Digitalização dos Arquivos Escolar como Alternativa para a Preservação Documental

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE MATO GROSSO PRÓ-REITORIA DE ENSINO DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO A DISTANCIA PROGRAMA PROFUNCIONÁRIO/PRONATEC

PROJETO PARA A PRÁTICA PROFISSIONAL SUPERVISIONADA – PPS

Tema: Digitalização dos Arquivos Escolar como Alternativa para a Preservação Documental

CURSO TÉCNICO PROFISSIONAL EM PROGRAMA PROFUNCIONÁRIO/PRONATEC

NOME DO CURSISTA: Rogélly Maria de Lisboa

PROFESSOR (A) MEDIADOR(A):  Márcia da S. Morais

POLO DE CUIABÁ

Curvelândia 13 de Agosto de 2018

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE MATO GROSSO PRÓ-REITORIA DE ENSINO DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO A DISTANCIA PROGRAMA PROFUNCIONÁRIO/PRONATEC

Tema:

Digitalização dos Arquivos Escolar como Alternativa para a Preservação Documental.

Problema:

• O acervo do arquivo escolar é essencial para comprovar a permanência e a história do aluno durante sua vida acadêmica e também com o objetivo de preservar e conservar documentos de valor histórico relacionados à cultura escolar, que é essencial para construção da identidade escolar e garantir o armazenamento adequado e seguro.
• As preservações dos documentos de arquivo dependem dos procedimentos adotados no acondicionamento e armazenamento físico. Também é necessário que haja uma conscientização, e que leve as pessoas envolvidas no arquivo permanente compreenderem a importância da preservação, os cuidados e precauções que servem para preservar e zelar pelo patrimônio documental escolar. Portanto, é necessário adotar alguns métodos e técnicas de preservação para os documentos.
• A preservação dos documentos na instituição escolar é proveniente dos documentos produzidos por ela e também por aqueles que atuam e geram seus acervos. É importante compreender a formação natural do arquivo escolar, através do tempo que dá origem ao arquivo escolar.

Objetivo:

Propor a organização e digitalização dos arquivos escolares, afim de evitar a deterioração, danos e perdas, dos documentos.

• Compreender a importância da preservação, os cuidados e precauções que servem para preservar e zelar pelo patrimônio documental escolar;
• Proporcionar com o processo de digitalização, qualidade ao acervo sem danificar o documento original;
• Propor estratégias para agilizar o acesso aos documentos e às informações nos arquivos escolares.

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Desenvolvimento: 

A Escola Estadual “Boa Esperança” situa-se no município de Curvelândia – MT, fundada pelo Decreto n.º 105 de 09/12/74 – até 1990 era mantida pelo poder municipal da Prefeitura do Município de Cáceres/MT, intitulada Escola Municipal “Boa Esperança” e, através do Decreto n.º 2.870 de 17/09/90 teve sua criação na esfera Estadual, e passou a ser denominada Escola Estadual de 1º e 2º Graus “Boa Esperança”, tendo como mantenedora a Secretaria de Estado de Educação de Mato Grosso, recebendo autorização para funcionamento do 1º e 2º Graus Regular (hoje Ensino Fundamental e Médio, respectivamente), através das Resoluções n.º 243/92 (1º grau) e n.º 293/92 (2º grau – não profissionalizante), e hoje é denominada Escola Estadual “Boa Esperança”, em conformidade com o Decreto n.º 1.826 de 11 de outubro de 2000.

 Atendemos nos três turnos de funcionamento da Escola, alunos do Ensino Fundamental, Médio, Educação de Jovens e Adultos (EJA) nas modalidades: Fundamental e Médio, além de atender alunos nos Projetos: Laboratório de Aprendizagem, Sala de Recursos, Educomunicação, Novo Mais Educação, Amigo da Escola e Superação.

Assim na era que o mundo está interligado por uma rede de computadores, é preciso usar a tecnologia para um determinado fim. Contudo, pensando em facilitar o acesso as informações os Técnicos Administrativos Educacionais da Escola “Estadual “Boa Esperança”, verificaram que para que as informações escolares/acadêmicas dos alunos não se percam, é viável a digitalização do material impresso para o formato digital, o que facilitaria a preservação dos documentos, bem como, o acesso rápido as informações.

O arquivo escolar é constituído por documentos escolares e administrativos e tem por finalidade guardar as informações sobre a vida escolar do aluno dentro da instituição. O acervo do arquivo escolar é essencial para comprovar a permanência e a história do aluno durante sua vida acadêmica e também com o objetivo de preservar e conservar documentos de valor histórico relacionados à cultura escolar, que é

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essencial para construção da identidade escolar e garantir o armazenamento adequado e seguro.

As preservações dos documentos de arquivo dependem dos procedimentos adotados no acondicionamento e armazenamento físico. Também é necessário que haja uma conscientização, e que leve as pessoas envolvidas no arquivo permanente compreenderem a importância da preservação, os cuidados e precauções que servem para preservar e zelar pelo patrimônio documental escolar. Portanto, é necessário adotar alguns métodos e técnicas de preservação para os documentos.

‘Portanto, se faz necessário à organização, preservação e conservação dos documentos para facilitar o acesso da informação ao usuário com maior clareza e rapidez e que sirva de instrumento da construção da memória do indivíduo ou do grupo’ (AZEVEDO NETTO, 2007).

Com o processo de preservação que envolve a higienização, a manutenção e a conservação preventiva destes, e um instrumento de controle de acesso e uso documental a fim de proporcionar qualidade ao acervo sem danificar o documento original. Preservar, significa conservar preventivamente a documentação, independentemente do seu suporte.