Comunicação Organizacional

COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

Na comunicação o ruído é algo que atrapalha a mensagem e a mesma não leva a informação ou não desperta no receptor o sentimento ou a ação desejável por quem as emitiu. Existem vários tipos de canais utilizados para se transmitir uma mensagem, basta identificar os mais eficientes e eficazes para se alcançar o que se deseja no momento em que se precisa, ou seja sempre. E sempre conseguir o que se deseja através da comunicação não é tarefa fácil, visto que cada pessoa tem uma forma de pensar e interpretar diferente. Vários estudiosos vêm analisando, aplicando pesquisas e descobrindo métodos que auxiliará, se aplicados de forma correta, o alcance dos objetivos através da comunicação.

Para que exista comunicação é necessário que se tenha um entendimento do que se quer transmitir, no caso das empresas as comunicações muitas vezes, ou quase sempre não têm o intuito de apenas comunicar, mas de persuadir, sensibilizar o receptor a tomar ou ter determinada atitude ou reação.

O destinatário pode ter comportamento passivo, ativo ou proativo De pouco vai adiantar a comunicação de uma empresa que esta despertando em seus receptores uma ação passiva, pois segundo Tomasi e Medeiros se o destinador é passivo, ele recebe a mensagem, mas não a utiliza” e a mensagem é para ser utilizada. Para Tomasi e Medeiros se é ativo, o destinador recebe a mensagem e reage a ela. Por isso se diz que seu comportamento é reativo”. Mas reagir a ela não significa que o mesmo esteja reagindo de forma positiva, ou de acordo com o que se esperava do mesmo.

Agora analisando o comportamento proativo do destinatário podemos entender que:

No comportamento proativo, o destinador provoca uma mensagem da parte do destinador. Ele estimula o destinador a oferecer-lhe uma mensagem. Uma tosse, um franzir de cenho, uma risada, todos podem ser estímulos provocadores da emissão de uma mensagem. Pessoas envolvidas em uma comunicação tanto emitem, como recebem mensagens. Assim, ora uma pessoa desempenha a função de emissor, ora de receptor. Da mesma forma, a função de receptor ou emissor pode não ser representada por uma única pessoa; às vezes, ela o é por um grupo, por uma empresa, por toda a sociedade.

Visto que o destinatário pode ter várias reações ao que se esta sendo transmitido nas empresas os comunicadores, que serão todos, devem ter cautela ao se transmitir uma comunicação, no caso dos gerentes, coordenadores, diretores, ou seja, profissionais que têm outros sob sua orientação o cuidado é, e deve, ser maior, eles devem mensurar o grau de entendimento de seus comunicados, caso contrário corre-se o risco de não se obter os resultados esperados através dos mesmos.

Os destinatários recebem as mensagens através de canais ao se analisar os canais utilizados por uma organização podemos destacar:

Os canais ou meios de informação são classificados em relação à capacidade de transmitir informação mais ou menos rica, com a riqueza diminuindo na seqüência, a saber :

1. meio mais rico é o face a face, que é caracterizado pela riqueza das expressões adicionais como linguagem não-verbal e proporciona um feedback imediato para possíveis correções; por isso, esse tipo de canal permite diminuir ao máximo a ambigüidade no processo da comunicação;

2. o telefone (fixo ou móvel) e outros meios eletrônicos pessoais de comunicação formam o segundo grupo mais rico, pois o feedback é rápido, as mensagens são direcionadas pessoalmente e com recursos adicionais como a entonação, porém as expressões visuais não podem ser transmitidas;

3. documentos escritos, endereçados pessoalmente (cartas, notas, faz, e-mails etc.) têm riqueza menor ainda; o feedback é mais lento e as expressões/indicações visuais são mínimas (figuras, gráficos, esquemas, fontes diferentes como negrito, itálico etc.);

4. documentos escritos, endereçados pessoalmente (boletins, relatórios, bancos de dados de computador) são mais “enxutos” (menos ricos), geralmente eles são mais quantitativos, não necessariamente proporcionam feedback e servem bem para transmitir dados exatos para muitas pessoas.

Vemos que estes canais são meios de comunicação utilizados para se transmitir informação em uma empresa. A escolha do canal de informação a ser utilizado depende, não somente, do que se vai transmitir como também do: resultado que se quer alcançar e do feedback quer se quer ter. Ao analisarmos as ações e reações do receptor da mensagem se não for satisfatório ao que se esperava, a culpa não necessariamente é do receptor, mas do transmissor que não tomou as devidas cautelas ao se comunicar.

Com isto percebemos o quanto é importante conhecer todos os componentes que faz parte de uma comunicação eficaz, não importa se a comunicação será escrita, oral ou gestual. A atenção deve ser a mesma para toda a comunicação, pois dela depende o sucesso ou o não sucesso de uma organização.

COMUNICAÇÃO ESCRITA

Independente do que falamos os documentos escritos são os que melhor transmitem nossos pensamentos de acordo com o que queremos registrar que pode ser uma informação, reclamação, sugestão, conceitos, regras, dentre outros objetivos existentes..

No entanto para que uma comunicação escrita seja eficaz é necessário que ela seja clara, objetiva, que se conheça bem a língua utilizada pelo receptor, a forma como o mesmo a interpreta e a partir dos dados coletados o emissor poderá redigir ao receptor alcançando com maior facilidade o que se deseja.

Na comunicação administrativa iremos conhecer melhor algumas ferramentas utilizadas pela comunicação escrita em uma empresa, se um gestor quer obter ou fornecer informações a quem o mesmo não possa comunicar através da linguagem oral utilizará de meios que circulem com maior agilidade e eficácia aos seus destinatários.

Existem diferentes formas de se redigir um texto é tanto que se apagássemos e começássemos a redigir este texto com certeza não seria utilizada as mesmas palavras, o sentido, a forma como escrevemos é única, porém uma vez que escrita nossos pensamentos ficam expostos a quem se interessar pelo assunto.

COMUNICAÇÃO ORAL

Falar não significa se comunicar bem, para se comunicar bem através da fala os profissionais têm de esta atentos a um conjunto de técnicas que o auxiliarão a obter o que o mesmo desejar.

Vários livros são escritos sobre comunicação Oral ou Verbal, são estudadas diferentes formas de