ADMINISTRAÇÃO COMERCIAL

3. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS

Comprar significa procurar e providenciar a entrega de materiais, suprimentos e máquinas, dentro da qualidade especificada e no prazo pedido a um preço justo, para a manutenção, a expansão e o funcionamento da organização.

Hoje, comprar em uma empresa é bem mais do que simplesmente suprir a organização de materiais. Comprar adquire uma função estratégica em logística. A partir de uma visão sistêmica, compras passam a ser denominada gerenciamento de suprimentos e seu principal foco passa a ser o processo na cadeia de suprimentos e não mais as transações com fornecedores. Hoje a área de compras não trabalha sozinha. Ela influencia e é influenciada diretamente por todas as áreas da organização.

4. SISTEMAS DE COMPRAS

A atividade de compras pode ser definida como a aquisição onerosa de uma coisa ou de um direito, pelo qual se paga determinado preço. As atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazo de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda.

A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionadas à competitividade e ao sucesso da organização.

Para poder formar conceitos de controles internos é preciso analisar os processos e rotinas que formam o conceito de autoridades e responsabilidades das compras dentro das estruturas da empresa.

O sistema de compras tem por objetivo facilitar a gestão de compras através da informatização e padronização dos processos de compras, desde a requisição de compras, aprovação da compra, emissão do pedido de compra, controle de recebimento dos materiais e serviços, Entrada no Estoque (Almoxarifado) e lançamentos no sistema financeiro (contas a pagar).

• Características de um Sistema de Compras

Número de cotações mínimas configuráveis de acordo com o tipo de compra.

Criação de várias regras de aprovação configuráveis pelo usuário: número de aprovações necessárias, quem aprova etc.

Criação de regras de valor de aprovação por usuário (pessoa/função).

Criação de regras para Catálogo restrito, isto é, permissão de compra de certos materiais somente por pessoas de determinado departamento da empresa. (Exemplo: materiais de informática por pessoas de TI).

Criação de regras para autorização eletrônica em todas as etapas do processo de compras. Até dois níveis de autorização com limite de valor por usuário.

Envio de e-mails para solicitação de autorização.

• Funcionalidades que facilitam a Gestão do Almoxarifado

Análise financeira por: contas contábeis, centro de custo, projeto (ordem de serviço, unidade de negócio, produto) e atividade (custo ABC).

Utilitário para comparação/escolha da melhor cotação automaticamente.

Controle do recebimento de materiais e integração com o módulo de estoque.

Integração automática com o sistema financeiro (Contas a pagar).

Módulo de Exportação de dados (Excel, Texto, CVS).

Formas de pagamento configuráveis.

Relatórios gerenciais

• Configuração de Nível de Privilégio de Compra

O módulo de Sistema de Compras permite a configuração do nível de privilégio de compra por usuário (usuário, operacional, supervisão, gerência e diretoria) e fixação dos limites de alçada.

• Regra de aprovação de Compra

Configuração das regras de aprovação para as etapas do processo (Requisição, ordem de compra e pedido de compra)

Os tipos de aprovação podem ser: não requer aprovação, uma aprovação, duas aprovações ou três aprovações.

Os níveis de aprovação das etapas podem ser operacional, supervisão, gerencia e diretoria.

Configuração das regras de permissão de compra de acordo com o tipo do material. Define o que cada filial, departamento ou pessoa pode requisitar, por exemplo: placas de memória somente podem ser requisitadas pelo usuário cuja função é Suporte de TI ou somente do Departamento de TI.

• Aprovação da Requisição de Compra via Web

Grid de visualização dividido em 2 guias: requisições em aberto e encerradas.

Status de aprovação

Visualizar o e-mail da solicitação de aprovação;

Visualizar todas as cotações, justificativa de compras;

Visualizar a aprovação ou reprovação;

Processar a requisição após a aprovação/gerar ordem de compra;

Enviar e-mail de solicitação de aprovação: envia e-mail solicitando a aprovação dos responsáveis conforme configuração do tipo de compra;

• Compatibilidade e Integração

Permite a geração de relatórios nos formatos HTML e PDF;

Exportação de informações para Excel, TXT ou DBF;

Pode operar integrado ao módulo de compras ou ao sistema financeiro;

Realiza o inventário do estoque com exportação de dados para coletor;

• Usuários e Segurança

Controle de acesso por usuário e por grupo de usuário;

Gravação de “log” das transações;

Permite a restrição de acesso, privilégios e parametrização de acesso;

5. PROGRAMAS