A Comunicação Como Ferramenta Eficaz Para Profissional De Secretariado

INTRODUÇÃO

No mundo globalizado a comunicação é um instrumento fundamental e indispensável para qualquer tipo de relação seja pessoal e profissional.

À medida que mais organizações cruzam fronteiras internacionais, nós precisaremos ampliar nossa visão de competitividade e, mais importante ainda, lidar com comportamentos diferentes. Uma economia global significa estar lidando diariamente com pessoas de outras culturas - seja por telefone, e-mail, videoconferências, redes socias ou em viagens profissionais ou particulares. A competição global nos forçou a reconhecer que, se nós como profissionais e as empresas em que trabalhamos quiserem sobreviver e, mais do que isto, prosperar, devemos aprender a pensar e gerenciar de maneira diferente, precisamos conhecer as diferenças ao invés de nos concentrarmos nas semelhanças.

1 O PERFIL E AS NOVAS FUNÇÕES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Analisando a história da profissão de secretariado, pode-se verificar que o perfil deste profissional modificou-se significativamente, pois o mesmo vem acumulando nas empresas diversas funções como agente facilitador, empreendedor, é assessor, coordenador de informações, enfim o profissional de secretariado trabalha para a organização, e não só para os executivos. Este profissional é reconhecido por ser um profissional ativo, habilitado a assumir funções administrativas, tendo iniciativa e tomando decisões, muitas vezes, sem supervisão direta.

A secretária está exercendo atividades em todos os setores das organizações. Garcia (2000, p. 14) destaca que “hoje, a secretária está presente na indústria, no comércio, nas empresas prestadoras de serviços, nos órgãos gerenciadores, enfim, em qualquer ramo da atividade humana”.

1.1 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO COMO FACILITADOR NA COMUNICAÇÃO INTERNA

A administração da informação nas empresas através do profissional de secretariado resulta em uma combinação positiva entre o executivo e os demais profissionais da empresa, pois o fluxo das informações não depende somente da tecnologia ou de equipamentos, mas sim de pessoas, e para isso é necessário à gestão da informação e uma comunicação eficaz.

O profissional de secretariado buscou conhecimentos através de capacitação constante e cada vez mais ocupa um espaço maior nas organizações. Por isso, ela pode atuar como elo facilitador na comunicação interna das empresas, identificando quais são os problemas e propondo melhorias e soluções. Este profissional atua como peça-chave na comunicação interna das organizações, mostrando diversas maneiras, como sua colaboração efetiva e adequada inova e proporciona sucesso e resultados para todos.

A grande habilidade do profissional da área de secretariado é a de receber todos os tipos de informações, tratando-as com discrição e criatividade para torná-las essenciais no dia a dia. A organização que busca o sucesso na comunicação interna deve contar com uma profissional de secretariado, pois, sem dúvida, ela será o diferencial, já que conta com capacidades intelectuais, prática profissional, ética, postura e comportamento, atuando como agente facilitadora na melhoria da comunicação dentro da empresa.

2 COMUNICAÇÃO

O dicionário Aurélio (1999, pag. 157) define comunicação como:

Ato ou efeito de emitir, transmitir e receber mensagens por meio de métodos e/ou processos convencionados, quer através da linguagem falada ou escrita, quer de outros sinais, signos ou símbolos, quer de aparelhamento técnico especializado, sonoro e/ou visual.

A comunicação é o processo básico de realização de tarefas do profissional de secretariado. É importante que a organização saiba comunicar de forma clara os seus planos e estar aberta para o diálogo sobre as diversas questões de trabalho e melhoria para a organização. Por isso, a importância da comunicação eficaz do profissional de secretariado, pois é este profissional que faz a interlocução entre os diversos setores da organização.

2.1 COMUNICAÇÃO EFICAZ

Com uma demanda maior de atividades e responsabilidades, muitos profissionais de secretariado assumem o papel de líderes. Deste modo, presume-se que eles sejam coordenadores, planejadores de reuniões, exerçam funções de relações públicas, além de outras atividades; tudo isso exige algumas habilidades de comunicação, o que também podemos definir como uma competência.

Os autores Keith Davis e John W. Newstrom, (1996 pag. 5) afirmam que:

Quando a comunicação é eficaz ela tende a incentivar melhor desempenho e satisfação no trabalho. As pessoas compreendem melhor suas tarefas, sentindo-se mais envolvidas com elas. Em alguns casos, elas até sacrificam alguns privilégios adquiridos ao longo do tempo, porque compreendem que o sacrifício é necessário.

Ainda é onde o profissional de secretariado deve saber exatamente o que dizer e quando dizer fazendo com que o grupo aceite o proposto pela organização.

Para Alonso (2002 pag. 36), a comunicação é uma exigência do mercado atual:

Possuir uma boa capacidade de comunicação, aliada ao interesse constante de estar sempre aberto para receber novas informações, transformando-as em conhecimento produtivo, é uma exigência do mercado profissional. A comunicação é um novo e importante ingrediente para o sucesso das pessoas e das empresas, o ser humano se torna cada vez mais participativo, questionador e consciente dos seus direitos e deveres.

É fundamental comunicar-se com eficiência entre os membros de uma organização, ou seja, as pessoas devem preocupar-se com a qualidade de mensagens que desejam transmitir, pois a eficácia de uma comunicação é determinada pela compreensão que se tem da mensagem. Dessa forma, é extremamente importante que se saiba identificar as barreiras da comunicação.

O professor Reinaldo Polito em entrevista a revista Você SA disse:

Quanto mais o profissional sobe na hierarquia da empresa mais dependerá da comunicação e menos do conhecimento técnico, pois deverá participar de reuniões, processos de negociação, apresentar projetos, enfim atividades que exigem bom desempenho da comunicação verbal. O profissional que não souber falar bem, correrá o risco de truncar o desenvolvimento