FOLHA DE PAGAMENTO

Folha de pagamento

É o nome dado a uma lista mensal, semanal ou diária da remuneração pega aos trabalhadores de uma instituição. Toda empresa no Brasil tem a obrigação legal de prepara-la, contendo: o nome dos funcionários, a indicação do cargo; a divisão dos funcionários por categoria de contribuição á previdência: segurado empregado, trabalhador avulso ou contribuinte individual; o nome das funcionarias em gozo de salário-maternidade; as partes integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e o numero de quotas de salários-família de cada empregado segurado ou trabalhador avulso.

Trata-se de um conjunto de procedimentos trabalhistas efetuado pela empresa para fazer o pagamento ao empregado.

Importação da folha de pagamento

Em uma empresa, folha de pagamento é a soma de todos os registros financeiros: vencimentos, salários, bônus e desconto.

Em contabilidade, folha de pagamento refere-se ao montante pago aos empregados para serviços prestados durante um determinado período de tempo.

O processo para execução da folha de pagamento é de suma importância para o departamento de pessoal, em razão da riqueza técnica que existe para transformar todas as informações do empregado e da empresa num produto final que é a folha de pagamento.

A folha de pagamento, por sua vez, tem função operacional, contábil e fiscal, devendo ser constituída com base em todas as ocorrências mensais do empregado. É a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformado em valores numéricos, através de códigos, quantidades, referências, porcentagens e valores, em resultados que formarão a folha de pagamento.

A folha de pagamento desempenha um papel importante em uma empresa por várias razões.

De um ponto de vista contábil, a folha de pagamento é crucial, porque os salários e encargos sociais afetam consideravelmente o lucro da empresa e é regulamentado na legislação de cada país, ou melhor, segue uma normalização, implicando direitos e deveres.

Frequências da folha de pagamento

As empresas normalmente geram sua folha de pagamento em intervalos regulares, para gerar uma renda que tenha regularidade.

A regularidade dos intervalos, porém, varia de empresa para empresa e, por vezes entre as diversidades trabalho dentro de uma determinada empresa.

Os intervalos na sua maioria são de regularidade: diária, semanal, bissemanal (uma vez a cada duas semanas), semimensal (duas vezes por mês ) e mensal. Algumas empresas fazem um adiantamento do valor líquido a ser recebido pelo empregado, que será descontado na data oportuna do pagamento.

Contabilização

Na folha de pagamento, constam valores como:

• Salários dos funcionários;

• Férias;

• 13º salario;

• INSS e IRRF descontados dos salários;

• Aviso prévio;

• Desconto relativo ao vale transporte e as refeições;

• Verbas pagas por ocasião da rescisão de contrato de trabalho;

• FGTS.

A contabilização da folha de pagamento de salários deve ser efetuada observando-se o regime de competência, ou seja, os salários devem ser contabilizados no mês de referencia, ainda que o seu pagamento seja feito no mês seguinte.

Geralmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte, exceto em casos de acordos ou convenções coletivas estabeleceram prazos diferentes.

Em obediência ao regime de competência, os valores relativos ás férias e ao 13º salário devem ser apropriados pela empresa mensalmente, efetuando-se a provisão para o pagamento dessas verbas. Caso contrário, esses valores serão apropriados como custo ou despesa quando ocorrer o respectivo pagamento.

Classificação contábil

Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos classificam-se como despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrativas, e como custo de produção e os alocados na execução de serviços objeto da empresa.

Lançamentos contábeis

Provisão de salários e aviso prévio indenizado:

D- folha de pagamento (resultado)

C- salários e ordenados a pagar (passivo circulante)

Valor da contribuição ao FGTS:

D- FGTS sobre folha de pagamento (resultado)

C-FGTS a recolher (passivo circulante)

Despesa com INSS- encargos da empresa:

D-INSS- folha de pagamento (resultado)

C-INSS a recolher (passivo circulante)

Valor da contribuição sindical, INSS sobre salários, 13º salários e IRRF descontados do empregado:

D-Salários e Ordenados a pagar (passivo circulante)

C- contribuição Sindical a recolher (passivo circulante)

C-IRRF a recolher (passivo circulante)

C- INSS a recolher (passivo circulante)

Valor do vale transporte descontado do empregado:

D- salários e ordenados a pagar (passivo circulante)

C- Vale transporte (conta de resultado)

Plano de alimentação do trabalhador deduzido do empregado:

D-Salários e Ordenados a pagar (passivo circulante)

C-Programa de alimentação dos empregados (conta de resultado)

Discriminação

Na folha de pagamento, deverão estar discriminados:

• O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado,