A Ficha de Estoque

1. INTRODUÇÃO:

Relatórios são ferramentas para a boa comunicação empresarial, principalmente quando se trata de assuntos relacionados à diretoria e aos funcionários. Um relatório pode ser utilizado para comunicar fatos recentes da empresa, metas a serem cumpridas, solicitações e avisos, propostas de crescimento, motivação, viagens, ajustes ou reclamações. São documentos geralmente informais, breves e com linguagem clara e objetiva.

Podem ser classificados de acordo com o número de signatários, a periodicidade e/ou pelo seu fim (objetivo). Podendo ser formais e floreados, com linguagem culta, ou informais e de fácil compreensão.

Existem diferentes tipos de relatórios. Os memorandos são bastante informais, sempre mostrando o perfil da empresa, pois tem apenas veiculação interna. Já os relatórios administrativos devem apresentar uma exposição de fatos. Os científicos são mais detalhados, podendo ser de cunho social, parcial, de inquérito, progressivo, de rotina, cadastral, de inspeção, informativo de cobranças, conclusivo, de pesquisa, de tomada de contas, entre outros.

A elaboração e formatação de um relatório devem ser precisas e bem organizadas, para que os pensamentos do relator sejam compreendidos por quem irá recebê-lo. Ao longo deste trabalho são detalhadas as técnicas para a produção correta de um relatório, além de detalhes e exemplos de cada tipo.

2. RELATÓRIO

Relatório é a exposição de ocorrências ou da execução de serviços ou, ainda, dos fatos de uma administração pública ou privada, sendo essa exposição acompanhada, quando necessário, de gráficos, mapas, tabelas, ilustrações. Sua linguagem é a fatual, no mais das vezes.

"Um relatório é uma descrição de fatos passados, analisados com o objetivo de orientar o serviço interessado ou o supervisar imediato, para determinada ação." (G. Bousquié)

“Os Relatórios são um trabalho operacional pratico que fornece uma base para diretrizes e decisões acertadas. Por conseqüência, ele deve mais particularmente considerar fatos e explicações do que emitir opiniões”. (A. C. Leyton)

O relator deve tomar como base um fato real, descrevê-lo cuidadosamente, interpretá-lo e, com base na descrição e na interpretação do fato, apresentar propostas práticas.

O relatório enquadra-se (tal como se dá com o memorando ou o telegrama, por exemplo) em todos os ramos da Correspondência e apresentam-se nos mais variados tipos, espécies, formas, desde um elementar relatório de inspeção de amostras ou um reporte pessoal e desformalizado até um volumoso e importante relato de gestão empresarial.

De modo geral os relatórios:

• Têm um objetivo predeterminado e específico.

• Não devem ser escritos com preocupação literário-estilística.

• Devem evitar o jargão técnico.

• Tem no receptor a parte mais importante.

• Preocupam-se com a brevidade.

• São exatos, precisos.

• São escritos em linguagem objetiva e clara.

• Utilizam pontuação racional (a pontuação emotiva inclui: reticências e exclamação).

As palavras que se percebem com maior rapidez são: as curtas, as antigas, a ausência de redundâncias também pode trazer prejuízo para a redação que objetiva informar; não se trata de repetir palavras, mas de didaticamente retomar exposições para explicitá-las; um texto sem redundâncias pode tornar-se excessivamente denso: a leitura transforma-se em um suplício, demorada e desinteressante.

A extensão das frases será reduzida a seus elementos essenciais (sujeito, verbo, complemento), evitando-se de toda forma as frases intercaladas, as subordinadas adjetivas desnecessárias. Atentar também para o fato da ênfase: as palavras mais importantes devem ser colocadas estrategicamente na frase.

Ainda, é possível recomendar para a elaboração do texto:

• Evite-se a repetição de verbos auxiliares: ter, ser, haver.

• Procurar a palavra adequada para evitar locuções verbais. Em vez de estava disposto, por que não resolvera? No lugar de tinha proporcionado, por que não proporcionara? Por que não trocar estava com receio por receava?

• Há certos cacoetes de linguagem que podem ser facilmente eliminados de um texto pragmático, como: efetivamente, certamente, geralmente, além disso, inclusive, tanto mais, então, definitivamente, a dizer a verdade, aliás.

• Para cada idéia nova, é necessário abrir novo parágrafo.

• Não se deve esconder demasiadamente o sujeito das frases, bem como evite-se escrever frases em que o sujeito é indeterminado.

3. CLASSIFICAÇÃO

Podemos considerar, para os relatórios, três classes seguintes:

O número de signatários:

 - individual: um signatário;

- coletivo: mais de um signatário.

A periodicidade:

- normal: surgimento regular;

- eventual: surgimento irregular.

O fim: tantos tipos quantos forem os objetivos colimados:

- Pesquisa;

- jurídico;

- econômico;

- científico etc.

O reporte pessoal era tomado como sinônimo de individual, porém o tempo fez com que ele passasse a ser tido como um tipo. O relatório, de outro ângulo de análise, pode ser reservado, confidencial ou altamente confidencial e também formal ou informal, isto é, elaborado por moldes ou não.

4. TIPOS

Nas empresas, os relatórios podem ser: de visita a clientes, de produção, de desempenho profissional, de despesas, de viagens, contábil, de desenvolvimento da empresa, administrativos e outros.

Pode-se dizer, contudo, que eles são: formais, informais, para fins especiais, analíticos e informativos. São, ainda, rotineiros e não rotineiros.

Os mais comuns são os informais, cuja característica principal é o comprimento, ocupando uma ou duas páginas no máximo. Os memorandos são um tipo comum desses relatórios. Eles sempre contêm: