O Gerenciamento de Aquisições em Projetos

Atividade individual

        

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Aquisições em Projetos	Módulo: 6
Aluno:	Turma:
Tarefa: Formular o documento de solicitação de propostas para uma contratação
DOCUMENTO DE SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS
Procurement Model Canvas®
[pic 3]
Tipo de contrato utilizado
Para este projeto foi escolhido o contrato de preço fixo (lump sum), ou seja, um preço fixo para toda a consultoria, desenvolvimento, treinamento e acompanhamento do projeto, pois o escopo é elaborado juntamente com o fornecedor e definido no contrato, com prazo de entrega, preço e qualidade dos trabalhos executados. Os pagamentos serão realizados 15 dias após o cumprimento de cada etapa, sendo: 30% de entrada após aceite do contrato; 15% para a 1º entrega; 15% para a 2º entrega; 20% para a 3º entrega; 20% para a 4º entrega;
Riscos da contratação e consequentes respostas
Riscos Impacto Prioridade Resposta Atraso na entrega do projeto Alto Alto Mitigar Adicionar horas extras para não atrasar entregas futuras. Falha na definição do escopo Alto Alto Mitigar Executar uma definição de escopo mais apurada, tendo maior qualidade na especificação do que será contratado Falta de agenda do fornecedor Alto Médio Transferir Cláusula garantindo os prazos de atendimento. Orçamento maior que o previsto Médio Alto Aceitar Analisar o escopo e ver o que pode ser deixado para uma segunda rodada.
Request For Proposal
1 – Introdução A Fernandez S/A Indústria de Papel, é uma empresa brasileira situada na cidade de Amparo-SP. Fabricando papel, chapa de papel ondulado e caixa de papel ondulado, utilizando matéria prima 100% reciclada desde 1971. Atualmente a empresa utiliza o Protheus (ERP desenvolvido pela Totvs) em sua versão 12.1.17, sendo que esta não mais terá suporte do fabricante a partir de 1º de janeiro de 2020. Também integrado ao Protheus, utilizamos os sistemas TrimBox e TrimPaper (ambos desenvolvidos pela empresa Símula), os quais são responsáveis por todo o gerenciamento do chão de fábrica. Este projeto tem como objetivo, atualizar a versão do Protheus para sua última disponível (12.1.25), e corrigir alguns processos de integração entre Protheus e TrimBox e TrimPaper, bem como criar novas rotinas e personalizações, afim de utilizarmos mais as duas soluções de chão de fábrica. 2 - Escopo Upgrade de versão para Totvs 12 – release 12.1.25 - Criação de ambiente de Homologação: este ambiente será utilizado durante todo o projeto; - Upgrade ambiente de Homologação: atualização para a release 12.1.25; - Ajustes técnicos nos fontes atuais de integração: na nova release do ERP algumas funcionalidades na linguagem de programação foram modificadas, fazendo com que o fonte de releases anteriores não funcionem corretamente, tendo que serem revisados; - Revisão e desenvolvimento das interfaces: criação de uma nova interface para apontamento de refugo (item 2.1), criação de uma interface de Ordem de Separação (item 2.2) e revisão das interfaces existentes (item 2.3); - Ajustes e validações técnicas no ERP: checagem das parametrizações; - Testes integrados/Homologação; - Treinamento para os key users das novas funcionalidades; - Upgrade – ambiente de Produção; - Acompanhamento após virada de versão; A contratada deverá fornecer consultoria especializada no ERP Protheus, para atualização de versão, revisão e desenvolvimentos das interfaces de integrações, corrigindo os erros e falhas do processo de integração, e treinamento para os key users sobre as novas funcionalidades. 2.1 – Interface de apontamento de refugo Criação de uma interface de apontamento de refugo para o papel. Para esta interface, pode-se utilizar a mesma interface de apontamento de produção, em que já tem todos os campos de informações necessárias para a integração entre os sistemas. Será preciso acrescentar um novo tipo de apontamento RF (refugo), pegando as quantidades refugadas nos sistemas de chão de fábrica, e apontando nesta interface utilizando esse tipo. Para todo o apontamento, deve-se criar um estorno, contendo as mesmas informações do registro de apontamento, mas com o campo estorno igual a SIM. 2.2 – Interface de Ordem de Separação Atualmente é realizado o processo de Ordem de Separação nos sistemas de chão de fábrica, e após o carregamento dos caminhões e a carga liberada, é refeito este processo novamente no Protheus. Esta interface é pensando na eliminação deste retrabalho, pois assim quando a carga for liberada nos sistemas de chão de fábrica, automaticamente já venha para a interface os registros, para que o sistema Protheus possa checar e importar estas informações, evitando assim um retrabalho. Para esta interface deve ser observada as seguintes regras: - Não pode subir registros para a interface antes que a carga esteja completamente liberada; - Após a carga liberada, os registros têm que subir para a interface, com o status de “liberado”; - Para cada Ordem de Separação, é obrigatório o apontamento da placa do veículo que estará fazendo o transporte; - Após o envio dos registros para a interface, não será permitido fazer alteração nos registros apontados, sem antes estornar estes apontamentos. 2.3 – Revisão das interfaces existentes Revisar as interfaces existentes, sendo elas: - Apontamento de produção: alguns registros não estão sendo importados; - Apontamento de requisição: alguns registros não estão sendo importados e outros acabam subindo em duplicidade; 3 – Escopo não incluído Não estão previstas, no escopo deste projeto, suporte às adequações nos processos ou na operação das rotinas no software Símula. Caso estas atividades, novos desenvolvimentos ou ajustes de interfaces por parte do Símula sejam necessários estes deverão ser contratados junto ao respectivo fornecedor ou canal indicado 4 – Prazos para as entregas Período de seleção Envio da RFP: 23/09/2019 Envio de dúvidas/questões: 04/10/2019 Envio das propostas: 07/10/2019 Divulgação do resultado: 11/10/2019 Ajuste dos contratos e termo de confidencialidade: 17/10/2019 Assinatura do contrato: 18/10/2019 Período de execução do projeto: 10/12/2019 5 – Responsabilidade do cliente Fornecer mesa, cadeira, energia, banheiro, água e refeição para a consultoria. Em caso de trabalhos fora do local da empresa, deverá ser fornecido hospedagem se necessário. Fornecer key users para testes e validações. 6 – Tipo de contrato Para este projeto foi escolhido o contrato de preço fixo (lump sum), ou seja, um preço fixo para toda a consultoria, desenvolvimento, treinamento e acompanhamento do projeto, pois o escopo é elaborado juntamente com o fornecedor e definido no contrato, com prazo de entrega, preço e qualidade dos trabalhos executados. 7 - Clausulas relevantes - Os pagamentos serão realizados sendo: 30% de entrada após aceite do contrato; os demais pagamentos serão realizados 15 dias após a entregas das fases, sendo 15% para a 1ºentrega, 15% para a 2º entrega, 20% para a 3º entrega e 20% para a 4º entrega. - A contratante disponibilizará um programador interno com os conhecimentos do processo, exclusivo para o apoio ao desenvolvimento dos trabalhos da contratada. - Todas as responsabilidades pelos novos desenvolvimentos de fontes e rotinas fica exclusiva da contratada, sendo ela responsável por qualquer dano que possa vir a ocorrer, se responsabilizando pelos prejuízos causados a contratante. - Quais quer mudanças no escopo do projeto, devem ser comunicadas as partes envolvidas, que analisaram as mudanças solicitadas, verificando o possível impacto no desenvolvimento dos trabalhos e no prazo de entrega do projeto. Sendo o custo dessas mudanças negociados até o final do projeto. - A contratada assinará um acordo de confidencialidade, que vigorará por prazo indeterminado, comprometendo-se Parte Receptora a resguardar e a manter absoluto sigilo em relação aos documentos e informações que vier a receber da Parte Reveladora, inclusive após a rescisão do contrato de prestação de serviços mantido entre as partes. - No tocante a eventual responsabilidade da empresa contratada decorrente de vício ou defeito na prestação dos Serviços, estará sujeita a efetuar todas as correções devidas, desde que notificada no prazo de até 3 meses após a entrega completa do produto. 8 – Pré-requisitos A contratada deve ter expertise na administração do sistema Protheus, bem como ter os consultores registrados e com as devidas documentações em dia. A contratada deve disponibilizar o contato de um gerente do projeto para acionamento em qualquer horário caso haja necessidade. 9 – Critérios classificatórios Proposta entrega no prazo – Peso 5 Conhecimento do negócio – Peso 5 Conhecimento tecnológico – Peso 5 Nível de qualidade – Peso 10 Consultores Sênior – Peso 10 Consultores Pleno – Peso 5 10 – Esclarecimento de dúvidas e visita técnica As dúvidas referentes ao projeto poderão ser tiradas até o 04/10/2019, bem como as visitas técnicas para conhecer os processos internos e ter uma visão mais detalhada para a elaboração da proposta. 11 – Formatação e prazo para a proposta O envio das propostas até 07/10/2019. A entrega deverá ser feita por e-mail. Juntamente com a proposta comercial, o participante deverá entregar a ficha cadastral de sua empresa. 12 – Quadro resumo do preço Os preços apresentados nesta proposta, devem ser os finais, inclusos todos os impostos e taxas vigentes na data de sua apresentação. Ainda é requisito que cada proponente apresente o valor/hora da consultoria. Os pagamentos serão realizados 15 dias após o cumprimento de cada etapa, sendo: 30% de entrada após aceite do contrato; 15% para a 1º entrega; 15% para a 2º entrega; 20% para a 3º entrega; 20% para a 4º entrega;
Referências bibliográficas
Xavier, Carlos Magno da Silva - Gerenciamento de aquisições em projetos / Carlos Magno da Silva Xavier...[et al.]. – 4. ed. – Rio de Janeiro: FGV Editora, 2018. O que é uma RFP (Request for Proposal)? Como elaborá-la?. FM2S. Disponível em: < https://www.fm2s.com.br/o-que-e-uma-rfp/>. Acessado em: 19 out 2019. Como elaborar uma RFP (Request for Proposal). EFAGUNDES. Disponível em: < https://efagundes.com/artigos/como-elaborar-uma-rfp-request-for-proposal/>. Acessado em: 19 out 2019. A importância do Strategic sourcing e a elaboração das RFX. Administradores. Disponível em: < https://administradores.com.br/artigos/a-importancia-do-strategic-sourcing-e-a-elaboracao-das-rfx>. Acessado em: 20 out 2019.

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