Administração Do Tempo

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, PRODUTIVIDADE PESSOAL E EFICÁCIA NO TRABALHO

A administração do tempo é uma prática que envolve quatro itens:

Auto-Motivação a Atitude Proativa

Clarificação de Objetivos e Concentração nas Prioridades - Planejamento

Auto-organização e Adoção de Hábitos de Estudos Eficazes

Prevenção e Minimização dos Desperdiçadores de Tempo

Algumas proposições fundamentais sobre o Uso e Administração do Tempo

1. O principal instrumento da Administração do Tempo não é o relógio: é a Bússola. Somente conseguirei usar e administrar bem o tempo se os meus objetivos e prioridades estiverem claros para mim.

2. Nem tudo o que faço é igualmente importante, isto é, atividades diferentes trazem contribuições e retornos diferentes quanto ao seu valor e utilidade. É fundamental saber identificar e distinguir o que é importante e o que não é importante.

3. Sempre haverá mais coisas a fazer do que o meu tempo disponível, isto é, sempre haverá mais coisas a fazer do que as minhas possibilidades. Daí é fundamental saber ser seletivo e concentrar-me nas “poucas atividades vitais”.

4. A falta de tempo não tem nada a ver com o tempo; tem a ver conosco. A boa administração de tempo depende da criação e manutenção de atitudes, práticas e hábitos produtivos. É fundamental eu valorizar o meu tempo, ter autodisciplina e adotar a prática de bons hábitos no meu dia-a-dia.

5. A conscientização e o reconhecimento dos nossos desperdiçadores de tempo e a sua resolução é um passo crítico para melhorarmos o uso e a administração do tempo. Para aumentar o meu tempo produtivo eu preciso identificar, reduzir e eliminar os meus desperdiçadores de tempo.

6. O grau de nossa Auto-Motivação e Atitude Proativa influi decisivamente no nosso melhor ou pior uso e administração d nosso tempo.

CLARIFICAÇÃO DE OBJETIVOS E DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES

Até que ponto os meus Objetivos e Prioridades são claros para mim?

Algumas questões:

 Tenho os meus objetivos e prioridades explicitados por escrito?

 Quais são os meus objetivos pessoais e profissionais de curto, médio e longo prazo?

 Quais são os principais objetivos da minha função / cargo atual? (resultados ou conseqüências desejadas da função)

 Quais são as atividades mais críticas da minha função? (Isto é, aquelas que mais contribuem para o atingimento dos meus objetivos)

 Estou dando o tempo certo às coisas verdadeiramente importantes?

 Quais os indicadores de desempenho que meu(s) chefe(s) utiliza(m) para avaliar se estou realizando eficaz e produtivamente minas atividades?

PARE  REFLITA ESCREVA RELATE

VALORES



OBJETIVOS

 Consistência

PRIORIDADES



AÇÕES

Falta Motivação

“Estou dando tempo para as coisas verdadeiramente importantes?”

“O que é importante para mim?”

IDENTIFICAÇÃO DAS ATIVIDADES PRIORITÁRIAS

“É fundamental saber identificar e distinguir o que é importante, isto é, o que contribui menos ou mais para o atingimento dos meus objetivos.”

Questões:

1. Quais são as atividades que eu realizo e que mais contribuem para o atingimento dos meus objetivos?

2. Quais são os “poucos vitais”, isto é, aquelas poucas atividades que representam grande parte dos resultados pelos quais sou responsável?

3. A quais atividades e/ou interações dedico menos tempo do que deveria? Por quê?

4. A quais atividades e/ou interações dedico mais tempo do que deveria? Por quê?

5. Estou despendendo meu tempo proporcionalmente à importância de cada atividade e objetivo?

6. Em quais atividades e/ou interações o meu esforço e/ou tempo despendido é proporcionalmente maior do que os resultados alcançados? Quais as causas desta desproporção entre custo e benefício?

O que devo privilegiar: O Urgente ou o Importante?

Importante Não Importante

Urgente 1 3

Não Urgente 2 4

Prioridades: 1. Grau de Importância

2. Prazo

AUTO-ORGANIZAÇÃO E ADOÇÃO DE HÁBITOS EFICAZES

Três conceitos associados

Hábitos Disciplina Autocontrole

Como criar hábito?

 Comece – (por em prática)

 Comprometa-se publicamente

 Faça mudanças gradativamente (passo a passo)

 Comece com plano do dia e lista mestra de tarefas a realizar

 Usar um check list

 Associe o novo