A Atividade Individual Gestão de Projetos

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MATRIZ DE ATIVIDADE INDIVIDUAL

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Elaborado por: Carlos Alberto Rodrigues Nunes

Disciplina: Gestão de Projetos

Turma: Gestão de Projetos-0321-1_16

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Business case

O objetivo deste business case é apresentar um projeto de melhoria para a Rede Grid de postos.

A Rede Grid é uma empresa com mais de 30 anos de mercado com forte atuação na região Sudeste, principalmente no Estado de São Paulo. Atualmente possui cerca de 92 postos e aproximadamente 2 mil colaboradores entre frentistas, gerentes, supervisores, administração central e executivos.

Ao longo dos 30 anos de existência, a empresa foi prosperando e crescendo. Com isso, surgiu a necessidade de implementação de um sistema único para conciliação financeira de todos os postos com a administração central da companhia.

A ideia é que estas melhorias tragam ganho de eficiência, velocidade e acuracidade nas informações, permitindo a tomada de melhores decisões e assim a geração de mais lucro para a empresa.

Para a implementação deste projeto, serão necessários investimentos em treinamentos de profissionais, implementações de pilotos em postos estratégicos e um empenho extra de todos os envolvidos, uma vez que a operação do dia-a-dia continuará acontecendo.

O projeto terá início em 01 de abril e terá uma duração de 16 semanas. A primeira fase do projeto já poderá ser percebida após 30 dias da implementação do piloto, onde será iniciado o rollout para os demais postos piloto de outras regiões.

Vale ressaltar que como toda implementação de sistema, existe a fase de adaptação e correção dos erros, com isso os serviços de abastecimento dos postos piloto, poderão sofrer com quedas de sistema, o que pode impactar em perda de receita naquele posto.

Em termos de orçamento, temos aprovado R$ 1.3000.000 para contratação e implementação total do sistema, considerando investimentos em servidores, licenças e mão de obra. Após implementado, haverá um custo fixo de R$ 46.000, por mês, para manutenção e serviço de help desk.

Com esta implementação a empresa conseguirá apurar de forma rápida e precisa as receitas, calcular os percentuais de margem por produto e por forma de pagamento. Conforme estudo preliminar, a estimativa é que com o novo sistema a empresa consiga ganhos na ordem dos R$ 110.000 por mês, obtendo seu payback em 12 meses após a implementação.

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Termo de abertura do projeto

Project charter (Termo de abertura)
Projeto:  Projeto Janus	Número:    001	Versão: 1.0
1. Objetivo do projeto
Janus é o deus grego da mudança e o objetivo deste projeto trazer uma mudança através da implementação de um sistema de conciliação de resultados financeiros que trará ganhos, consideráveis, em termos de eficiência, acuracidade de dados, velocidade das informações e financeiros.
2. Gerente do projeto, responsabilidade e autoridade
O gerente do projeto irá encabeçar o dia-a-dia dos processos e ficará responsável pela administração do contrato e por toda gestão e tomada de decisão. Semanalmente serão enviados reports aos stakeholders com as atualizações e andamento da implementação.
3. Metas
Entregar a primeira etapa do projeto dentro dos primeiros 30 dias;  Minimizar as perdas de receita dos postos piloto;  Se manter dentro do orçamento aprovado pelo patrocinador;  Entregar a virada completa do sistema dentro do prazo acordado.
4. Premissas
Trabalhar com profissionais capacitados para o projeto;  Garantir que os reports semanais sejam enviados aos stakeholders;  Fazer uma gestão clara e transparente do orçamento aprovado;  Estar presente nos testes feitos durante a fase de checkpoint.
5. Restrições
Por conta da pandemia do Covid-19, algumas restrições de horário precisarão ser respeitadas;  Algumas vezes ao dia os postos que estão passando por implementação precisarão parar por conta de fechamentos de caixa, para conferências e processos de carro forte.
6. Riscos
Demora na adaptação da equipe de operações ao novo sistema;  Possibilidade de falhas e erros de sistema durante a implementação;  Divergências financeiras na fase de piloto.
7. Prazo de implantação
O prazo total para implantação do projeto é de 16 semanas, tendo início em 1 de abril.
8. Investimento
Para este projeto, foi aprovado um investimento de R$ 1.300.000. Além disso, haverá uma cobrança fixa mensal de R$ 46.000 para manutenção e serviço de help desk.
9. Principais etapas
Etapas Compra do sistema Escolha dos postos piloto Adaptação do sistema às necessidades da empresa Implementação do sistema no posto piloto #1 Checkpoint de funcionamento do sistema – piloto #1 Implementação do sistema no posto piloto #2 Checkpoint de funcionamento do sistema – piloto #2 Implementação do sistema no posto piloto #3 Checkpoint de funcionamento do sistema – piloto #3 Rollout para os demais postos Checkpoint nos demais postos Final da implementação do projeto e dos checkpoints	Duração estimada Semana 1 Semana 1 Semana 2 Semanas 3 e 4 Semana 5 Semanas 5 e 6 Semana 7 Semanas 7 e 8 Semana 9 Semanas 9 a 14 Semanas 10 e 16 Semana 16	custo Estimado R$ 1.000.000 - - R$ 20 mil R$ 5 mil R$ 20 mil R$ 5 mil R$ 20 mil R$ 5 mil R$ 180 mil R$ 45 mil -
10. Principais stakeholders
Nome/função
Marcos Santino / Acionista Cleber Espada / CEO Jonas Step / CFO Lívia Fontes / Gerente Financeira Glauco Moreno / Controller
11. Comentários
Sistemas precisam de manutenção, atualizações e ajustes de forma contínua. O trabalho continuará para que sejam entregues os resultados esperados.

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