Benchmarking concepção

Benchmarking

Conceito

Benchmarking é uma técnica que consiste em acompanhar processos de organizações concorrentes ou não, que sejam reconhecidas como representantes das melhores práticas administrativas. É um processo de pesquisa, contínuo e sistemático, para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho, com o propósito de melhoramento organizacional, procurando a superioridade competitiva.

Isto é, o benchmarking consiste na procura de melhores práticas de administração, como forma de ganhar vantagens competitivas. Faz uso de pontos de referências que funcionam em vez de criar algo novo.

Tipos de Benchmarking

• Benchmarking competitive

• Benchmarking interno

• Benchmarking genérico

• Benchmarking funcional

Aplicações

O Benchmarking não é um método aleatório de recolher informação, mas trata-se de um processo sistemático estruturado etapa a etapa, com o objetivo de avaliar os métodos de trabalho no mercado.

Os outputs deste processo proporcionam às empresas comparar os seus produtos, serviços e métodos de trabalho com os das organizações representantes das melhores práticas.

É um processo gerencial permanente, que requer atualização constante da coleta e análise cuidadosa daquilo que há de melhor externamente em práticas e desempenho para as funções de tomada de decisões e de comunicações em todos os níveis da empresa. Um processo que obriga ao teste constante das ações internas em relação aos padrões externos das práticas da indústria.

Vantagens

O Benchmarking é um dos mais úteis instrumentos de gestão para melhorar o desempenho das empresas e conquistar a superioridade em relação à concorrência. Baseia-se na aprendizagem das melhores experiências de empresas similares e ajuda a explicar todo o processo que envolve um excelente desempenho empresarial. A essência deste instrumento parte do princípio de que nenhuma empresa é a melhor em tudo, que implica reconhecer que existe no mercado quem faz melhor do que nós. Habitualmente, um processo de Benchmarking arranca quando se constata que a empresa está a diminuir a sua rentabilidade. Quando a aprendizagem resultante de um processo de Benchmarking é aplicada de forma correta, facilita a melhoria do desempenho em situações críticas no seio de uma empresa.

As vantagens da análise de Benchmarking são, sem dúvida, mais numerosas que as desvantagens. Quer as pessoas, querem as empresas, todos gostam de ser como os melhores. E o Benchmarking é, precisamente, “espreitar” os melhores para ser como eles. Como vantagens pode-se identificar:

Gerenciamento com Livro Aberto (Open-Book Management)

Conceito

Visando reverter o quadro de fracassos e falências, surgiu mais precisamente nos anos 80 a gestão com livro aberto, criada por Jack Stack, um modelo de gestão com transparência total.

Talvez o último passo a ser dado pela empresa. Não seria apenas mais uma ferramenta de gestão, ela não explora apenas pontos específicos, e sim os pontos importantes.

Para que o conceito de OBM seja implantado é necessária total transparência, confiança e mobilização por parte dos funcionários fazendo-os pensar que são donos do negócio. Mas, nem todas as empresas estarão dispostas a utilizar essa ferramenta, a decisão deverá vir da alta gerência.

Aplicações

Faz-se necessário implementar uma política de premiação totalmente diferente da tradicional;

Para obter o comprometimento das pessoas a resolverem problemas e alcançarem os objetivos, a característica de “jogo” é estimulante (desafio, vitória e reconhecimento);

Os sete erros mais comuns na Implantação do OBM:

1 – Implementar por modismo ou apenas porque a alta gestão mandou;

2 – Deixar de pesquisar ou não levar a sério os Pontos Fortes e Fracos da empresa, e as Ameaças e Oportunidades; `.

3 – Não identificar adequadamente quais são os fatores críticos de sucesso para a organização;

4 – Deixar em segundo plano, ou até mesmo esquecer, qual ou quais são os objetivos do negócio;

5 – Tomar por certas informações incompletas ou erradas;

6 – Ser confuso ou ambíguo na definição dos objetivos a serem atingidos pelos participantes da organização;

7 – Quebrar os paradigmas.

Evitando erros:

1 – Foco nas pessoas;

2 – Minucioso levantamento dos pontos fortes e fracos da empresa;

3 - Não dispersar dos objetivos do negócio;

4 – Preferir o certo do que o duvidoso;

5 – Comunicação com a equipe fácil e objetiva;

6 – Abrir a visão para enxergar todas as possibilidades atuais e futuras do negócio;

7 – A delegação real e efetiva de autoridade e responsabilidade;

8 – Criar canais que favoreçam a discussão das questões importantes;

9 – Motivar as pessoas e reconhecê-las pelo esforço;

10 – Todos os participantes da organização devem ser estimulados a pensar e agir como se fossem os proprietários do negócio;

11 – Criar comissões internas com suas metas e desafios.

Características

O Open-book Management é uma metodologia que permite envolver as pessoas e fazer que assumam conjuntamente à responsabilidade pelo sucesso organizacional, por intermédio de conhecimento de todos os dados de dentro de uma empresa, com a divulgação transparente de todos os dados organizacionais pelos responsáveis com a disseminação de sua missão, visão, valores, política de qualidade, objetivos, metas, planos, programas, instruções de trabalho, problemas, desafios, entre outros.

Vantagens

No planejamento de implantação da OBM, na análise de fatores críticos, e nas especifidades de realidade da empresa.

Aplicando ações que favoreça um clima organizacional tanto na missão, na visão, nos valores, na política de qualidade, nos objetivos, nas metas e nos seus resultados, inclusive contábil e financeiro.

Reengenharia

Conceito

Consiste em repensar e redesenhar radicalmente as práticas e processos nucleares da organização tais como o serviço ao cliente, o desenvolvimento de novos produtos, a cultura organizacional, a resposta às encomendas, entre outras, a fim de aumentar a produtividade através da redução de custos e do aumento do grau de satisfação do cliente.

Aplicações

A Reengenharia está fundamentada em quatro termos:

Fundamental: redução ao essencial, o que e por que a empresa trabalha de determinada maneira;

Radical: renovação, adoção de novos procedimentos;

Drástica: despreza o que existe e substitui por novas formas de trabalhar;

Processos: foco nos processos e não nas tarefas, o que e por que do processo.

A liderança na Reengenharia deve apresentar algumas características indispensáveis:

Forte: para superar as dificuldades, coragem para propor eliminação de processos, saber incentivar e motivar as pessoas;

Agressiva: formar equipes adequadas, ter comando, saber disseminar informações;

- Comprometida: envolver-se com a proposta, ter ambição de finalizar o projeto, capacidade de superar frustrações;

Fases da Reengenharia

• Iniciação;

• Planejamento;

• Execução;

• Controle;

• Encerramento;

Características

Reengenharia é o ato de analisar e modificar aos processos da empresa, permitindo a criação de uma nova organização, muito melhor que a antiga;

A Reengenharia é a modificação, ao mesmo tempo, de processos, organizações e sistemas de informações de apoio, com o objetivo de conseguir melhoria, radical, no tempo, na qualidade e na satisfação dos clientes.

Ás vezes a proposta de Reengenharia é confundida com simples melhoria;

Não podemos considerar Reengenharia se os processos foram melhorados, é necessário que tenham sido substituídos por novos processos;

Vantagens

A reengenharia reduz todos os tipos de desperdícios, reestruturando o processo. Por exemplo: você corta uma folha de alumínio em tiras e, no final, sobra uma tira que é menor que a largura necessária. Essa tira é jogada fora.

Isso pode ser mudado, cortando tiras mais estreitas, de forma que a última também sirva e aí você tem uma tira a mais e eliminou um desperdício de material.

Outro exemplo: para fazer um furo em uma peça, trabalham duas pessoas. Uma segura a peça e a outra faz o furo. Melhora-se o método, fazendo a mesma pessoa segurar a peça e fazer o furo. É uma redução de custo na mão-de-obra.

Empowerment

Conceito

Empowerment é um conceito que significa "descentralização de poderes", ou seja, sugere uma maior participação dos trabalhadores nas atividades da empresa ao lhe ser dada maior autonomia de decisão e responsabilidades.

O termo empowerment pode ter um vasto leque de significados, interpretações, definições. A psicologia e filosofia também abordam o tema do empowerment, que também é muito comum na indústria da autoajuda e ciências da motivação. Em sua forma literal, o termo inglês empowerment significa "empoderamento", um neologismo que designa as relações de poder dentro de uma sociedade. O empowerment como fenômeno sociológico está muitas vezes relacionado com membros de grupos que são discriminados pela sua raça, religião ou sexo. Ele se refere a um aumento de força política e social desse grupo ou de um único indivíduo discriminado, através do fortalecimento de suas próprias capacidades. O empowerment é muitas vezes usado como uma metodologia pelo movimento feminista.

Aplicação

1. Um profundo compartilhamento das informações com todos os envolvidos. A informação é o objeto que destrói a incerteza. Ela é fundamental para a correta tomada de decisões. A Informação deve circular, de maneira clara, transparente e adaptada à condição e necessidade de cada equipe em particular. Algumas informações gerais para o bom entendimento do negócio e do cenário devem ser compartilhadas com todas as pessoas, outras mais restritas e sigilosas, apenas com as pessoas chave.

2. A abertura para uma real autonomia dando às pessoas não somente as informações, mas o apoio e a liberdade necessária para agirem. É preciso confiar nestes profissionais e incentivá-los a liderar os processos em que estão envolvidos, e sob os quais assumiram responsabilidades. Uma cultura punitiva impede a autonomia; erros devem ser corrigidos, não punidos. A autonomia deve guiar-se pela visão, missão e valores da empresa, assim como por seus objetivos e metas, dentro do contexto dos sistemas e processos em vigor na organização.

3. Redução dos níveis hierárquicos e da burocracia que tornam as empresas lentas e rígidas. Através da prática de empowerment, equipes auto gerenciadas podem atingir alto desempenho e buscar a excelência em níveis muito superiores aos de empresas centralizadoras.

Características

Onde há empowerment, há funcionários com espírito e motivação de líderes, discutindo e opinando, em conjunto com os colegas, sobre como administrar melhor suas tarefas sem precisar de consultas e autorização de superiores, assim, para dinamizar o serviço ao cliente.

Um dos principais benefícios dessa ferramenta é a viabilização do trabalho em equipe. A empresa deve investir na capacidade da equipe em resolver problemas relativos à qualidade e qualificá-las para que possam analisar sintomas, estabelecer causas, gerar soluções e monitorá-las, sem recorrer à gerência.

Para colocar o empowerment em prática, portanto, é necessário reconhecer que sua essência são as equipes de trabalho autodirigidas. Essas equipes devem ter autonomia para formular e reformular o processo, ser capazes e intrinsecamente motivadas e sentir-se co-responsáveis pela visão, missão, estratégias e valores da empresa;

Vantagens

Com essa tecnologia há um incremento na qualidade das decisões, pelo seu compartilhamento e das lideranças, com o aprendizado contínuo que ela oferece e a possibilidade de se discutir as varias opiniões relativas aos objetivos pretendidos.

O empowerment proporciona grande sinergia entre seus membros, resultando em um melhor ambiente de trabalho, além disso, temos:•.

Foco no cliente.

Redução de custos.

Direção alinhada às metas e aos objetivos estratégicos da organização.

Responsabilidade e comprometimento com valores

Crenças e resultados da empresa.

Tomada de decisão mais rápida.

Operacionalização da visão e missão da empresa em curto espaço de tempo.

Planos projetos e implementação de ações.

Gestão e Organização Horizontal

Conceito

A estrutura de uma organização refere-se à hierarquia dentro de uma empresa. Ele define o conceito de subordinados que colaboram para atingir as metas estabelecidas. Os objetivos e as organizações de cultura tipicamente determinar a sua estrutura, o que influencia a maneira pela qual a organização realiza. A atribuição de responsabilidades toda a hierarquia depende da estrutura da organização. As empresas que empregam uma estrutura horizontal, também denominado uma estrutura plana, operam com poucos níveis entre gerentes e funcionários. Frequentemente usada em pequenas organizações, à estrutura horizontal representa a crença de que envolvendo empregados diretamente na supervisão de gestão nos processos de decisão e minimização de funcionários aumenta a produtividade.

Aplicação

Para conseguir atender novos desafios da estrutura houve uma grande necessidade no desenvolvimento dos empregados, a fim de prepará-los para compreender a estrutura na qual iria começar a trabalhar. Diversos elementos são responsáveis pela flexibilidade nas organizações, entre eles: Automação, controle de qualidade, informática, sistema participativo, terceirização, entre outros. A preparação dos trabalhadores permite a implantação da gestão e organização horizontal nas organizações. Uma das inovações da administração participativa é a criação de grupos semiautônomos de trabalho.

Características

A principal característica, observada nessas organizações, é a quebra das vias de comunicação entre departamentos com a criação de barreiras funcionais que isolam áreas multidisciplinares que deveriam atuar conjuntamente no atendimento das necessidades dos clientes.

Empresas orientadas a processos de negócios apresentam uma estrutura horizontalizada, onde o foco no cliente é a sua característica principal, operando sob uma estrutura matricial, onde os gerentes hierárquicos são substituídos pelos “donos” dos processos os quais operam com autonomia e responsabilidade por todo o processo, independente da estrutura hierárquica. A organização horizontal, orientada a processos de negócios, torna a operação mais flexível, centrada nos propósitos da organização e com maior proximidade do consumidor final.

Vantagens

Os funcionários podem atingir maior satisfação em uma estrutura horizontal, devido a uma maior liberdade e autonomia. O uso da cruz de função equipes também podem levar a altos níveis de cooperação em toda a organização. A forte ênfase na inovação pode levar a ideias que mantêm a organização à frente da concorrência. A ausência de múltiplas camadas estruturais fornece processos simplificados de comunicação e de informação, tornando a organização mais ágil e adaptável à mudança.

Uma vantagem estratégica para a empresa por exemplo. Imagine o impacto de um programa bem concebido para minimizar os conflitos de forma eficaz ao cliente. A investigação completa das causas dos litígios cliente pode descobrir problemas escondidos na produção, entrega, ou o processo de faturação. A identificação precoce de problemas no processo é uma ferramenta de feedback, que ajuda a controlar estes problemas. Este mecanismo facilita o fluxo contínuo de informações estratégicas entre os departamentos. A empresa pode explorar plenamente o potencial da estrutura de organização horizontal. Quando implementado corretamente, a estrutura organizacional horizontal promete o dividendo de uma organização enxuta e sensível com uma melhor coordenação dos esforços ao longo do processo de produção, ciclos de decisão mais ágil e as economias de uma forma mais eficaz, a estrutura organizacional mais plana.

Aprendizagem Organizacional

Conceito

A aprendizagem é um conceito dinâmico e enfatiza a natureza, em constante mudança, das organizações. Gradualmente, o seu foco está a mudar da aprendizagem individual para a aprendizagem organizacional.

A Aprendizagem Organizacional é mais do que a soma das partes da aprendizagem individual, Isto significa que quando algum membro deixa a organização, esta não perde as suas capacidades de aprendizagem. A aprendizagem organizacional contribuiu para a memória organizacional. Deste modo, o sistema de aprendizagem não influencia apenas os membros que fazem parte da organização atualmente, mas também os membros futuros devido à acumulação de histórias, experiências, normas e episódios.

Uma "organização que aprende" é uma empresa que, com sucesso, constrói estruturas e estratégias para aumentar e maximizar a Aprendizagem Organizacional. Criar uma organização que aprende é apenas metade da solução para o desafio. É também importante criar uma organização que não aprende o que essencialmente significa que a organização deve esquecer o seu passado. Assim, frequentemente, a aprendizagem ocorre entre fatores em conflito.

Aplicações

É clara a importância do Capital Intelectual para o desenvolvimento das empresas, além de representar diferencial competitivo em relação aos concorrentes. A era atual, exige a capitalização de intelectos (no sentido de investimentos maiores em qualidade da inteligência agente sobre os capitais) na busca da eficácia comum dos mais importantes valores das células sociais e de aumento do valor efetivo da própria riqueza.

Características

Desenvolvimento das tecnologias da informação e da comunicação;

Esgotamento das estratégias de produtividade;

“Salto” no ritmo das mudanças nas tecnologias;

Busca por uma diferenciação competitiva;

Incremento do conceito de serviço.

Capital Intelectual

Conceito

O Capital Intelectual constitui a matéria intelectual - conhecimento, informação, propriedade intelectual, experiência que pode ser utilizada para gerar riqueza.

O capital intelectual engloba conhecimentos adquiridos e acumulados de uma organização, ou seja, os conhecimentos acumulados de uma empresa inerentes a pessoas, projetos, patentes, sistemas, metodologias e a interatividade do ativo humano para com a missão da empresa.

Processo SECI

Socialização

A socialização é um processo de compartilhamento de experiências, ou seja, compartilhar e criar conhecimento tácito através de experiência direta. Um indivíduo pode adquirir conhecimento tácito diretamente de outros sem usar a linguagem. Os aprendizes trabalham com seus mestres e aprendem sua arte através da observação, da imitação e da prática. Nos negócios, o treinamento no trabalho utiliza basicamente o mesmo princípio. A chave para a aquisição do conhecimento tácito é a experiência. Sem alguma forma de experiência compartilhada, é extremamente difícil para uma pessoa projetar-se no processo de raciocínio de outro indivíduo. Isoladamente, a socialização é uma forma bastante limitada de criação do conhecimento. O aprendiz aprende as habilidades do mestre, mas nem um nem outro ganham insight sistemático no conhecimento de seu artesanato. Como o conhecimento nunca se torna explícita, fica mais difícil de ser alcançado pela organização como um todo. A socialização também acontece dentro do contexto de desenvolvimento de produtos e clientes. As interações com os clientes antes do desenvolvimento do produto e depois da entrada deste no mercado são um processo de compartilhamento do conhecimento tácito e de criação de ideias para a melhoria

Externalização

A externalização é o processo no qual o conhecimento tácito torna-se explícito, recebendo a forma de metáforas, analogias, conceitos, hipóteses ou modelos. Esse processo é visto no processo da criação de conceitos e é desencadeado pelo diálogo ou pela reflexão coletiva. Entre os modos de conversão de conhecimento, a externalização detém a chave para a criação do conhecimento, pois cria conceitos novos explícitos, a partir do conhecimento tácito.

O uso sequencial da metáfora, analogia e modelo é a resposta para uma conversão do conhecimento tácito para conhecimento explícito de forma efetiva e eficaz. “A metáfora é uma forma de perceber ou entender intuitivamente uma coisa, imaginando outra coisa simbolicamente”.

Combinação

A combinação, conversão do conhecimento explícito para explícito é conceituado como sendo “um processo de sistematização de conceito sem um sistema de conhecimento”. A troca de conhecimento entre indivíduos ocorre por meio de documentos, reuniões, conversas telefônicas ou redes de comunicação computadorizadas. A reconfiguração da informação existente seja pela separação, adição, combinação ou classificação do conhecimento explícito pode resultar em um novo conhecimento. O uso criativo das redes de comunicação computadorizadas e das bases de dados em grande escala auxilia a combinação.

Internalização

A internalização é o processo de conversão do conhecimento explícito em conhecimento tácito, Por esse processo, o conhecimento criado é compartilhado por toda organização e convertido em conhecimento tácito por indivíduos.

Ou seja, para que a criação do conhecimento organizacional aconteça, o conhecimento tácito acumulado no nível individual deve ser socializado com outros membros da organização, iniciando assim uma nova espiral de criação do conhecimento.

A conversão do conhecimento pela internalização está intimamente ligada ao “aprender fazendo”. O conhecimento explícito deve ser aplicado através de ações e práticas. Para que esse processo ocorra com maior facilidade, verbalizar ou diagramar em documentos, manuais ou relatos orais o conhecimento explícito contribui para a internalização do que o indivíduo vivenciou, enriquecendo assim seu conhecimento tácito. Além disso, a internalização pode ocorrer sem que o indivíduo “revivesce” as experiências de outras pessoas. Como exemplo tem-se a leitura ou audição de um relato de sucesso fazendo com que alguns colaboradores organizacionais sintam seu realismo e essência. Assim a experiência ocorrida no passado pode se transformar em um modelo mental tácito

Vantagens

As estratégias da gestão do Conhecimento procuram enriquecer os ativos intangíveis, trabalhando cada um dos três “internamente”: Estrutura interna, estrutura externa e competências pessoais e coletivas. Todo conhecimento tácito dos colaboradores de uma empresa ou entidade e que pode potencializar ou modificar o negócio, deve ser mapeado e registrado, de modo que possa ser utilizado em prol da organização a qualquer momento.