Organização de arquivos

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO[pic 1]

SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE RONDÔNIA.

CÂMPUS PORTO VELHO/POLO DE CUJUBIM - RO

Curso de Técnico em Secretária Escolar ― Profuncionário

PROJETO DE DESENVOLVIMENTO NA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E HISTÓRICOS ESCOLARES

Carlos Eduardo da Silva

CUJUBIM/RO

2015

CARLOS EDUARDO DA SILVA[pic 2]

PROJETO DE DESENVOLVIMENTO NA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E HISTÓRICOS ESCOLARES

Planejamento apresentado no Curso de Técnico em Secretaria Escolar, do Pro funcionário, oferecido na parceria IFRO, no Campus Porto Velho/Polo Cujubim, sob a orientação do tutor presencial Patrícia Lima da Silva.

CUJUBIM/RO

2015

SUMÁRIO[pic 3]

1        INTRODUÇÃO        

2        REFERENCIAL TEÓRICO        

3        METODOLOGIA        

3.1        LOCAL DA PESQUISA        

3.2        PÚBLICO-ALVO        

3.3        PROCEDIMENTOS        

4        RECURSOS        

5        CRONOGRAMA        

REFERÊNCIAS        

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1. INTRODUÇÃO

O objetivo deste trabalho é apresentar e discutir métodos e procedimentos para a organização de arquivos históricos escolares, a partir d do projeto em desenvolvimento na escola Municipal de Ensino Fundamental Aluísio Becker, no município de Cujubim em Rondônia.

Preservar e organizar os arquivos escolares, compreendidos como local de memória é fundamental para o estudo dos processos de escolarização, da cultura escolar, entre outros. Tanto na grande como na pequena instituição, o êxito está diretamente vinculado ao conhecimento de dados e informações que não podem ficar ao sabor da memória das pessoas que nelas desenvolvam suas atividades.

Todas as instituições necessitam conservar sua respectiva documentação, em muitos casos até por exigência legal, de modo a possibilitar o uso em qualquer momento em que for preciso. Por essa razão, se torna cada vez mais necessário aprimorar os sistemas de informações e as maneiras de agilizar a sua utilização.

Levando-se em conta as atribuições de produção e guarda da documentação e, de atendimento a todos os componentes da comunidade escolar, inclusive da comunidade externa, a secretaria da Unidade Escolar precisa localizar-se em lugar de fácil acesso. É recomendável que seja um local agradável e de fácil circulação interna, que também facilite o trabalho da equipe, que precisa oferecer pronto atendimento ao público que comparece ao local, com um mínimo de prejuízo sobre as suas outras funções.

Não existe qualquer organização escolar que possa dispensar a montagem de um arquivo, onde a documentação seja localizada de forma racional. Dessa forma, para esta pesquisa será utilizado uma metodologia qualitativa e quantitativa em relação a organização documental, buscando principalmente:

• Gerir a documentação escolar com racionalidade, tanto na sua classificação e organização, quanto em controle de volume específico para cada categoria, buscando evitar acumulo e uso inadequado do espaço destinado a documentação;
• Manter mobiliário limpo e com uma organização racional;
• Local do arquivo deve arejado, seco e limpo, periodicamente.

1. Problema

À medida que cresce o volume de dados e/ou a frequência e a complexidade dos acessos, crescem também os problemas de eficiência do armazenamento dos arquivos e do acesso a seus registros, sendo a sofisticação das técnicas de armazenamento e recuperação de dados uma consequência da necessidade de acesso rápido a registros pertencentes a grandes arquivos ou, simplesmente, arquivos muito solicitados.

1. Justificativas

É muito importante cuidar dos documentos desde o momento de sua geração e gestão. Imprescindível, também, que funcionários, professores e alunos conheçam os cuidados que devem ser dispensados aos documentos que fazem parte das atividades diárias da escola, já que muitos deles podem se tornar históricos.

1. Objetivos

Organizar e padronizar o sistema de arquivos no âmbito escolar, além de ter os objetivos de facilitar as rotinas de trabalho dos funcionários da escola, fornecendo informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitando o acesso aos documentos, preservando a documentação, possibilitando o controle da produção de documentos, colocando à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo. Também tem o poder de servir a história, com o fornecimento de informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história a nível escolar de uma nação.

1. REFERENCIAL TEÓRICO

Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir daí, começou-se a agrupar documentos sistematizando em diferentes formas de acordo com as necessidades de suas atividades cotidianas. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como papel principal a guarda e conservação de documentos cuja importância era fundamental para a sociedade como um todo.

Podemos definir arquivo como o conjunto de documentos reunidos, ao longo das atividades, por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.