Resenha: Gerencie Sua Mente, não Seu Tempo, De David Allen

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Parte I: Prepare sua mente para a criatividade

O alvo dessa primeira parte é a finalização, ou seja, como completar as tarefas inacabadas. Nesses 13 primeiros capítulos (ou princípios) da obra, Allen reforça a importância de se livrar de atividades que não foram concluídas. É preciso concluí-las para que se possa avançar num novo nível de responsabilidades. Nesse sentido, a máxima produtividade consiste em fazer com que as coisas aconteçam com o mínimo de esforço possível – e muitas vezes se consegue isso simplesmente limpando a bagunça.

Uma melhor visão da realidade atual não só reduz a confusão, como também permite gerenciar melhor o fluxo de trabalho, incluindo os compromissos que precisam ser realizados para que se estabeleça qual é a próxima ação a ser realizada.

Finalizar as tarefas, no final das contas, libera energia para novos compromissos, tornando as coisas mais fáceis de serem gerenciadas. Uma das melhores maneiras de fazer isso é tirar as coisas da mente, pois, se está na mente, é provável que não esteja concluído, gerando estresse e preocupação.

Portanto, tirar as coisas da mente permite a criação de espaços para a criatividade ser exercitada.

Parte II: Foco produtivo

A área do comportamento produtivo aqui tratada é o foco. Assim, os treze princípios aqui abordados dizem respeito a como ter melhor concentração, a fim de atingir níveis mais elevados de produtividade. Allen destaca que devemos ter um novo ponto-de-vista, uma mudança de visão, para fazer algo ser mais rápido, melhor e com uso mais eficiente dos recursos. Essa frase do livro resume muito bem essa ideia (p. 71):

“Não são os acontecimentos de seu mundo que são bons ou ruins. O mundo simplesmente é desse jeito. O que faz a diferença é o modo como você se envolve nele”.

Limpar a mente concluindo as tarefas inacabadas (desafio tratado no capítulo anterior), permite clarear os objetivos. E, quanto mais claros são os objetivos, mais expansiva será a criatividade desencadeada, e, portanto, maiores as chances de realizá-los.

Para cumprir os compromissos com a máxima qualidade, é necessário ter a intenção de fazer o melhor possível em tudo que você estiver realizando. Não se trata de ser o melhor, mas sim de fazer o melhor. O valor das metas futuras não reside na imagem do futuro que se cria na mente, mas sim na mudança que elas provocam no presente. Aliás, esse princípio foi a fonte de inspiração para a elaboração de um artigo para o Dinheirama, intitulado O grande segredo de ter metas financeiras.

Parte III: Crie estruturas que funcionam

Não existe conteúdo sem forma, e forma, ou seja, estrutura, é o ponto principal dos treze princípios abordados nessa terceira parte. Ter sistemas que funcionem, formas que deem vazão à criatividade, em suma, ser organizado, é um dos requisitos básicos para fazer as coisas acontecerem.

Allen enfatiza a importância de se criar o hábito da revisão semanal, ou seja, manter-se atualizado da captação, do processamento e da organização das informações, como forma de se manter o controle das coisas, e de modo que isso se torne um estilo de vida, e não uma experiência isolada.

Os sistemas devem ser construídos de forma que se tenha o mínimo de consciência sobre eles. Ou seja, quanto menos atenção se dispensa a eles, mais funcionais eles – os sistemas – serão. Cada um deve criar a sua própria rotina de fluxo de trabalho, pois o que se ajusta a um não necessariamente será o melhor para outro.

Uma estrutura de trabalho funcional irá, com frequência, disparar o foco e esse, por sua vez, estimulará a intenção, que, de seu turno, produzirá energia e conteúdo criativos.

Além do poder da revisão semanal, destaca-se também a função da criação de uma lista de projetos, para manter o controle relaxado na vida e no trabalho diários.

Parte IV: Relaxe e mexa-se

A área do comportamento produtivo aqui abordada é justamente a ação. Você é responsável pelos resultados que conseguiu obter, portanto, se quiser algo diferente e melhor, deve escolher novas diretrizes de ação em sua vida. Às vezes, quando se tem tudo sob o controle, a próxima ação pode consistir simplesmente em seguir a intuição. Nesse sentido, é esclarecedora