Disciplina: Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders em Projetos
Módulo: 3
Aluno:
Turma: 1
Tarefa: Estudo de empresa W
Introdução
Projeto é um esforço temporário destinado a gerar um novo produto, serviço ou resultado (PMI, 2013a). Isso significa que, ao final de um projeto bem-sucedido, algo novo vai surgir. Pode-se dizer que esse algo novo é uma mudança em relação à situação anterior. Essa mudança pode agradar ou desagradar, em maior ou menor grau, àqueles que são afetados por ela, sendo esses chamados de stakeholders. Segundo o PMI, stakeholder é um ser humano, grupo de pessoas ou uma organização que pode afetar, ser afetada ou sentir-se afetada por uma decisão, atividade ou resultado oriundo de um projeto. Esses stakeholders podem ser internos ou externos ao projeto, e podem estar envolvidos ativamente ou passivamente, ou ainda não estar ciente do projeto (PMI, 2018).
Saber analisar o ambiente e conseguir identificar os stakeholders corretamente, criando as condições para se comunicar com eles são ações essenciais para que se consiga obter o sucesso, uma vez que é fato que a maior parte do tempo gasto por um gerente de projetos é relacionado com a comunicação com os mais variados tipos de stakeholders (Neto, 2013).
No trabalho a seguir, abordaremos um projeto em que a empresa W foi designada para gerencia-lo. Contratada pelo Departamento de Desenvolvimento Econômico, Científico e de tecnologia do Estado (DECTE) para gerenciar o projeto de implementação de um Parque de ciências no Estado do Pará, este que terá a missão de fornecer conhecimentos, infraestrutura e serviços necessários para o crescimento e fortalecimento das empresas locais de tecnologia intensiva. Neste parque, espera-se que sejam encontrados projetos inovadores que possibilitem a melhoria deste segmento, estes projetos passaram por toda uma etapa de estudo até serem implantados e promovidos. Para garantir o sucesso desse projeto será realizada uma análise de alguns dos stakeholders envolvidos.
Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para realização do projeto, tendo como foco principal o gerenciamento de stakeholders
Identificação Stakeholders:
ID
STAKEHOLDERS
INTERESSE NO PROJETO
GRAU DE PODER
GRAU DE INTERESSE
PAPEIS
A
Universidade do Estado (Unest)
Realização de Pesquisas, desenvolvimento e inovação em seu campus.
7
10
Beneficiário da implementação bem-sucedida do projeto
Consultado e envolvido durante todo o projeto
B
Ministério da Ciência e Tecnologia (MCT)
Desenvolver a região
10
8
Autoridade sobre recurso
Consultado e envolvido sob demanda
Envolvido na entrega dos resultados e na sua implementação
C
Prefeitura
Capitalizar Tributos com o crescimento e fortalecimento das empresas locais
4
10
Beneficiário da implementação bem-sucedida do projeto
Consultado e envolvido sob demanda
D
Fundo de Estudos e Projetos (FEP)
Desenvolver a região, porem no âmbito Técnico-Científico
10
8
Autoridade sobre recurso
Revisão e auditoria da qualidade do processo e resultado
E
Departamento de Desenvolvimento Econômico, Científico e de Tecnologia do Estado (DECTE)
Levar para o estado, infraestrutura e os serviços necessários para o crescimento e fortalecimento das empresas locais de tecnologia intensiva
9
10
Beneficiário da implementação bem-sucedida do projeto
Consultado e envolvido sob demanda
Responsável pela implementação global do projeto
F
Empresas locais
Inovar tecnologicamente seu processo
4
10
Beneficiário da implementação bem-sucedida do projeto
Consultado e envolvido sob demanda
Grau de poder e interesse: conforme uma escala que varie de 0 (baixo) a 10 (alto)
Plano de gerenciamento para os stakeholders:
Planejar o engajamento dos ‘stakeholders’ é responsável pela criação de estratégias para engajar as partes interessadas do projeto, com base nas suas expectativas e interesses, e também no seu potencial impacto no projeto. Um benefício bem importante desse processo é o fornecimento de um plano de ação para interagir com eficácia com os stakeholders. Ele acontece periodicamente ao longo do projeto, conforme for necessário. A questão-chave desse processo é conseguir identificar a estratégia adequada para atuar com esses stakeholders, de forma que fatores como a personalidade e as suas expectativas devem ser levadas em conta.
Uma ferramenta muito utilizada nesse processo é a matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas. Essa matriz possui as seguintes classificações:
Inconsciente – sem conhecimento do projeto e impactos potenciais.
Resistente – cientes dos impactos potenciais do projeto, mas resistentes a quaisquer mudanças que possam ocorrer como resultado do trabalho ou dos resultados do projeto. Essas partes interessadas não apoiarão o trabalho ou as saídas do projeto.
Neutro – cientes do projeto, mas não apoiam nem resistem.
Apoiador – cientes do projeto e dos impactos potenciais e apoiadores do trabalho ou de seus resultados.
Favorável – cientes dos impactos potenciais do projeto e engajados para garantir o seu êxito.
Nível de envolvimento Stakeholders:
[pic 2]
Estratégia de Gestão:
ID
STAKEHOLDERS
Possíveis Reações
Aumentar o apoio e reduzir resistências
Data
Comentários
A
Universidade do Estado (Unest)
Divergência com o Cronograma e possíveis discordâncias da reitoria com o alguma etapa de projeto
Enviar relatórios atualizados com o cronograma periodicamente, envolver a reitoria em tomadas de decisão
Mensal
Fundamental para o sucesso do projeto
B
Ministério da Ciência e Tecnologia (MCT)
Projeto longo, pode haver mudança do ministro da pasta
Enviar relatórios atualizados com o status do projeto, uma vez por trimestre enviar um membro da equipe de projeto para dar um overview do projeto
Trimestral
Como se trata de órgão público, manter a proximidade é fundamental para obtenção de sucesso no projeto
C
Prefeitura
Projeto longo, pode haver mudança do prefeito
Enviar relatórios atualizados com o status do projeto, mensalmente enviar um membro da equipe de projeto para dar um overview do projeto
Mensal
Como se trata de órgão público, manter a proximidade é fundamental para obtenção de sucesso no projeto
D
Fundo de Estudos e Projetos (FEP)
Auditorias
Enviar relatórios financeiros e status do projeto, o fluxo de caixa deverá estar em acordo com cronograma físico x financeiro
Mensal
Projeto deverá estar adequado ao compliance
E
Departamento de Desenvolvimento Econômico, Científico e de Tecnologia do Estado (DECTE)
Divergência de alguma legislação, Projeto longo, pode haver mudança de gestor
Equipe de projeto fará uma análise prévia, onde apontará alguma possível divergência legislativa, Enviar relatórios atualizados com o status do projeto, mensalmente enviar um membro da equipe de projeto para dar um overview do projeto
Mensal
Fundamental para o sucesso do projeto
F
Empresas locais
Apenas vislumbrar lucro e não contribuir o desenvolvimento social de região
Elaborar acordos contratuais com obrigações sociais
Mensal
Monitorar a evolução dos acordos firmados com a sociedade local
...
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