O que é gerenciamento de projetos

Introdução

Gerência de projetos ou gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos. O conhecimento e as práticas da gerência de projetos são mais bem descritos em termos de seus processos componentes.

Esses processos podem ser classificados em cinco grupos de processo (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento) e nove áreas de conhecimento (gerência de integração de projetos, gerência de escopo de projetos, gerência de tempo de projetos, gerência de custo de projetos, gerência de qualidade de projetos, gerência de recursos humanos de projetos, gerência de comunicações de projetos, gerência de riscos de projetos e gerência de aquisições de projetos).

Reduzida à sua forma mais simples, a gerência de projetos é a disciplina de manter os riscos de fracasso em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto. O risco de fracasso aumenta de acordo com a presença de incerteza durante todos os estágios do projeto. Um ponto-de-vista alternativo diz que gerenciamento de projetos é a disciplina de definir e alcançar objetivos ao mesmo tempo em que se otimiza o uso de recursos (tempo, dinheiro, pessoas, espaço, etc).

A gerência de projetos é freqüentemente a responsabilidade de um indivíduo intitulado gerente de projeto. Idealmente, esse indivíduo raramente participa diretamente nas atividades que produzem o resultado final. Ao invés disso, o gerente de projeto trabalha para manter o progresso e a interação mútua progressiva dos diversos participantes do empreendimento, de modo a reduzir o risco de fracasso do projeto.

1. O que é um Projeto?

Segundo o PMBOK [1] (2004), um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Maximiano (2002) complementa dizendo que um projeto é uma seqüência de atividades com começo, meio e fim programados, que tem por objetivo fornecer um produto singular, dentro de restrições orçamentárias. Neste contexto, projetos são sistemas ou seqüências de atividades finitas, com atividades bem definidas e programadas.

Vargas (1999, pág. 7) classifica um projeto como sendo:

“... um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com inicio, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.”

Cleland (1999) amplia estas definições classificando um projeto como uma combinação de recursos organizacionais, colocados juntos para criarem ou desenvolverem algo que não existia previamente, de modo a prover um aperfeiçoamento da capacidade de desempenho no planejamento e na realização de estratégias organizacionais.

Neste contexto, pode-se concluir que projeto é um conjunto de ações, executado de maneira coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os insumos necessários para, em um dado prazo, alcançar o objetivo determinado. O conceito de organização transitória está diretamente relacionado a um esquema organizacional particular e temporário que somente existe para tornar o trabalho com projetos mais eficiente e intuitivo por parte da organização.

Os projetos atingem todos os níveis organizacionais. Eles podem envolver uma quantidade pequena de pessoas, ou milhares delas. Podem levar menos de um dia ou vários anos. Os projetos, muitas vezes, extrapolam as fronteiras da organização, atingindo fornecedores, clientes, parceiros e governo, fazendo parte na maioria das vezes, da estratégia de negócios da companhia (VARGAS, 1999).

Como exemplos de projetos, podemos citar:

 Desenvolvimento de um novo produto ou serviço

 Efetuar uma mudança de estrutura, de pessoal ou de estilo de uma organização

 Projeto de um novo veículo de transporte

 Desenvolvimento ou aquisição de um sistema de informações novo ou modificado

 Construção de um prédio ou instalação

 Construção de um sistema de abastecimento de água para uma comunidade

 Realizar uma campanha por um cargo político

 Implementação de um novo procedimento ou processo de negócios

 Atender a uma cláusula contratual.

Os projetos atingem todos os níveis organizacionais. Eles podem envolver uma quantidade pequena de pessoas, ou milhares delas. Podem levar menos de um dia ou vários anos. Os projetos, muitas vezes, extrapolam as fronteiras da organização, atingindo fornecedores, clientes, parceiros e governo, fazendo parte na maioria das vezes, da estratégia de negócios da companhia (VARGAS, 1999).

1.1. Projetos, Subprojetos e Programas

Na maioria das vezes um projeto precisa ser subdividido em partes menores, de gerenciamento e controle simplificados, que são chamados de subprojetos. Estes são responsáveis por uma pequena parte do projeto total ou por etapas extremamente específicas do projeto, que podem ser terceirizadas e desenvolvidas por grupos isolados. Um subprojeto não tem sentido se tratado isoladamente (VARGAS, 1999).

Já o termo programa é utilizado apenas quando vários projetos estão reunidos em um conjunto de benefícios ou estratégias comuns, podendo ter vida própria isoladamente. O único objetivo do programa é integrar projetos que têm missões e objetivos comuns. A figura 1 ilustra esta situação.

1.2. O que é gerenciamento de projetos?

A gestão de projetos surge como disciplina no início da década de 1960. Segundo Barcaui (2002), “um dos grandes catalisadores deste acontecimento foi o Departamento de Defesa Americano”, que, no recrudescimento da guerra fria, desenvolvia projetos com elevado grau de complexidade e dispêndio de recursos que não podiam ser executados com as técnicas de gestão existentes. Depois do setor militar, outros segmentos como o da construção, o automotivo, o cinematográfico e o aeroespacial também foram grandes patrocinadores e dinamizadores da disciplina.

O gerenciamento de projetos é a aplicação