Arquivologia

ARQUIVOLOGIA

1.1 Conceito

ART. 2º CONSIDERAM-SE ARQUIVOS, PARA OS FINS DESTA LEI, OS CONJUNTOS DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR ÓRGÃOS PÚBLICOS, INSTITUIÇÕES DE CARÁTER PÚBLICO E ENTIDADES PRIVADAS, EM DECORRÊNCIA DO EXERCÍCIO DE ATIVIDADES ESPECÍFICAS, BEM COMO POR PESSOA FÍSICA, QUALQUER QUE SEJA O SUPORTE DA INFORMAÇÃO OU A NATUREZA DOS DOCUMENTOS.

Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo

Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis as informações mantidas sob sua guarda.

Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História

ARQUIVOLOGIA

MÉTODOS E TÉCNICAS DEARQUIVO

Finalidade:

- Preservação

- Acesso à informação de seus documentos que servem à Administração e à História

- Base teórica e prática para que se compreenda o processo evolutivo da humanidade.

- Funções e atividades dos órgãos PRODUTORES, seja pessoa física, jurídica, pública ou privada. Portanto, arquivos organizados, e nunca fragmentados.

TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA

Acervo - totalidade dos documentos conservados em um arquivo.

Acesso – possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de autorização legal.

Acondicionamento – embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

Acumulação – formação progressiva, natural e orgânica do arquivo.

Armazenamento – guarda de documento em mobiliário ou equipamentos próprios em áreas que lhes são destinadas.

Arquivamento – conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.

Arquivista – profissional de arquivo, de nível superior.

2 Método de Arquivamento

Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de Arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal

Os documentos são dispostos uns sobre os outros

Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimensões como planta, mapa e desenho

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical

Os documentos são dispostos um atrás do outro em gaveta ou estantes

Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localização dos documentos

Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem ser divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO.

DICA LEGAL: Direto

A busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado

Característico dos métodos:

Alfabético

Geográfico

Dicionário

Enciclopédico

DICA LEGAL: Indireto

É aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um índice ou um código busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado.

Característico dos métodos:

Numérico simples

Numérico cronológico

Numérico digito-terminal

Decimal

Duplex

Os métodos mais comumente utilizados são os seguintes

• Método Alfabético

• Método Numérico ( Simples, Cronológico ou Digito Terminal

• Método Geográfico

• Método Ideográfico

2.1 Método Alfabético

É um método direto, não exige a adoção de índice para que o documento seja localizado. A busca se dá diretamente no documeto.

DICA LEGAL: Método Alfabético

Utiliza um nome existente no documento

Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que começam com a mesma letra

3.1.1 Regras de Alfabetação

O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetação, que são as seguintes:

DICA LEGAL: Nome de Pessoas Físicas

Considerar o último sobrenome, depois o prenome.

Exemplo:

Ariovaldo Dias Furtado

Frank Menezes

Gilberto Alves Resende

Otacílio Guedes Marques

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabética do prenome:

Exemplo:

Daniele Firme Miranda

Fábio Corrêa Miranda

Luciano Corrêa Miranda

Veneza Firme Miranda

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem não se separam, quando transpostos para o início.

Exemplo:

Camilo