ROSALINA E O PIANO

Objetivo Geral do Exercício: fomentar a ilustração e esclarecer a abrangência, os desafios e, por que não dizer, a arte e a emoção, por trás do trabalho de condução de um projeto.

Objetivos específicos:

a) Explicar o conceito geral do gerenciamento de projetos.

b) Ilustrar a elaboração dos documentos básicos de um plano de gerenciamento do Projeto.

c) Reconhecer as competências de Gerentes de Projetos.

A dinâmica do caso: “Rosalina e o Piano” preenche uma lacuna instrucional e oferece uma ilustração clara e lúdica, do contexto conceitual e aparato metodológico sugerido pelas boas práticas do gerenciamento de projetos”. Essa dinâmica contempla os seguintes elementos instrucionais: um caso lúdico, um cronograma do projeto elaborado em aplicativo MS-Project, um Plano de Projeto completo baseado no PMI-PMBOK e Questionamentos e reflexões sobre o desenrolar do caso.

Síntese da estória

A estória “Rosalina e o Piano” trata, em resumo, da aplicação da lógica do planejamento e acompanhamento do trabalho de transporte de um piano do 3º subsolo de um prédio para um auditório da empresa JJ&J S/A, localizado no 18º andar, no tempo recorde de menos de um dia. É óbvio que não se trata de um trabalho rotineiro, tampouco fácil, considerando as incertezas inerentes à sua realização e as restrições de tempo requeridas pelo presidente da empresa, Dr. Agenor Rubens, à Rosalina Therezinha, Gerente designada para o Projeto. Ela terá poucas horas (menos de 10 horas) para concluir o transporte do piano até o auditório que, depois de entregue, servirá para ambientação de um happy hour empresarial oferecido pelo presidente aos principais acionistas e clientes da empresa. Rosalina sabe que, durante o evento, o presidente deverá apresentar, informalmente, as intenções de crescimento da empresa para o próximo ano e as linhas mestras de sua gestão administrativa. Reconhece assim que o evento é estratégico e importante para a empresa e que de seu sucesso depende o encaminhamento dos planos de negocio elaborados pelo presidente.

Rosalina dispõe, portanto, de uma visão estratégica do projeto em suas mãos. Sabe o valor do resultado de seu trabalho para a empresa e está ciente de suas responsabilidades, bem como das dificuldades que poderá enfrentar durante a sua execução. Sendo assim, Rosalina usará de todas as suas competências adquiridas como profissional experiente do gerenciamento de projetos, dentro dos princípios éticos, para conseguir o intento de levar o piano, a tempo, ao auditório, mesmo sem nunca ter cuidado de um trabalho semelhante.

Rosalina está absolutamente confortável com a situação e com a demanda que lhe foi solicitada pelo presidente da empresa? Com certeza não! Todo início de projeto se caracteriza por certo grau de incerteza associado aos riscos da operação – e este projeto, especificamente, não haveria de ser diferente. Ela sabe que de seu desempenho na condução do projeto dependerá o sucesso ou insucesso das intenções de comunicação do presidente da empresa para com os acionistas e maiores clientes. Ela sabe ainda que essa solicitação direta do presidente da empresa poderá lhe dar visibilidade profissional – reconhecimento que ela tanto almeja e que poderá contribuir para sua carreira na empresa. Sendo assim, Rosalina pretende tirar proveito de mais essa oportunidade de crescimento e desenvolvimento profissional. Fará o seu melhor para conseguir o intento e ajudar a empresa e as intenções estratégicas o Dr. Agenor Rubens.

Detalhamento da estória

A estória “Rosalina e O Piano” começa numa manhã fria de segunda-feira quando, Rosalina, Gerente de Projetos profissional e experiente da empresa JJ&J S/A, resolve chegar mais cedo ao trabalho para recuar algumas pendências da semana anterior.

Ao chegar ao elevador, no saguão ainda vazio do prédio, Rosalina encontra o Dr. Agenor Rubens, presidente da empresa que, apesar de não lhe ser tão próximo (no organograma funcional), lhe abre um sorriso largo e a acolhe com um abraço caloroso.

Nos poucos segundos seguintes, enquanto o elevador sobe ao 4º andar, Dr. Agenor Rubens explica a Rosalina que estava mesmo à procura dela, por ter sido avisado de suas competências em Gerenciamento de Projetos, e a convida a ocupar-se da liderança da transferência de um piano de calda, atualmente encostado no 3º subsolo do prédio, ao 18º andar, no palco do auditório. Dr. Agenor Rubens explica a Rosalina que o objetivo da transferência é proporcionar um clima agradável numa reunião de confraternização que fará com acionaistas e principais clientes da empresa na tarde daquele mesmo dia (happy hour).

Rosalina ouve com atenção a solicitação inusitada do presidente e pondera a possibilidade de postergação das atribuições que planejou realizar naquele dia. Pensa ainda na oportunidade de incremento de visibilidade de sua carreira caso consiga atender a uma solicitação vinda diretamente do presidente. Após assegurar-se do entendimento do objeto requerido de seu trabalho e dos desafios que teria que enfrentar para cumpri-lo, Rosalina responde com um enfático: “É claro que sim!” para o executivo, assumindo a responsabilidade de fazer o piano chegar, e ser disponibilizado afinado no auditório até 17 h daquele dia.

Diante da aceitação da incumbência, Rosalina corre para avaliar a situação, começando por ver o estado do “tal” piano. A partir daí, e reconhecendo que nunca esteve às voltas com um trabalho semelhante, busca ajdua de pessoas que potencialmente possam apoiá-la na elaboração de um plano de ação para cumprir com o que lhe fora solicitado. Procura então o Zelador do prédio e faz contato com o Gerente de instalações. Ambos lhe fornecem informações históricas das ocorrências anteriores do trabalho de transporte do piano para o auditório. Reconhecidos os fatos, chegam à conclusão de que um curso apropriado de ação poderia ser a contratação de uma empresa de içamento que transportaria o piano por fora do prédio – “essa seria uma