Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: 6
Aluno: Leandro Humberto Anchieta Martins	Turma:
Tarefa: Atividade Individual – Evento CCC – Versão 3
Características do projeto
De acordo com o PMI (2017a), a definição de projeto consiste em “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”, e de acordo com a ISO1006 “é um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”. A humanidade sempre foi marcada pela realização de projetos, desde os tempos mais antigos, um dos maiores exemplos de Gerenciamento de Projetos, podemos citar a construção das pirâmides, onde se aborda todas as fases de um projeto, sendo do planejamento até a entrega do produto final. Diversas metodologias são utilizadas atualmente no gerenciamento e projetos, para que cheguem a resultados eficazes, dentre elas podemos citar, por exemplo o PMBOK, o PRINCE 2, ISO 21.500 e SCRUM. Todas agregam valor ao gerenciamento de projetos, mas o mais utilizada atualmente é o PMBOK. Como principal objetivo de um projeto é a sua entrega, que é uma prova de uma atividade concluída que produz um resultado. É tangível e pode ser medida. Permite forte comprometimento pessoal e gerenciamento por objetivos. As entregas são definidas no início do projeto (ou da fase) e aceitas/aprovadas no final do projeto (ou da fase), podendo sua conclusão tornar-se um marco (um ponto ou evento significativo no projeto) quando possuem uma característica de decisão importante. O Gerenciamento de Projetos existe também para gerenciar as expectativas das partes interessadas, no caso do evento em questão, é a entrega de um evento para promover a marca da empresa, através de um show de rock anos 80. Na minha visão, o evento da CCC é dividido em três grandes fases: pré-evento, o evento propriamente dito e o pós-evento. O ciclo de vida do projeto define qual trabalho técnico será realizado em cada fase, quando as entregas devem ser geradas, revisadas, verificadas e validadas, quais são as pessoas que estão envolvidas em cada fase e seus devidos papéis e responsabilidades e o mais importante, como controlar e aprovar cada fase.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
A empresa CCC, do ramo de vendas de roupas no atacado no Brasil, que tem como objetivo promover um grande evento no final do ano, para promover a sua marca, um grande evento musical, com as principais bandas de rock dos anos 80. Analisando esse evento, pelos olhos do Gerenciamento de projeto, podemos avaliar que: Com certeza se trata de um projeto, pois se trata de um esforço temporário, isto é, o evento tem data para começar e data para terminar. A preocupação da CCC com o evento, é tão grande que a fez adquirida DT Produções, que o que me parece, é especializada em eventos e projetos, pois tem todo o know-how para fazer isso acontecer. Dentro desse processo, o evento pode ser dividido nos cinco grandes grupos do gerenciamento de projetos, composto por iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e, encerramento. Podemos observar, que o evento musical, será divido, de acordo com os processos de gerenciamento de projetos da seguinte forma: Grupo de Processo de Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma de suas fases. Incluir o TAP (Termo de Abertura do Projeto) para realizar um grande evento musical em Porto Alegre, que normalmente é o documento que autoriza a criação do projeto, onde será declarado o principal objetivo do projeto. Definir o escopo do projeto, onde será descrito todos os fornecedores que serão contratados, a definição do local do evento, onde vai acontecer o show propriamente dito, quais os fornecedores que estarão na praça de alimentação, todos os parceiros e todos os patrocinadores. Uma das partes mais importante do processo de iniciação é a nomeação do PMO (Escritório de Projetos) responsável pelo evento, nesse caso a DT Produções. Definir todos os Stakeholders, ou seja, os patrocinadores do projeto que nesse caso são todos os executivos da CCC e da DT Produções. Nessa fase também é definido o teto de orçamento do evento. Grupo de Processo de Planejamento Encontramos a maior parte dos processos ligados ao gerenciamento do escopo. Ele define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi criado. Dentro desse processo podemos destacar: A definição das equipes que vão tratar cada parte do evento. Ex: Equipe de Iluminação, Alimentação, Staff das bandas de rock, etc. Definir todo o cronograma de atividades com as quais, será definido que dia e hora vão acontecer. Escolher todas as bandas de rock que farão parte do evento. Criar a estrutura analítica do projeto. Definir todo orçamento, e onde ele será gasto. Controlar todas as aquisições, que são alugar o local do evento, contratação das bandas de rock, locação dos equipamentos para o palco, empresa de segurança, etc. Elaborar o plano de comunicação tanto interno para o Stakeholder (no caso os Status Report´s), quanto para divulgação do evento, se será por rádio, televisão, internet e etc. Planejar o gerenciamento de risco, se tiver alguma falta de banda, ou se tiver algum problema com alguma área de alimentação ou eventos naturais, tipo chuva, etc. Grupo de Processo de Execução Integrar pessoas e outros recursos para realizar o que foi definido no plano de gerenciamento do projeto, possibilitando que o gerente, em conjunto com a equipe de gerenciamento, oriente o desempenho das atividades planejadas para cumprir as especificações e realizar o escopo do projeto. Execução do show no prazo descrito no cronograma; Execução de todas as atividades das equipes descritas no cronograma; Grupo de Processo de Monitoramento e Controle: Medir e monitorar regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando preciso, a fim de atender aos objetivos do projeto. Esse é o objetivo do grupo de processos de monitoramento e controle, que está ligado à avaliação do desempenho e à comparação do desempenho real do projeto com seu plano de gerenciamento. Controlar todas as atividades que foram programas no cronograma. Controlar a realização do evento musical. Controlar todas as equipes envolvidas. Controlar as comunicações. Controlar os riscos descritos no escopo. Grupo de Processo de Encerramento: Finalizar todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento, visando completar formalmente o projeto ou a fase, formalizar a aceitação do produto, serviço ou resultado, coletar os registros e garantir que eles reflitam as especificações finais, analisando o sucesso ou fracasso do projeto ou da fase e reunindo lições aprendidas. Encerrar todas as aquisições do projeto. Solicitar assinaturas no documento de aceite final do projeto. Avaliar se todas as atividades foram realizadas no prazo determinado pelo cronograma (base line) Encerrar todos os contratos com as equipes, fornecedores e bandas. Criar o documento de lições aprendidas, para que nos futuros eventos, não fique perdido todo o histórico de dificuldades encontradas nesse projeto.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
De acordo com o PMBOK, existe pelo menos três tipos de estrutura organizacional, que são, funcional, matricial (fraca / equilibrada / forte) e projetizada. No entanto, não podemos eleger uma estrutura como mais ou menos eficaz visto que cada organização adota ou deveria adotar aquela que mais se alinha com os seus objetivos. Empresa CCC É uma empresa familiar e tem como principal atividade a vendas de roupas no atacado. Por se tratar de um empresa familiar, na minha visão, poderíamos enquadrar em um empresa funcional, onde quase não existe a cultura de gerenciamento de projetos, mas de acordo com a sua necessidade e evolução, a empresa resolveu adquirir um empresa que tem o know hall de projetos e eventos, isso demonstra uma grande evolução em sua cultura, isto é, uma preocupação com a organização de projetos, então na minha visão a empresa CCC está alocada como uma estrutura matricial. DT Produções  É uma empresa totalmente voltada a criação de eventos, isto é, seu principal objetivo é entrega de projetos. Na minha visão apresenta estrutura organizacional projetizada, visto que nesse tipo de estrutura, o gerente de projetos tem total autonomia para tomar as decisões e conduzir o projeto, onde dele administra o orçamento e todas as fases do projeto.
Referências bibliográficas
VALLE, André – FUNDAMENTOS do gerenciamento de projetos – 3ª Edição – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014. https://pt.wikipedia.org/wiki/Escopo https://pt.wikipedia.org/wiki/Gerência de projetos Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK, 3a. edição, 2004, PMI. Gestão de eventos: 6 dicas imperdíveis para tudo fluir sem estresse! - https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/

...