérios intrínsecos à instituição possam estabelecer os prazos.

4. Layout e distribuição

Todo escritório deve ter ordem para que seus colaboradores desempenhem suas funções de maneira agradável e com rendimento de tempo.

Para que isso ocorra num clima de perfeita harmonia organizacional, é imperioso que haja um layout adequado entre os departamentos envolvidos.

A exemplo disso temos o departamento de escrituração fiscal que deve ficar próximo ao departamento jurídico, pois tem contato direto; o departamento de tesouraria ligado ao caixa e contas a pagar e receber; o departamento de compras perto do almoxarifado e assim por diante, numa disposição inteligente, evitando inclusive que colaboradores andem demasiadamente para informações em seções ou departamentos distantes.

5. Rotinas de documentos

Dentro de uma organização circulam muitos documentos diariamente tanto de caráter interno como memorandos, avisos e outros, quanto os gerados pela empresa que devem ser circulados fora dela, gerando então o tráfego de documentos. Algumas empresas têm em seus escritórios uma seção denominada tráfego que é responsável por toda a circulação. É evidente que essa circulação precisa ter controle, o que torna necessário um registro pormenorizado das entradas e saídas de documentos que passarem evidentemente por esse setor.

Esta é a única forma de saber se determinado documento ou correspondência foi mesmo recebido ou entregue, bastando consultar os protocolos diários dessa circulação.

6. Triagem e distribuição de documentos

Como já vimos, todos os documentos devem ser centralizados em um único local dentro do escritório para que sejam registrados e distribuídos, cabendo a esse setor a protocolização por ocasião de entrega.

Algumas empresas utilizam se de escaninhos colocados no setor, funcionando como auto distribuição, ou seja, cada responsável pelos departamentos ou portador retira os documentos que passaram pela triagem.

7. Processo administrativo

Os documentos têm as mais diversas características e podem ser uma simples nota fiscal, uma fatura, um cheque, um extrato bancário, enfim, dentro dos escritórios circulam, além de correspondências, documentos importantes.

A circulação desses documentos