Sistema de tomada de decisão

Pode-se considerar mais um componente da estrutura

organizacional o sistema de decisão (resultado da ação sobre as

informações). Esse aspecto está relacionado a Drucker (1962),

primeiro autor a acrescentar o sistema de decisão, passando para

quatro os componentes da estrutura organizacional. Esse quarto

sistema é descrito na sequência.

Sistema de decisão

Tomar decisões pode ser definido como escolher entre duas ou

mais alternativas de ação que possibilitem o resultado esperado.

Na administração, pode ser entendido quase como um sinônimo

para administrar. Para se tomar uma decisão, precisam-se avaliar,

no mínimo, duas alternativas; caso contrário, não se teria o que

decidir. A decisão deve ser feita com racionalidade e consciência

para que seja escolhida a opção que apresente o resultado desejado

ou o mais próximo possível dele.

Etapas do processo decisório

O processo de tomada de decisão se divide em cinco etapas:

reconhecimento, estudo das alternativas, planejamento,

implementação e controle.

A etapa de reconhecimento consiste em reconhecer o problema

ou a oportunidade sobre a qual a decisão vai ser tomada. Essa

etapa é crucial, pois, se não for bem feita, todo o trabalho de

uma equipe será desperdiçado. Pode ser considerada a mais

difícil das cinco, pois é o pontapé inicial e todas as demais serão

consequência dela.

O estudo das alternativas é a elaboração de alternativas de ação

e consiste em elencar possibilidades para resolver o problema ou

aproveitar a oportunidade. É necessário elaborar alternativas, pois

se elas não existem, não há decisão a ser tomada. Para facilitar

essa segunda etapa, existe um instrumento gráfico chamado

árvore de decisão. Esse instrumento avalia as alternativas

disponíveis e normalmente é utilizado quando existem várias

alternativas a serem analisadas.

identificar as atividades que consomem o maior tempo de

cada um dos funcionários;

„ definir quem faz o quê, e

„ definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês)

cada funcionário dedica ao trabalho.

Quanto aos objetivos derivados a partir de sua análise,

podemos:

„ definir a atividade mais importante;

„ estabelecer o fluxo da atividade principal;

„ verificar a fluência e continuidade da atividade principal;

„ identificar sobreposições de tarefas; e

„ detectar sobrecarga ou ociosidade.

Para confeccionar o quadro de distribuição do trabalho, devemos

levar em consideração as tarefas individuais, a consolidação das

atividades, a montagem do quadro e sua posterior análise.

Para definir tarefas individuais, deve-se definir quem faz o quê

e com que frequência. Relacionar por funcionário: o que ele faz,

com que frequência e quanto tempo gasta no trabalho.

Na consolidação das atividades, levam-se em consideração os

grupos de atividades complementares, semelhantes e de mesma

natureza.

Os grupos de atividades complementares são compostos por

aquelas que, para serem executadas, necessitam que uma outra

seja executada anteriormente. De forma geral, a sequência é

rígida e preestabelecida.

Os grupos de atividades semelhantes são compostos por aquelas

que apresentam, praticamente, as mesmas características.83

Estrutura e Processos Organizacionais

Unidade 3

Os grupos de atividades de mesma natureza relacionam as

atividades com o atendimento das principais necessidades

empresariais divididas em grupos: natureza fiscal, jurídica,

contábil, financeira.

Uma vez consolidadas as informações, forma-se o conteúdo do

Relatório de Consolidação de Atividades.

A montagem de QDT deve relacionar as atividades desenvolvidas

pela área em estudo. Aconselha-se que essa relação obedeça a

uma ordem decrescente de importância.

Ao analisar o QDT, podemos fazê-lo em relação ao tempo

consumido, ao volume de trabalho, ao custo da tarefa e à

racionalização do trabalho.

Com relação ao tempo que cada tarefa consome em sua execução,

podemos:

„ identificar as tarefas que mais consomem tempo;

„ verificar se o tempo gasto é proporcional à