Orçamento Mestre

O preparo de um orçamento tanto pode ser entendido como um processo contábil, como um processo de administração. Do ponto de vista contábil as cifras do orçamento são estimativas do que acontecerá no futuro, ao contrário dos dados históricos que representam o que aconteceu no passado. Já do ponto de vista administrativo, o processo de orçamento está intimamente associado à operação da empresa.

Há algumas regras básicas que devem ser observadas na preparação dos orçamentos:

• Os orçamentos podem ser anuais ou não, isso depende muito do tipo de empresa e de suas características e necessidades. O período de tempo coberto por um orçamento deve estar relacionado com a necessidade e a possibilidade de uma ação administrativa eficiente. Um intervalo útil de tempo para um orçamento é, via de regra, de um ano, dividido em sub-períodos mensais, usando-se estes últimos como data básica para comparação dos resultados reais com os valores orçados (ver item 1.3, a seguir).

• Os valores planejados no orçamentos são metas que devem se equiparar ao desempenho real.

• As metas incluídas no orçamento devem ser atingíveis, não sendo tão elevadas que causam frustração significativas quando não atingidas, nem tão baixas que estimulem a complacência e, consequentemente, a falta de empenho nas vendas e na contenção de custos, por exemplo.

A preparação do orçamento exige uma série de subdivisões (além dos sub-orçamentos departamentais), quase considerados orçamentos em si mesmo. Assim, pode-se ter vários orçamentos por atividades, por áreas e/ou funções:

• Orçamento de vendas.

• Orçamento de produção e serviço.

• Orçamento de matéria-prima.

• Orçamento de mão-de-obra direta e indireta.

• Orçamento de custos diretos e indiretos.

• Orçamento de despesas comerciais e administrativas.

• Orçamento de investimentos.

• Orçamento de caixa.

• Orçamento do resultado.

• Orçamento/Balanço projetado.

Quando da preparação do orçamento geral a empresa, se elabora um cronograma, onde são especificadas as datas e a ordem em que os orçamentos setoriais devem ser concluídos e a época em que cada um deverá ser ajustado com novos elementos. Em geral, a cronologia dos passos do processo de orçamento é fixada por diretrizes que prevêem a coordenação dos orçamentos departamentais, sua revisão geral e aprovação. A “Comissão de Orçamento” pode, a partir dai, revisar os diversos orçamentos (como por exemplo um plano de investimentos), fazer uma analise estratégica e prever eventuais mudanças. A área financeira deve acompanhar o andamento das atividades orçamentais e controlar o cumprimento dos cronogramas.

As decisões para a elaboração orçamentária devem ser tomadas pelos diretores executivos, estabelecendo parâmetros, aprovando novos projetos e investimentos, fazendo o corte de verbas e revisando os planos anuais das diversas áreas. Aprovado o projeto, que se transforma em uma meta da empresa, a “Comissão de Orçamento” iniciará o processo orçamentário do ano corrente.

1.2 – Orçamento com base zero ou incremental?

Existem dois critérios que podem ser usados, como base para a elaboração orçamentária. Um deles é o critério com base zero, que não utiliza as experiências dos anos anteriores para a preparação do orçamento e exige justificativas (apresentadas pelas chefias de cada departamento/atividade diretamente responsável) para todos os valores do próximo orçamento. Este método tem uma postura crítica porém flexível, que exige explicações para os valores propostos e para as causas de suas decisões. Este tipo de orçamento é utilizado tendo por base as reais necessidades da empresa e não os resultados dos períodos anteriores, ou por esses terem apresentado resultados não satisfatórios, ou por mudança das políticas da organização, ou por outros motivos relevantes.

O outro critério utiliza a base incremental, que são estudos onde as experiências dos anos anteriores são usadas como determinantes para as tomadas de decisões, podendo-se alterar e ajustar as entradas e saídas dos recursos, custos e metas, porém sempre com uma visão histórica do passado da empresa. Este processo, comparado ao anterior é mais conservador, não permitindo muitas inovações de comportamento.

• Orçamento com base zero – O orçamento com base zero resume-se em uma elaboração sem considerar os valores do passados. A “Comissão de Orçamento” deverá explicar (com base nas justificativas apresentadas pelas chefias de cada departamento/atividade diretamente responsável por cada receita e despesas) cada custo e cada previsão de receita contidos no orçamento. Essa prática é aplicável em todas as áreas funcionais. Uma das visões negativas do orçamento com base zero está no tempo e no esforço gastos com a sua elaboração e, também, no desprezo à experiência acumulada durante a existência da empresa.

• Orçamento incremental – Trata-se de um orçamento contido aos elementos (receitas e custos) de anos anteriores, os quais serão ajustados aos valores atuais e a algumas pequenas mudanças de metas. Um dos aspectos positivos dessa abordagem é que ela não exige muito tempo e nem muito esforço dos funcionários responsáveis, pois os valores são facilmente levantados. O aspecto negativo dessa metodologia é que ela impossibilita a correção de prováveis ineficiências existentes nos processos produtivo e administrativo da empresa, condicionando-a a permanecer em erros que podem afasta-la do mercado, em pouco tempo.

A escolha de qual o método a ser utilizado depende de aspectos fundamentais, próprios a cada empresa. Para um melhor entendimento suponhamos que na elaboração do orçamento se chegue a conclusão de que não é indicada a utilização da teoria incremental para toda a empresa, por ser necessário apenas adotar essa teoria para alguns setores e a teoria base zero para outros departamentos. Por exemplo, adotando o método implementar talvez não seja possível