Metodologias Ágeis de Reunião

Reunião

Como otimizar suas reuniões

• Planejamento

Fazer um planejamento antes de agendar  sua reunião vai facilitar a vida de todos os envolvidos. Levante os assuntos que precisam ser discutidos, avise as pessoas com antecedência e procure uma data e horário que não prejudique ninguém.

• Pautas

Feito o planejamento, é hora de elaborar as pautas que serão discutidas durante o encontro. Destrinche os principais assuntos e faça apontamentos importantes para não esquecer depois. Esta ferramenta vai te ajudar muito na hora de conduzir a reunião.

• Condutor

O condutor vai assegurar que todo planejamento seja cumprido e as pautas trabalhadas de forma correta ao longo da reunião. Além disso, ele também será responsável por organizar os assuntos discutidos para que não haja dispersão e gasto desnecessário de tempo.

• Participantes

Cada pasta tem vários tipos de personalidades presentes nas reuniões. Assim, existem membros tranquilos, apressados, que tentam dominar cada assunto para impor-se aos demais, retraídos que só escutam e não falam e outros tipos. Para facilitar a integração de todos, envolva e engaje cada participante na realização dos objetivos da reunião.

• Acalme os apressados e dominadores;
• Faça perguntas aos mais tímidos e introspectivos;
• Coordene o espaço e tempo de cada um;
• Anote o que vai sendo dito resumidamente.

Assim, você terá um resumo da reunião para cobrar encaminhamentos e os participantes terão mais responsabilidade com os compromissos que fazem.

• Itens de Ação

Agir em função do que for produzido na reunião é o objetivo. Para conseguir isso da equipe, pontue a reunião com itens de ação específica. Nomeie a ação e defina o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele item. Coloque uma data para a consecução do item e diga o que constitui a conclusão do item da ação, fazendo uma espécie de acordo.

• Tempo

Controlar o tempo da reunião é um fator muito importante para garantir a eficiência. Quando os participantes ficam cientes disso, acabam colaborando com discurso mais direto e prático. Além disso, essa ação contribui para que todos consigam dar continuidade a sua rotina e aos trabalhos que precisam ser entregues.

• Anotações

A palavra se perde ao longo de tantos assuntos que precisam ser tratados. Anote os principais tópicos e decisões abordadas durante o encontro, montando uma espécie de “resumão” e repasse para todos os participantes.

• Reunião Seguinte

É importante sinalizar a data da próxima reunião ou, pelo menos, aproximadamente.

Tipos de Reuniões

Treinamento - Novos Membros; Informativa - Repasse; Criativa - BrainStorm; Desenvolvimento de Habilidades - Capacitações; Tomada de Decisões; Avaliação de Membros - Feedbacks; Desenvolvimento de Atividades.

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PLUS: 5 Porquês

Geralmente as pessoas costumam atuar no efeito, ou seja, na consequência ou resultado do problema ao invés de atuar na sua verdadeira causa, o que torna a atuação ineficaz, levando o problema a se repetir.

O 5 Porquês é uma ferramenta que consiste em perguntar 5 vezes o porquê de um problema ou defeito ter ocorrido, a fim de descobrir a sua real causa, ou seja, a causa raiz.