Diagnostico Organizacional

GESTÃO DE COMPRAS

André Steyer*

Willian Fantini**

RESUMO

Este artigo tem como objetivo identificar quais os métodos utilizados na etapa de compras. Através de uma pesquisa na empresa Amoratto.

Palavras Chave: Gestão de compras. Métodos de compras.

*Graduando em administração, na Universidade Federal de Santa Catatina. E-mail: [e-mail]

**Graduando em administração, na Universidade Federal de Santa Catatina. Email: [e-mail]  

1 INTRODUÇÃO

Através de um questionário sobre Gestão de Compras, respondido pelo gerente da empresa Amoratto, Marcos Vinícius Fantini, este artigo faz a comparação entre as técnicas existentes em compras e suas eficiências e a realidade de uma renomeada empresa da Grande Florianópolis.

O questionário:

1. Existe um setor especifico para compras?

2. Como é percebida a necessidade de compra de materiais?

3. Como é feita a seleção de fornecedores?

4. A empresa possui um banco de dados de fornecedores/fornecedores fixos?

5. Quais características são levadas em consideração para um fornecedor se tornar fixo?

6. Quais os critérios a serem avaliados na escolha de uma matéria prima? (preço; qualidade; marca; fidelidade; etc)

7. Como é feito o controle de recebimento da mercadoria?

8. É utilizado algum sistema para controle de estoque e armazenamento de dados que auxilie no processo de compras?

Com base nas respostas do Marcos e nossos conhecimentos sobre a disciplina de administração de materiais, fizemos uma análise comparativa entre os estudos e a prática.

 

2 GESTÃO DE COMPRAS

A Gestão de Compras tem um importante papel dentro uma organização, pois consegue evitar desperdícios e reduzir custos. As principais funções de um setor de compras, ou da pessoa responsável pelas compras da empresa é providenciar a entrega de materiais, na quantidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa.

Empresas de grande porte geralmente tem uma área de compras ou departamento de compras. Empresas de menor porte, geralmente tem uma pessoal responsável pelas compras e na maioria das vezes é o próprio dono da empresa. Essas pessoas responsáveis pelas compras da empresa realizam um certo roteiro de atividade, que pode ser listado, conforme Viana (2008, p. 173-174), Deve haver um Setor ou uma pessoal responsável pelas compras; o responsável pela atividade deve Controlar e registrar os fornecedores, compras, preços, especificações, estoques, consumo e catálogos; fazer estudos de mercado, dos materiais, de preços e de fornecedores; e fazer e analisar cotações, entrevista com fornecedores, gestão de contratos, negociação e efetivação das compras.

Ao perguntarmos para Marcos se há um setor específico para compras dentro da Amoratto, ele nos responde que não, a pessoa que faz as compras é ele mesmo, o gerente administrativo, ao qual realiza as compras de maneira centralizada, a fim de evitar a concentração de pagamentos em uma só data.

As principais funções das compras é assegurar uma descrição completa das necessidades, ou seja, listar e especificar as necessidades da compra; em seguida devem-se selecionar fontes de suprimento, através de estudos de possíveis fornecedores, analisando sua capacidade técnica; Logo, é necessário se informar do preço ofertado pelos fornecedores e fazer a relação custo benefício; ao selecionar o fornecedor deve-se dar a ordem de compra para que a ação seja efetivada; após a efetivação da compra é necessário acompanhar o pedido, muitos fornecedores oferecem acompanhamento online do pedido, desde a efetivação da compra, transporte e estimativa de entrega; ao receber o produto e a nota fiscal, deve-se validar, registrar e armazenar a compra; e por fim, mas não menos importante, é essencial manter um bom relacionamento com os fornecedores. Pozo (2007, p. 148).

Perguntamos ao Marcos, como é percebida a necessidade de compra dos materiais? Foi-nos respondido que há um controle sobre o estoque, que é feito mensalmente por contagem e diariamente de forma visual. Procuramos manter o estoque mínimo conforme a época do ano. O estoque mínimo depende da época do ano, pois o ramo de sorvetes apresenta sazonalidade de vendas entre as épocas do ano, ainda mais na cidade de Florianópolis que apresenta estações bem definidas.

A terceira pergunta feita a Marcos, foi sobre como é feita a seleção de fornecedores? A seleção de fornecedores da Amoratto é feita por indicação de outros fabricantes, por testes feitos com amostras e conhecimento das empresas fornecedoras.

Em seguida perguntamos se a empresa possui um banco de dados de fornecedores/fornecedores fixos? Marcos respondeu que Sim, os fornecedores selecionados são fixos. Temos fornecedores de mais de 20 anos.

Com base nesta resposta perguntamos quais características são levadas em consideração para um fornecedor se tornar fixo? As características listadas pelo gerente foram: Qualidade do produto, respeito as normas de segurança, identidade, preços e prazos de entrega.

Além dos fornecedores, a empresa precisa escolher quais as matérias primas a serem utilizadas para a fabricação do seu produto, com base neste raciocínio perguntamos a Marcos quais os critérios a serem avaliados na escolha de uma matéria prima (preço; qualidade; marca; fidelidade; etc)? A resposta foi que em primeiro lugar a qualidade. Se os produtos não satisfizerem nossos técnicos, não é oferecido ao cliente. A empresa conta com técnicos gastronômicos que fazem testes com diferentes matérias