Os Indispensáveis Processos Nas Empresas

Os indispensáveis processos nas empresas

Todos os que estudam administração e pretendem trabalhar em uma empresa ou serem empreendedores precisam estar cientes de que devem conhecer os processos, pois não existe nenhum produto ou serviço que não tenha sido, de alguma forma, adotado por uma empresa. E não existiria sentido algum se houvesse um processo empresarial sem, contudo, a oferta de um produto ou serviço para serem gerenciados.

Uma das concepções mais aceitas é de que processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. De uma maneira mais formal, um processo é um grupo de atividades em um sequencia lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes .

A ideia de um fluxo de trabalho com inputs e outputs determinados por um processo e claramente definidos e tarefas discretas, com uma sequência lógica e que, dependem umas da outras, vem da tradição da engenharia. Os inputs podem ser compostos de bens tangíveis (materiais, equipamentos e etc.) e intangíveis (informações e conhecimento). Baseado nessas informações podemos ter a visão de que os processos têm início e final bem determinados.

Há casos em que alguns processos têm um impacto maior que os demais na própria viabilidade da empresa, principalmente com questões que envolvem a sucessão , desenvolvimento dos gerentes e a avaliação do desempenho do pessoal. Por isso, é bem mais interessante organizar os processos por etapas como é o caso, por exemplo, dos processos de modernização empresarial ou de diversificação de negócios e de projetos de consultoria empresarial.

Muitas empresas almejam organizar-se por processos, porém, elas não têm uma noção clara dos passos a seguir e principalmente das providências que devem ser tomadas. Outras se encontram indecisas quanto a que decisão tomar a respeito de sua estruturação por processos. Há também as empresas que não sabem muito bem o que é serem organizadas por processos e as que têm dúvidas se a sua forma organizacional atual é adequada para a gestão por processos.

Durante várias décadas ao longo do século XX a estrutura de nossas organizações manteve-se basicamente a mesma. Ela é resultado da herança da Revolução Industrial inglesa e aperfeiçoada durante o surto industrial americano no começo do referido século. A partir de pressupostos já superados deram embasamento ao surgimento de empresas para dentro de suas próprias atividades, com estruturas hierárquicas pesadas e rígidas.

Quando tentam estruturar-se por processos, muitas empresas percebem que é impossível sobrepor um processo integrado a uma organização fragmentada pelo desenho funcional tradicional. É necessário que as organizações estruturadas por tarefas precisem ser redesenhadas para que funcionem por processos. Não raro, algumas empresas desistem logo depois de alguns passos, por não terem uma noção clara de como prosseguir.

Virtualmente as empresas percebem que é impossível mudar de uma organização de tarefas para outra organizada por processos sem um entendimento claro do que exatamente faz uma empresa funcionar bem e percebem que devem estar de alguma maneira preparadas para fazer negócios. É de suma importância garantir que a empresa não vá tomar iniciativas que desperdicem tempo, esforço e dinheiro.

Grande parte dos processos das áreas não fabris não são reconhecidos de imediato porque são pouco visíveis. Percebe-se que o trabalho nos escritórios e os processos auxiliares ou de suporte pode ajudar muito na identificação dos processos de grande relevância da empresa. Em geral, os processos essenciais estão diretamente associados às regras básicas do negócio.

É importante salientar que a análise dos processos nas empresas implica a identificação das diversas dimensões desses processos: fluxo (volume por unidade de tempo), sequência das atividades, esperas e duração do ciclo, dados e informações, pessoas envolvidas, relações e dependências entre as partes que se comprometem no funcionamento do processo.

Através da ideia de uma hierarquia é possível perceber o quanto ela é fundamental para identificação dos processos essenciais e para a análise sistêmica das organizações. É através dessa ideia que os processos podem ser reunidos em macroprocessos e subdivididos em subprocessos ou grupo de atividades, e o nível de agregação mais conveniente depende do tipo de análise que se pretende fazer.

O foco principal de toda e qualquer empresa é o cliente que está no centro das organizações. Assim sendo, o objetivo final dessas empresas é oferecer ao cliente mais valor, de forma mais rápida e a um custo barato. Entretanto, o grande entrave para isso são justamente as nossas organizações atuais. É necessário aprender a pensar em novas formas de estruturar as empresas. As pessoas envolvidas precisam aprender a compreender o negócio, assumir mais responsabilidades e a trabalhar em equipe. A organização orientada por processos pressupõe que as pessoas devem trabalhar de forma diferente, pois em lugar do trabalho realizado de forma individual e voltado a tarefas, a organização por processos valoriza o trabalho em equipe, a cooperação, a responsabilidade individual e a vontade de fazer um trabalho bem elaborado.

Os organogramas não são adequados para uma análise dos processos de negócios, sobretudo porque não mostram em detalhes como eles funcionam na prática nem como ocorrem na empresa.

Sendo orientada por processos, a organização pressupõe que as pessoas trabalhem de forma diferente. Devido valorizar o trabalho em equipe, a cooperação, a responsabilidade individual e a vontade de fazer um trabalho melhor, a organização deixa de utilizar o trabalho individual e voltado a tarefas. Ela tende a projetar e mensurar cuidadosamente seus processos e fazer com que todos os funcionários compreendam e se responsabilizem por eles, e possibilite o desenvolvimento de um sentimento de “propriedade do processo”. As pessoas cumprem as tarefas determinadas, mas têm uma visão mais ampla e pensam a respeito dos processos.

O processo empresarial é definido como qualquer trabalho recorrente e que afete algum aspecto da capacitação da empresa, possa ser realizado de várias maneiras distintas e com resultados diferentes em termos de custo, valor, serviço ou qualidade e envolva a coordenação de esforços para a sua execução.

Em outro ponto de vista, os processos empresariais são atividades coordenadas que envolvem pessoas,