O MAPEAMENTO DE PROCESSO E FLUXOGRAMA DO SETOR DE PLANEJAMENTO GRÁFICO DA IMPRENSA UNIVERSITÁRIA (IU) DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ (UFC)

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO

PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS

CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO DA QUALIDADE

NEUZIR FRANK BEZERRA

MAPEAMENTO DE PROCESSO E FLUXOGRAMA DO SETOR DE PLANEJAMENTO GRÁFICO DA IMPRENSA UNIVERSITÁRIA (IU) DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ (UFC)

FORTALEZA

2018

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NEUZIR FRANK BEZERRA

MAPEAMENTO DE PROCESSO E FLUXOGRAMA DO SETOR DE PLANEJAMENTO GRÁFICO DA IMPRENSA UNIVERSITÁRIA (IU) DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ (UFC)

Artigo apresentado ao Curso de Tecnologia em Gestão da Qualidade da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para a obtenção do grau de tecnólogo em Gestão da Qualidade.

Orientador: Professor Dr. Yvantelmack Dantas

FORTALEZA-CE

2018

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RESUMO

Este trabalho partirá da análise de um fluxo produtivo, tendo em vista a necessidade de uma ação focada na otimização do processo de editoração de livros, contribuindo para o desenvolvimento deste setor da Imprensa Universitária da Universidade Federal do Ceará. Para tanto, utilizou-se o mapeamento de processos, que estrutura a sequência de trabalho a ser desenvolvida e o fluxograma como uma ferramenta da qualidade de fácil visualização e entendimento das etapas do processo. O objetivo é sugerir alterações no atual fluxo de serviço de modo a auxiliar o gestor na identificação de gargalos e consequentemente na tomada de decisão. A metodologia utilizada será um estudo de caso, baseada na observação da rotina de trabalho e entrevista semiestruturada com os servidores. Após a ordenação das etapas através do mapeamento de processos e da criação do fluxograma, conclui-se com a proposta de padronizar os processos com base nas ferramentas da qualidade para conseguir o melhor rendimento, a fim de garantir a eficiência, a eficácia e a qualidade do produto.

Palavras-chave: Mapeamento de processos. Fluxograma. Planejamento gráfico. Gestão de processo.

        

ABSTRACT

This work will start from the analysis of a productive flow, considering the need for an action focused on the optimization of the book publishing process, contributing to the development of this sector, using the process mapping, which structures the work sequence to be developed and the flowchart as a quality tool for easy visualization and understanding of process steps. The objective is to implement management systems that assist the manager in identifying bottlenecks and, consequently, in making decision. The analysis of the production process will start from the receipt of a work order (OS) and will end in the delivery stage of the final file. The methodology used will be a case study, based on observation of the work routine and conversation with the servers. After ordering the steps through process mapping and flowchart creation, it concludes with the proposal to standardize processes based on quality tools to achieve the best yield in order to ensure product efficiency and quality.

Keywords: Process mapping. Flowchart. Graphic planning. Process management.

1. INTRODUÇÃO

A partir do início do século XXI, as organizações vêm sofrendo transformações em seu ambiente de trabalho de maneira mais rápida. Por esta razão é preciso estar sempre se atualizando para não ficar ultrapassado.

Segundo Hammer (1996), a organização orientada por processos está surgindo como a forma organizacional dominante para o século XXI. Desta forma é preciso abandonar práticas antigas e se adaptar a novas práticas de gestão de processos.

No serviço público a adaptação a novas práticas ainda é difícil, devido à resistência de alguns servidores à implantação de novas culturas de trabalho, porém não é por isso que vamos deixar de disseminar novas ideias e agir em prol da melhoria contínua dos processos.

O objetivo principal deste artigo é propor melhorias no fluxo produtivo e traçar um plano estratégico para efetivá-las. Fitamos a otimização das etapas do processo, por meio da utilização de ferramentas da qualidade, mapeamento de processos e fluxograma, que irão contribuir para o desenvolvimento do setor de planejamento gráfico. Este trabalho foi realizado no setor de planejamento gráfico da Imprensa Universitária da Universidade Federal do Ceará, localizada na Avenida da Universidade, 2932 – fundos, Campus Benfica.

Como metodologia, adotamos o estudo de caso, focado em uma investigação de forma aprofundada e determinada a explorar as etapas do setor de planejamento gráfico, tendo como primícias a otimização do processo produtivo.

Diante das dificuldades encontradas pelo setor de planejamento gráfico da Imprensa Universitária para melhorar seu desempenho em gestão de processo, este artigo pretende auxiliar na gestão rumo à melhoria contínua do fluxo produtivo.

2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

2.1 Definição de processo

Harrington (1993, p. 10) define processo como: “Qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente interno ou externo. Os processos fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos”. Para Davenport (1994, p. 6-7), processo é

[...] simplesmente um conjunto de atividades estruturadas e medidas destinadas a resultar num produto especificado para um determinado cliente ou mercado. É uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para a ação.

Existem várias definições para processo, então podemos dizer que, para que um processo aconteça, é necessário possuir um fornecedor para alimentar as entradas (inputs) e um cliente para as saídas (outputs) e o processo é constituído por uma ou várias atividades coma a finalidade de satisfazer a necessidade do cliente interno ou externo. A Figura 1 mostra os principais elementos de um processo.

   Figura 1 – Principais elementos de um processo[pic 2]

   Fonte: Elaborada pelo autor.

2.2 Gestão de processos