Manual de automação comercial em empresas de padaria e confeitaria

Orientação para automação comercial nas empresas de Panificação e Confeitaria

A informatização de uma padaria é um processo complexo, principalmente porque são muitos ingredientes na mesma cesta e que precisam interagir entre si. Informatização não se resume simplesmente ao computador, esse é apenas o símbolo principal. Os equipamentos de diferentes fabricantes, os diversos softwares, redes, instalações e usuários, a isso chamaram de ambiente informatizado. Somente quando temos um ambiente estável é que conseguimos sucesso na informatização de uma padaria. A seguir procura-se esclarecer um pouco mais sobre cada um dos aspectos que contribuem para esse ambiente.

INFORMATIZAÇÃO

O que é?

É o ato de inserir computadores e sistemas computadorizados em uma empresa ou em um processo. Lendo assim poderíamos dizer que basta comprar um computador que a loja está automatizada. Engano! Usar o computador com qualidade é que fará uma empresa informatizada.

Por que informatizar?

Esqueça esse por que, olhe em sua volta e perceba que todos nós vivemos em um mundo informatizado! Mesmo que não queira, mesmo que não goste, obrigatoriamente somos informatizados. Seja no caixa eletrônico ou na operação de cartão de crédito, existe informática. Em um comércio, a informatização se completa quando encontra a automação, termos que muitas vezes são usados com o mesmo fim.

AUTOMAÇÃO

O que é?

Segundo o dicionário Aurélio, é um sistema automático pelo qual os mecanismos controlam seu próprio funcionamento, quase sem a interferência do homem. Ou seja, todo processo de automação tem como objetivo final tornar os processos automáticos ou trocar processos manuais por processos automáticos.

Por que automatizar?

Tornar os processos automáticos traz muitos benefícios, ganha-se em produtividade, faz-se mais com menos, permite-se que a mão-de-obra possa dedicar maior tempo a funções mais valiosas, como atender clientes. A automação comercial permite que se atenda com mais velocidade, dessa forma é preciso menos funcionários para mais clientes, nesse caso a automação ocorre na pesagem e etiquetagem dos produtos. A automação comercial participa do melhor e do pior momento do cliente em uma loja. O melhor momento é o da escolha e compra dos produtos, nessa hora o cliente precisa de tempo e informação – a automação ocorre facilitando a identificação dos produtos nas prateleiras e vitrines com etiquetas inteligentes e com busca de preço. O pior momento é do pagamento, nessa hora o cliente quer velocidade. A automação ocorre de várias formas, impressoras, leitores, balanças, mas principalmente com a mais antiga ferramenta de automação e símbolo da automação comercial, o código de barras e a mais importante que é o software de automação. Para essas duas vale uma referência em separado.

Eterno?

O processo de automação não tem fim, a cada dia criam-se novos mecanismos, adaptações são feitas para atender a necessidade da legislação fiscal, do CDC (Código de Defesa do Consumidor) ou da exigência do consumidor. Para isso é necessário que as empresas invistam em muita pesquisa e desenvolvimento, criem softwares que traduzam as necessidades do consumidor e do empresário (em soluções automatizadas), certo de que o desenvolvimento não tem fim e também que algumas soluções são perenes e outras se tornam obsoletas rapidamente.

CÓDIGO DE BARRAS

O que é?

Este é o símbolo maior da automação comercial. Com a inserção do código de barras em 1974, deu-se início a uma nova era de venda no varejo, acelerando incrivelmente o atendimento ao cliente final no momento do pagamento da sua compra, além de criar um mecanismo muito eficiente de controle de estoque. O Código de barras é uma representação gráfica de dados que podem ser numéricos ou alfanuméricos. A leitura do código de barras é realizada por um equipamento chamado scanner, que emite um raio vermelho que percorre todas as barras. Onde a barra for escura a luz é absorvida, e, onde a barra for clara (espaços) a luz é refletida novamente para o scanner reconhecendo os dados que ali estão representados. Os dados capturados nesta leitura são compreendidos pelo computador, que por sua vez converte-os em letras ou números.

O mais usado no Brasil

O código EAN/UPC é um sistema internacional que auxilia na identificação precisa de um item a ser vendido, movimentado ou armazenado, sendo o EAN- 1 3 o mais conhecido e utilizado mundialmente. A estrutura numérica do código (que geralmente fica abaixo das barras) representa as seguintes informações (tomando como exemplo o código 789 835741789 2):

 Os 3 primeiros dígitos representam o prefixo da organização responsável por controlar e licenciar a numeração no país; 789 representa a GS1 BRASIL - Associação Brasileira de Automação.

 Os próximos dígitos, que podem variar de 4 a 7, identificam a indústria dona da marca do produto; no exemplo é 835741 (6 dígitos); - Os dígitos 789 representam a identificação do produto determinado pela indústria;

 O último dígito, 2, é chamado de dígito verificador, auxilia na segurança da leitura. No total o código EAN-13 deve ter 13 dígitos. Vale ressaltar que os números da empresa variam para cada uma, os números que identificam o item variam de item para item e o dígito verificador deve ser recalculado a cada mudança na numeração. Existem outros tipos de códigos padrões para diversas aplicações como o COD39 ou o DUN14.

Scanners

Não adianta nada ter um produto com código de barras e não ter o equipamento correto para fazer sua leitura. Simplificando, podemos dividir os leitores em três tipos, manuais, modelos específicos de acordo com o uso, no caso da automação podemos dizer que o modelo mais indicado é o fixo, pois permite uma leitura mais abrangente, precisa e veloz, não ocupa muito espaço no check-out e tem um custo muito acessível. Os leitores de mão, também muito usados, dependem da manipulação do operador de caixa e possuem uma área de varredura muito menor, sua única vantagem é o preço.

HARDWARE

Hardware é tudo aquilo que se refere ao funcionamento dos equipamentos, exceto quanto aos programas instalados,