Comunicação Organizacional

COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

Resumo

A comunicação organizacional é uma arte que deve ser desenvolvida. Enganam-se aqueles que pensam que se trata de um assunto simples. Criar um sistema de comunicação eficaz é o grande desafio que as organizações enfrentam, já que, muitos erros em empresas, podem ser atribuídos à falhas de comunicação. Ter um sistema de comunicação eficaz é uma estratégia considerada necessária para empresas que buscam crescimento e cultura organizacional. Muitas são as publicações sobre este tão importante assunto, as quais, de maneira condensada tentaremos relatar neste artigo, abordando os sistemas de comunicação, seus elementos básicos e suas principais barreiras.

Palavras-chave: Comunicação, Informação, Sistemas de Informação.

1 INTRODUÇÃO

Conceituar o termo “Comunicação é árdua tarefa por se tratar de assunto tão amplo. Segundo Penteado, (1989, p.1), milhares de sistemas ou meios poderiam ser descritos, levando-se em conta apenas às formas pelas quais o homem transmite e recebe idéias, imagens ou experiências de toda ordem”. A comunicação humana, então pode ser expressa, através da compreensão, da colocação em comum, do compartilhamento dessas idéias, imagens ou experiências. Já Shermerhorn, (1991, p. 250), define comunicação como sendo o processo de enviar e receber mensagens com inclusão de um significado.

Ao tentarmos conceituar a “Comunicação Organizacional”, poderíamos numa análise superficial traçar um paralelo com a comunicação humana, mudando-se apenas conteúdo das experiências compartilhadas, as quais relatariam o cotidiano da empresa. A análise mais profunda do assunto nos colocaria frente ao grande equívoco desse pensamento simplista. Ainda segundo Shermerhorn (1991, p. 251), define-se comunicação organizacional como o processo específico pelo qual a informação se movimenta dentro de uma organização, e entre a organização e seu ambiente. No decorrer deste artigo veremos que toda comunicação está embasada nas trocas de informações entre um transmissor e um receptor e que ambos se intercalam na situação de um ou de outro. Essa troca, porém não se dá apenas com a simples existência desses dois elementos, mas estes se mantêm condicionados outros dois, os quais, somados aos anteriores, formam o que ainda segundo Penteado (1989, p.11) é conjunto de elementos necessários para que haja a comunicação, sendo eles: O transmissor, o receptor, a mensagem e o meio.

A princípio já nos colocamos perante as seguintes questões: Por que vemos tantas falhas na comunicação das empresas? Quais são as barreiras para uma comunicação eficaz?

Para responder a estas questões confrontaremos os conceitos teóricos do assunto com o cotidiano de uma empresa utilizado como campo para desenvolvimento do trabalho, tomando como base o que chamaremos de tripé da comunicação, composto de três dos setores desta empresa, sendo estes denominados de base, antecedente e subseqüente. Parte-se então do pressuposto que o transmissor e o receptor são a empresa (ou a chefia) e os colaboradores, podendo estes como antes citado, revezar-se em seus papéis e a mensagem e o meio variáveis de acordo com a necessidade do transmissor. Definidos estes conceitos faremos a exposição e discussão de exemplos de comunicações que falharam, sendo então expostas sugestões de ações para minimizar ou evitar falhas do mesmo âmbito.

2 A EMPRESA

A figura abaixo representa de forma sucinta a empresa estudada, sendo que foram tomados como base três setores, sendo estes, tecelagem, beneficiamento e confecção. Considera-se que a tecelagem é apenas transmissora para o beneficiamento, desconsiderando-se o setor anterior como transmissor. O beneficiamento é o receptor da tecelagem e transmissor para a confecção, que para facilitar as citações chamaremos de setores A, B e C, respectivamente. Esta por sua vez é apenas a receptora do beneficiamento, onde desconsideraremos, para efeito deste estudo, seu setor posterior. Optamos por apresentar o organograma para que além da caracterização dos setores existentes também tivéssemos a idéia do fluxo das informações, que partem da gerência ao operacional. Os setores estudados somam 200 colaboradores.

3 OS QUATRO ELEMENTOS BÁSICOS DA COMUNICAÇÃO

Ninguém se comunica consigo mesmo, logo, vemos a necessidade do transmissor e do receptor. É necessário que se tenha o que comunicar, o que nos coloca frente à mensagem. E é imprescindível que haja a compreensão da mensagem, o que torna imperativo a escolha do meio. Eis os quatro elementos básicos da comunicação.

Poderíamos nos aprofundar na conceituação de cada um desses componentes, porém isto nos afastaria de nosso principal objetivo que é o de expor o porquê de não poucas vezes a comunicação em seu objetivo ou processo falha. Expressaremos na figura da página seguinte uma forma condensada de como esses quatro elementos se interligam, formando, o que segundo Shermerhorn (1991, p. 241), podemos chamar de processo de comunicação.

4 OS PRINCÍPIOS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICIENTE

Para Redfield (1985, p. 29), são sete os princípios para haja uma comunicação eficaz, sendo estes: Clareza, coerência, adequação, oportunidade e atualidade, distribuição, adaptação e uniformidade, interesse e aceitação.

4.1 COERÊNCIA

Redfield (1985, p. 30), define clareza na comunicação como um esforço para melhorar o emprego e o entendimento da linguagem, enfatizando que o grau de compreensão é mais importante que a facilidade de leitura.

4.2 COERÊNCIA

De nada adianta uma mensagem que não seja coerente com a realidade da empresa ou com a própria atividade a ser executada. É comum nas empresas o que Redfield (1985, p. 34) chama de ordens só pra constar. Ordens ou procedimentos que não podem ser cumpridos, ou procedimento que de tão burocrático se torne impossível de ser executado. É nesses casos que surgem as exceções, que acabam abrindo precedente, podendo estes gerar outro procedimento ou uma não-conformidade.

Podemos exemplificar citando um caso ocorrido na empresa estudada: Ao implantar-se o sistema de garantia da qualidade a gerência determina que os supervisores dos setores elaborassem os procedimentos operacionais. Não é necessário dizer que as dificuldades de implantação foram imensas e só foram resolvidas com uma nova elaboração dos procedimentos, mas desta vez com a participação ativa dos colaboradores,