Administração Do Tempo

Administração do Tempo

Introducao

A maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispoe para suas atividades diarias devido a enorme carga de tarefas que tem para executar. O que ocorre e que as pessoas quando aprendem em um curso academico, ou mesmo ingressam de alguma forma em uma funcao, profissao, sao sempre instruidas sobre ¡§O que¡¨ fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficiencia e eficacia. Nao basta ser especialista no que se faz, e que preciso ter nocoes da melhor maneira de realizar o trabalho. Como administrar melhor o seu tempo? Tempo e das coisas mais indefiniveis e paradoxais: o passado ja se foi, o futuro ainda nao chegou, e o presente se torna o passado, mesmo enquanto procuramos defini-lo, e como se fosse um relampago, num instante existe e se extingue. Na maioria dos casos, a analise revela que, com alguns ajustes, o individuo podera produzir muito mais, com menos dispendio de esforcos. Chama-se ¡§trabalho inteligente¡¨.

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ORGANIZE UMA AGENDA DO TEMPO Para identificar com precisao como voce ocupa o seu tempo, faca uma agenda, dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois nao podemos controlar nosso tempo se nao sabemos exatamente como o estamos utilizando. Geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso e verdade. O principio basico para utilizar bem o tempo e priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das mais faceis! Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo e o primeiro passo que devemos dar, e apos isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu passasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais frequencia e eficiencia? Um outro aviso importante: Geralmente seus colegas de trabalho tem o costume de lhe passar material, assuntos e tarefas que nao dizem respeito a sua atividade principal (ao seu foco). Este tipo de material deve imediatamente ser retornado a pessoa que realmente deve dar continuidade. Responda na propria correspondencia e retorne imediatamente. Nao deixe nada entulhando sua mesa ou caixa postal de e-mail. Sempre que possivel evite dar respostas como: Vou ver e lhe retorno depois!. Assim que tiver um retorno lhe informo! De as informacoes necessarias ja no momento para que a pessoa mesmo pesquise sozinha! Nao atue como intermediario de nada. Voce realmente sabe como usar seu tempo? A primeira medida para melhorar a utilizacao do tempo e verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles sao registrados, numa ¡§tabela de tempo¡¨, o resultado e surpreendente para estes individuos. Algumas situacoes comuns observadas numa tabela de tempo:

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„h Decisoes sobre assuntos importantes;

„h Conversas telefonicas que se estendem demasiadamente;

„h Periodos de interrupcoes constantes;

„h Concentracao em assuntos poucos importantes;

„h Periodos de ¡§escravidao ao papel¡¨, onde se manuseiam muitos papeis sem importancia;

„h Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;

„h Periodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores. Para efetivamente avaliar a utilizacao do tempo, e necessario questionar o efetivo uso do mesmo. Quanto tempo utilizar em cada tarefa? A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo disponivel ou alocado para ele. Se voce alocar uma hora para uma determinada tarefa, tera mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleca duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizara as duas horas para o trabalho. Estabeleca sempre a quantidade de horas e datas para conclusao de projetos, provavelmente descobrira um meio de faze-lo dentro do prazo estabelecido por voce, e sua produtividade aumentara bastante. Dividindo seu trabalho de rotina em lotes. A divisao em categorias e o agrupamento de seu trabalho podem ser chamados de "agrupamento". Processe as informacoes e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdicio e o deslocamento. Voce executara cada tarefa de forma mais eficiente.

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Muitos elementos de seu trabalho podem ser reduzidos a simples rotinas que lhe permitirao concluir tarefas semelhantes no minimo tempo possivel. Esses tipos de tarefas realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens de abordar o seu trabalho dessa maneira sao varias. Voce vera que o trabalho em lotes permite que voce se prepare e se organize para ele de uma so vez, ao inves de ter de faze-lo varias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente. Superando o adiamento O adiamento provavelmente consumira mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. Se voce for uma pessoa que costuma adiar, a mudanca de atitude para o Faca Agora sera um elemento chave para ajuda-lo a identificar onde existe adiamento nos seus habitos profissionais e a supera-lo. A maioria das pessoas e muito inteligente, ate mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. "Eu nao tenho muito tempo" e uma desculpa comum. "Eu acho que eles disseram que nao estariam aqui hoje, entao eu nao liguei." "Nao e tao importante." A lista de motivos pelos quais uma tarefa nao pode ser concluida e interminavel. Seja tao esperto para concluir as coisas quanto o e para adia-las. Insista ate encontrar a solucao para cada problema sem adia-lo. E ai que voce deve concentrar o poder de sua mente, e nao em desculpas inteligentes. As oito maneiras de superar o adiamento: 1) Faca agora e fara uma vez somente: Nao fique lendo e relendo para fazer uma acao. Leia e aja. 2) Clareie a sua mente: Nao postergue nada. Programe o que voce vai fazer e realmente faca ou esqueca o que voce nao vai fazer.

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3) Resolva os problemas enquanto eles sao pequenos: Caso contrario seus problemas crescerao e consumirao mais tempo. 4) Diminua as interrupcoes desnecessarias: Isso o ajudara a ser mais produtivo. 5) Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu proprio trabalho extra. 6) Comece a operar visando o futuro e nao o passado: Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se. 7) Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento e o cansaco mental e psiquico que isso causa. 8) Agora sinta-se melhor em relacao a si mesmo: