Gerenciamento De Projetos

Gerenciamento de Projetos

O Gerenciamento de Projetos é um ramo das Ciências Gerenciais que trata do planejamento e controle de projetos, utilizando-se de habilidades e dos conhecimentos das boas práticas e ferramentas. Porém, uma boa prática não significa que o conhecimento e as práticas devem ser aplicados uniformemente a todos os projetos sem considerar se serão ou não apropriados.

De forma resumida, pode-se dizer que gerenciar um projeto significa planejar a sua execução antes de iniciá-la e, a seguir, acompanhar a sua execução. Na fase de planejamento do projeto são estabelecidos os seus principais fatores: as metas, a definição do escopo e das tarefas a serem realizadas, além do seu sequenciamento em função dos recursos necessários e disponíveis.

Controlar um projeto significa medir o seu progresso e o seu desempenho, utilizando-se de um sistema ordenado preestabelecido. Sempre que necessário, devem ser tomadas ações corretivas para se manter a linha estabelecida. A grande vantagem de se administrar bem um projeto é que a sua execução não se diferenciará significativamente do que foi planejado. E um planejamento bem elaborado significará um projeto executado no prazo e com o custo adequado, dentro da melhor qualidade possível.

Todo projeto deve possuir um escopo de trabalho bem definido, prazos para início e fim claramente estabelecidos, um orçamento e a definição do nível de desempenho a ser atingido. Porém, pode-se afirmar que um projeto é um trabalho único e temporário. Temporário porque ele tem um fim e esse fim somente é atingido quando se alcançam os objetivos do projeto. Se o projeto não possui um objetivo claramente definido, ele corre o risco de não atingir o seu principal objetivo que é gerar resultados e trazer lucro para a organização. Ser único significa que um produto ou serviço produzido ao final de um projeto será de alguma forma, diferente de todos os outros produtos ou serviços gerados em projetos semelhantes. Por ser único e não ter sido produzido antes, um projeto traz consigo muitas incertezas e riscos, principalmente no seu inicio, e por essa razão deve ser elaborado e gerenciado de forma progressiva. Essa característica de alto risco é o que aproxima o conceito de projeto do conceito de inovação.

Os Riscos Inerentes ao Projeto

Os riscos são inerentes a qualquer projeto, sendo que no inicio os riscos serão maiores em função da necessidade do cumprimento dos objetivos do projeto. À medida que o tempo vai passando os riscos diminuem, mas em contrapartida, o que se construiu ou realizou do projeto começa a correr o risco de sofrer retrabalhos, o que aumentaria os custos do projeto. Por essa razão, todo o projeto deve ser gerenciado, aplicando-se conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, de forma a atingir os resultados esperados. Portanto, gerenciar projetos envolve pessoas, processos e ferramentas.

A inovação é o instrumento que garantirá a sobrevivência futura de muitas empresas, oferecendo vantagens competitivas no mercado. Inovar está intimamente ligado a fazer algo novo. E tudo que é novo e desconhecido envolve riscos. Por isso, a inovação está muito associada às ferramentas de gestão de projetos.

ESTUDO DE CASO: Falhas no Gerenciamento de Projetos

O estudo de caso aqui apresentado se baseia em um projeto real, doravante chamado de “Projeto TECNOLÓGICO”, onde foi possível verificar uma série de falhas de gestão por não serem observadas as boas práticas e os processos de gerenciamento do PMBOK. Sem ferir a ética profissional, este estudo apresenta as experiências vividas durante esse projeto, citando os erros mais recorrentes durante o processo de gestão, com exemplos fortes do que não se deve deixar que aconteça , sob pena de fracasso técnico e financeiro do projeto.

O projeto em questão tinha como objetivo principal o fornecimento de equipamentos e serviços para a implantação de alguns recursos tecnológicos em uma máquina de manuseio de materiais, tais como sensores para monitoramento de sua posição no pátio de estocagem, transmissão de dados e imagens via sinal de rádio modem (wireless) e a operação remota (sem operador embarcado) em modo automático.

Para exemplificar, são descritas a seguir as relações diretas dos problemas ocorridos no Projeto TECNOLÓGICO com as principais áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos:

Gerenciamento da Integração

O gerenciamento do processo de integração cuida da estratégia do projeto, sua iniciação e o desenvolvimento do plano de Projeto. Avalia os requisitos dos stakeholders, preparando a inicialização dos outros processos. Gerencia as interações entre os processos, e a antecipação e o gerenciamento de mudanças. Inclui também a conclusão dos processos e obtenção de feedbacks.

No Projeto TECNOLÓGICO ocorreram falhas na gestão de mudanças, principalmente na atualização da documentação do projeto. As alterações ocorridas durante a fase de elaboração e execução do projeto foram mal conduzidas, gerando documentos com mesmo índice de revisão e conteúdos diferentes, mostrando que não houve um controle efetivo na revisão e emissão de documentos. Isso gerou retrabalhos e extensão do prazo de algumas atividades importantes.

Gerenciamento do Escopo

O gerenciamento de escopo inclui os processos necessários para garantir que o projeto considere somente o trabalho necessário para sua finalização com sucesso, e nada mais que isso. O gerenciamento do escopo está relacionado principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto (PMBOK, 2008).

Este processo começa com a definição das linhas gerais sobre o produto, passando pela documentação das características do produto, identificação e documentação das atividades e etapas necessárias para se alcançarem os objetivos do Projeto. Inclui também o controle das atividades e o controle do trabalho efetivamente realizado no Projeto. Tais informações são contidas na WBS (Work Breakdown Structure), também conhecida como EAP (Estrutura Analítica do Projeto). O objetivo de uma WBS ou EAP é identificar os produtos, serviços e resultados a serem alcançados em um projeto. Assim, tal documento serve como base para a maior parte do planejamento de projeto.

Contrariando este importante