Arquivologia - Parte 1

Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Três Idades

Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas

provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para

entendermos arquivologia: a teoria das três idades.

Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam

desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos

estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje

em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade

com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização.

Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender

as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de

evolução por que passam os arquivos.

Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos

arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e

permanente.

Vejamos em que consiste essa definição:

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de

documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados

nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os

produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os

documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados.

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os

documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja,

podem ser emprestados a outros setores para atingirem a

finalidade para a qual foram criados.

Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira

idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que,

pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela

entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.

Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante...

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de

documentos que deixaram de ser frequentemente consultados,

mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda

solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um

problema novamente focalizado.