Ciclo PDCA

FERRAMENTAS DA QUALIDADE

Ciclo PDCA

É um ciclo de análise e melhoria, criado por Walter Shewhart, em meados da década de 20 e disseminado para o mundo por Deming. Esta ferramenta é de fundamental importância para a análise e melhoria dos processos organizacionais e para a eficácia do trabalho em equipe.

O Ciclo PDCA (em inglês Plan, Do, Check e Action) é uma ferramenta gerencial de tomada de decisões para garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização, sendo composto das seguintes etapas:

Planejar (PLAN)

 Definir as metas a serem alcançadas;

 Definir o método para alcançar as metas propostas.

Executar (DO)

 Executar as tarefas exatamente como foi previsto na etapa de planejamento;

 Coletar dados que serão utilizados na próxima etapa de verificação do processo;

 Nesta etapa são essenciais a educação e o treinamento no trabalho.

Verificar, checar (CHECK)

 Verificar se o executado está conforme o planejado, ou seja, se a meta foi alcançada, dentro do método definido;

 Identificar os desvios na meta ou no método.

Agir corretivamente (ACTION)

 Caso sejam identificados desvios, é necessário definir e implementar soluções que eliminem as suas causas;

 Caso não sejam identificados desvios, é possível realizar um trabalho preventivo, identificando quais os desvios são passíveis de ocorrer no futuro, suas causas, soluções etc.

O PDCA pode ser utilizado na realização de toda e qualquer atividade da organização. Sendo ideal que todos da organização utilizem esta ferramenta de gestão no dia-a-dia de suas atividades.

Desta forma, elimina-se a cultura “tarefeira” que muitas organizações insistem em perpetuar e que incentiva a se realizar o trabalho sem antes planejar, desprezando o autocontrole, o uso de dados gerados pelas medições por indicadores e a atitude preventiva, para que os problemas dos processos nunca ocorram.

PDCA FLUXO ETAPA OBJETIVO

P 1 Identificação do Problema Definir claramente o problema/processo e reconhecer sua importância.

2 Observação Investigar as características específicas do problema/processo com uma visão ampla e sob vários pontos de vista.

3 Análise Descobrir a causa fundamental.

4 Plano de ação Conceber um plano para bloquear a causa fundamental.

D 5 Execução Bloquear a causa fundamental.

C 6 Verificação Verificar se o bloqueio foi efetivo.

A 7 Padronização Prevenir contra o reaparecimento do problema.

8 Conclusão Recapitular todo o método de solução do problema para trabalhos futuros.

Brainstorming

O Brainstorming é uma ferramenta associada à criatividade e é, por isso, preponderantemente usada na fase de Planejamento (na busca de soluções). Este método foi inventado por Alex F. Osbom em 1939, quando ele presidia, à época, uma importante agência de propaganda.

Ele é usado para que um grupo de pessoas crie o maior número de idéias acerca de um tema previamente selecionado. O seu nome deriva de Brain = mente e Storming = tempestade, que se pode traduzir como: Tempestade Cerebral. É também usada para identificar problemas no questionamento de causas ou para se fazer a análise da relação causa-efeito.

O Brainstorming pode ser de dois tipos:

 Estruturado: todos os integrantes devem dar uma idéia quando chegar a sua vez na rodada, ou passar a vez até a próxima rodada. Isso evita a preponderância dos integrantes mais falantes, dá a todos uma oportunidade igual para contribuir com idéias e promove um envolvimento maior de todos os integrantes, mesmo os mais tímidos. O Brainstorming termina quando nenhum dos integrantes tem mais idéias e todos “passam a vez” numa mesma rodada;

 Não-estruturado: Qualquer integrante lança idéias à medida que vão surgindo na mente. Tende-se a criar uma atmosfera mais relaxada, mas também há o risco dos integrantes mais falantes dominarem o ambiente. Torna-se mais fácil para certos integrantes pegar carona nas idéias dos outros. Essa técnica termina quando nenhum integrante tem mais idéias e todos concordam em parar.

Um Brainstorming é realizado em 6 etapas básicas:

 Construir a equipe: a equipe deve ser definida. Geralmente participam os membros do setor que busca envolver o problema. Eventualmente, pessoas criativas, de outros setores da empresa, podem ser convocadas. Os participantes devem estar reunidos em torno da uma mesa e devem indicar uma pessoa para secretariar (facilitador) a reunião, isto é: anotar as idéias que cada membro vai ditando.

 Definir foco e enfoque: foco é o tema principal, o assunto. Geralmente está associado a um resultado indispensável (problema) ou a um desafio que se quer vencer. Definido o foco é necessário estabelecer o enfoque, que mostrará como o foco vai ser abordado. Por exemplo, se o nosso foco é “férias” podemos abordar este foco de ângulos distintos (enfoques), como, por exemplo:

 Onde vamos passar as férias?

 O que podemos fazer para diminuir nossas despesas nas férias?

 Geração de idéias: O que importa, nesta etapa, é a quantidade de idéias geradas. Não importa a “qualidade”:

 O exercício deve centrar-se sobre o único foco já clara e previamente definido;

 As idéias emitidas, nesta etapa, devem ser anotadas pelo facilitador e devem ficar isentas de críticas. Pode-se dizer que quanto mais “potencialmente disparatada” for uma idéia, melhor, pois mais facilmente pode induzir a criatividade para a solução. O objetivo, nesta etapa, é emitir idéias que possam ser associadas a outras já emitidas;

 O participante