Administracao Do Tempo

Introdução

Umas das principais reclamações do ser humano nos dias de hoje é sem dúvida a falta de tempo para fazer tudo que gostaríamos. Muitas pessoas têm a nítida sensação que a vida está passando rápido de mais e que acabam literalmente correndo sobre as coisas realmente importantes na vida.

Administrar o tempo na época de hoje se tornou algo totalmente indispensável e necessário, que deveria vir como matéria na pré-escola, para que criasse bons hábitos de produtividade logo na infância.

É preciso repensar um pouco sobre a própria vida para escolher ter mais tempo e assim decidir ter ou não mais vida, mais equilíbrio, mais foco e mais atividades importantes.

Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.

Três pontos importantes podem ser citados quando o assunto é tempo, o tempo é vida, tempo é dinheiro, tempo é produtividade.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

A importância

A administração do tempo, das tarefas executadas dentro das empresas torna-se cada vez mais imprescindível a agilidade destas ações. A Administração do Tempo começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar.

Portanto é necessário o conhecimento cientifico das partes da administração, primordialmente destaca-se:

Planejamento - toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;

Organização - a organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas: é aliada do tempo;

Delegação - atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes e outras funções do cargo;

Concentração - tempo mínimo (anterior à ação) que se julgar necessário para conseguir progresso nas atividades a serem desenvolvidas;

Comunicação - a linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-entendidos; o telefone e o e-mail usem-os para evitar deslocamentos desnecessários.

Dentro da realidade do contexto empresarial existem várias opções de tramitação dos processos, certamente a viabilidade será mais fácil e precisa, se existir o percurso a ser seguido.

Planejamento do tempo

Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

• Agenda diária

- Centralizar as informações;

- Planejar em apenas 10 minutos;

- Avaliar o tempo gasto nas tarefas;

- Fazer escolhas;

- Ter horários livres;

- Respeitar o próprio ritmo;

- Participar de teleconferências;

- Tomar cuidado com o fuso horário dos outros países.

• Reuniões

- Realizá-las em aproximadamente 30 minutos;

- Convocar poucas pessoas;

- Definir previamente a pauta e os resultados esperados;

- Evitar reuniões surpresas;

- Mandar um representante quando possível.

• E-mails

- Ser o mais direto possível;

- Reduzir o número de destinatários;

- Refletir sobre a relevância da mensagem;

- Estipular horários para se dedicar aos e-mails;

- Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento;

- Crie um número limitado de pastas;

- Identificar o que é importante.

• Carga de trabalho

- Focalizar o que gera mais valor;

- Delegar trabalho e autoridade;

• Imprevistos

- Dispensar certos telefonemas;

- Dizer “não” ou “mais tarde”;

- Deixar espaço para mudanças de última hora.

• Projetos pessoais

- Definir prioridades;

- Fazer um só plano para a vida pessoal e para a profissional;

- Listar as atividades relativas a cada papel;

- Definir o tempo a se dedicar a cada atividade;

- Fazer o que é importante e depois o que é urgente;

- Ser estratégico;

- Cuidar da saúde;

- Reservar períodos para leituras.

Estabelecimento de Objetivos

Objetivos são sempre estabelecidos a partir de anseios e expectativas humanas quanto a uma situação futura que satisfaça esses anseios. Para atingir os objetivos, porém, é preciso também que o indivíduo ou grupo disponha de um conjunto de meios, cuja aplicação conduza aos objetivos estabelecidos.

Existem dois elementos importantes no estabelecimento de quaisquer objetivos:

• O elemento psicológico, que envolve valores, atitudes, motivações e desejos de indivíduos; e

• Um