Melhorando o processo de registro para alunos da Escola de Educação Infantil Vida Nova

Trabalho Final de GI – Grupo 5

Melhoria no processo de cadastramento de alunos da Escola de Educação Infantil Vida Nova

Objetivo:

Dentro do objetivo do trabalho mapeamos alguns processos realizados pela empresa e a partir da situação atual encontrada, escolhemos o processo de cadastramento de alunos/clientes para propormos a sua automação.

Análise:

Desde então, a empresa realiza o processo de cadastramento de alunos obedecendo as seguintes etapas:

1 – Entrada ou coleta de dados: consiste na tarefa da Secretária ou Gerente coletar os dados básicos do aluno através de ficha cadastral preenchida manualmente pelos pais ou responsável do aluno estando presentes na escola ou não;

2 – Armazenamento/processamento: consiste na tarefa da Secretária conferir se todos os campos foram preenchidos completamente ou satisfatoriamente, anexar cópias dos documentos necessários e exigidos, realiza o arquivamento da ficha cadastral e demais documentos em pasta suspensa;

3 – Fornecimento: uma vez arquivada a ficha cadastral do aluno e demais documentos, posteriormente a mesma é analisada pela Pedagoga/Gerente a fim de realizar o enquadramento e direcionamento do aluno para a referida turma. Depois de feita a análise a documentação é novamente arquivada em pasta suspensa, ficando disponível para eventuais consultas, atualizações e alterações;

Propósito:

Diante da análise da situação atual do processo de cadastramento de alunos, nos propusemos automatizá-lo através da ferramenta CRM.

Entre as três atividades de CRM existentes, resolvemos utilizar o CRM Analítico, por concluirmos ser o mais eficiente a esse processo, já que ele serve para capturar, armazenar, processar e fornecer dados dos clientes para um ou mais usuários corporativos e que podem, com isso, analisar essas informações conforme necessário.

Essa aplicação é baseada no contato pessoal com o cliente. Portanto, diferentemente da situação atual do processo, a Secretária ou Gerente da escola durante a entrevista de admissão do aluno na escola, preencherá na presença dos pais ou responsável a ficha cadastral do aluno diretamente no sistema de computador da escola, agilizando o processo e possibilitando uma melhor capacidade de armazenamento de informações. Assim como a ficha cadastral, os demais documentos apresentados pelos pais, que são o RG e o CPF deles, Certidão de Nascimento do aluno, caderneta de vacinação atualizada e receita de antitérmico atualizada, serão escaneados e arquivados na pasta pessoal do aluno criada em sistema anexa a sua ficha cadastral, evitando assim o acúmulo e geração de impressões ou cópias de papéis, facilitando a disponibilidade de consulta de dados dos alunos por parte de todos os usuários internos da escola.