Ciclo De Compras

SELEÇÃO DE FORNECEDORES

O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade, quantidade, prazo de entrega e preço. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos.

O CONCEITO DE FORNECEDOR

O Código de Consumidor estabelece no seu art.3° o conceito de fornecedor, afirmando:

Fornecedor é toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividades de produção montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços.

O art.3º, §1º e §2º, conceituam o que vem a ser produto e serviço, estabelecendo: produto é qualquer bem móvel ou imóvel, material ou imaterial.

Cabe ainda destacar alguns conceitos estabelecidos a respeito de fornecedor, são eles: todo comerciante ou estabelecimento que abastece ou fornece habitualmente uma casa ou um outro estabelecimento dos gêneros e mercadorias necessárias ao seu consumo; ou fornecedor numa palavra é o fabricante, ou vendedor, ou prestador de serviços.

CRITÉRIOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES

A quantidade de empresas cadastradas é função da diversidade de materiais em estoque. Poucos fornecedores podem acarretar em compras a preços elevados. Muitos fornecedores dificultam o efetivo controle dos fornecedores cadastrados. O equilíbrio deve pautar a atuação do setor de cadastramento. Normalmente o cadastramento é feito em um período definido do ano, ficando o restante do tempo para controle, avaliação e pesquisa de novas alternativas de mercado.

Os critérios de cadastramento, são:

• Políticos: são, em geral, definidos pela administração da empresa.

Ex.: 1) cadastrar prioritariamente empresas da região;

2) consultar primeiramente empresas de pequeno e médio porte; etc.

• Técnicos: quando se busca o desenvolvimento de novos fornecedores, visando eliminar a carência de fornecimento ou a exclusividade.

• Legais: aplicados exclusivamente nas empresas estatais, nas autarquias e no serviço público em geral.

FATORES QUE INFLUENCIAM A ESCOLHA DOS FORNECEDORES

Em geral, cada empresa possui o seu próprio procedimento. Contudo, alguns fatores básicos são decisivos para a escolha dos fornecedores.

Habilidade técnica. O fornecedor tem a habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes, pois, muitas vezes, o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. Algumas vezes, o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo.

Capacidade de produção. A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente, ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos. Isso significa que as dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas. O fornecedor deve ter um bom programa de controle de qualidade, pessoal de produção competente e capaz, e bons sistemas de planejamento e controle de produção, para garantir uma entrega pontual. Esses elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade desejadas.

Confiabilidade. Ao selecionar um fornecedor, é desejável que se escolha um fornecedor confiável, reputado e financeiramente sólido. Se a relação deve continuar, deve haver uma atmosfera de confiança mútua e a garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio.

Serviço pós-venda. Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento pós-venda. Isso deve incluir um atendimento bem-organizado e um estoque adequado de peças sobressalentes.

Localização do fornecedor. Algumas vezes, é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador, ou pelo menos que mantenha um estoque local. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente.

Outras considerações. Algumas vezes, outros fatores, tais como termos de crédito, negócio recíproco e disposição do fornecedor no sentido de reservar um estoque para o comprador, devem ser considerados.

Preço. O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Isso não significa necessariamente o menor preço. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na quantidade e na qualidade exigidas, no tempo desejado, e também quaisquer outros serviços necessários.

O Cadastramento pode ser dividido em duas fases distintas:

I. Fase Inicial – análise preliminar

II. Fase Final – análise complementar

Fase inicial: consiste na análise rápida e sumária dos documentos preliminares apresentados pelas empresas candidatas, sendo uma etapa eliminatória.

Os documentos usualmente solicitados são:

a) Ato constitutivo da empresa e suas alterações (checar, por exemplo, se não

existe funcionários da empresa como sócio);

b) Atestado de capacidade técnica e/ou de fornecimento a outras empresas de

ramo e porte equivalentes;

c) Atestados de capacidade e idoneidade financeira;

d) Cópia dos dois últimos balanços;

e) Linhas de produtos e/ou serviços oferecidos.

Fase