Gestao Da Qualidade

4. MANUAL DA QUALIDADE (MQ)

O Manual tem a finalidade de descrever o Sistema de Gestão implantado ou em implantação e padronizar as ações relativas à qualidade, tornando-as independentes dos critérios e experiências de diferentes empregados. É um documento de natureza estratégica.

Nesse Manual, a empresa apresenta a sua Política da Qualidade, a sua estrutura organizacional (organograma, atribuições, responsabilidades, etc.), a interação dos processos da organização e os procedimentos que indicarão a forma como a organização trabalhará para atender aos requisitos da norma que ela está adotando. Deve ser estabelecida uma metodologia documentada para a revisão e distribuição de cópias do Manual.

5. PROCEDIMENTOS SISTÊMICOS (PS)

A documentação de 2º nível, chamada de procedimento, trata das atividades executadas por um órgão que tem relação com os demais órgãos. É um documento de cunho gerencial. Algumas empresas chamam o 2º nível de Normas.

Os procedimentos sistêmicos são rotinas documentadas que orientam a execução de atividades. A ausência de um procedimento ou a sua execução incorreta afetará a qualidade do produto ou serviço. Um procedimento geralmente especifica:

• o propósito e o escopo de uma atividade;

• que deve ser feito;

• quem executará as ações;

• quando e onde as ações acontecerão;

• como, com quais ferramentas e com quais instruções;

• de que forma as atividades serão registradas e controladas.

A apresentação do procedimento deve seguir uma seqüência que facilite sua utilização pelo usuário. As ações devem ser apresentadas na ordem em que elas ocorrerão. O procedimento deverá ser claramente identificado.

É essencial, para o funcionamento, que haja credibilidade quanto ao uso dos procedimentos. É preciso evitar a todo custo, ou reduzir ao mínimo, qualquer by-pass aos procedimentos. O exemplo dos altos dirigentes é essencial. Sempre que for identificada a necessidade de agir de forma diferente do procedimento, este deverá ser revisto antes. O Sistema de Gestão implantado deve prover a agilidade necessária para a revisão dos documentos.

É necessário estabelecer uma sistemática para registrar a aprovação de um procedimento. Isso é também necessário para a manutenção do histórico das suas revisões. Uma das maneiras é a realização de uma reunião com elaboração de uma ata, que será mantida em arquivo.

6. PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS (PO)

Procedimento Operacional (ou documentação de 3º nível) é o nome genérico dado aos documentos que detalham a forma de execução das tarefas. Ele responde basicamente à questão como fazer?, e deve também relacionar as ferramentas/métodos utilizados e a forma de registrar os resultados. Ela define parâmetros técnicos e outros dados em detalhe.

Infelizmente, é comum encontrar procedimentos operacionais incompletos, desatualizados, com indexação confusa, difícil de utilizar. Esses procedimentos