Arquivologia

ATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA

POLICIA FEDERAL

Matéria auxiliar de estudo: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Atualização para 2012

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia.

2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário;

protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes.

3. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

4. Acessórios para Arquivo: Modelos de Arquivos e tipos de pastas

5. Arquivos permanentes: princípios e instrumentos de pesquisa

POLÍCIA FEDERAL – PAPLOCOPISTA

ARQUIVOLOGIA: 1 Arquivística: princípios e conceitos. 2 Gestão da informação e de documentos. 2.1

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 2.2 Classificação

de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de

temporalidade de documentos de arquivo. 3 Acondicionamento e armazenamento de documentos de

arquivo. 4 Preservação e conservação de documentos de arquivo. 5 Tipologias documentais e suportes

físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Organização: Euler Frank Lacerda Barros – Arquivista – Maio 2012

1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1 Arquivo: Conceito

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO.

INFORMAÇÃO : Idéia, Mensagem ou Conhecimento

SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada

DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

DICA LEGAL:

Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto significa que são ACUMULADOS dessa forma.

Produzidos ou Recebidos = Acumulados

DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados

- ACERVO

- Conjunto de Documentos

- Mobiliário (móvel) para guarda documento

- Local onde o acervo é guardado

- Órgão ou Instituição Arquivística que tem o objetivo de guardar os documentos

1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo

Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis as informações mantidas sob sua guarda.

Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História

DICA LEGAL:

Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAÇÃO

1.3 Distinção entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso e NÃO produzido pela instituição em que está inserida. Normalmente constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de COMPRA, DOAÇAO ou PERMUTA.

Arquivo

Biblioteca

Objetivo

Funcional

Cultural

Formas de ingresso dos documentos na instituição

Produção

Recebimento

Compra

Doação

Permuta

Quantidade de exemplares de cada documento

Único exemplar

Numerosos exemplares

Forma de acumulação de documentos

Orgânica

Coleção

DICA LEGAL:

O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informações que evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do tempo.

DICA LEGAL:

Os documentos de Arquivo são produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituição.

DICA LEGAL:

A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural – guardar informações para estudo. Seus documentos são acumulados por meio de compra, doação ou permuta.

1.4 Classificação dos Arquivos

Os Arquivo podem ser classificados