Textos Administrativos

Sumário

Introdução 4

1. Correspondência e Documento 5

2. Memorando 9

3. E-mail: 14

4. Ofício 16

5. Relatório 19

6. Telegrama 21

7. Fac-símile ou Fax 22

8. Declaração 22

9. Atestado 24

10. Procuração 25

11. Recibo 26

12. Requerimento 27

13. Ata 28

14. Apostila 37

15. Certidão 39

16. Despacho 41

17. Exposição de motivos 45

18. Parecer 48

19. Instrução Normativa e Ordem de Serviço 52

20. Informação 54

21. Portaria 56

Conclusão 59

Introdução

Independentemente da área de atuação, escrever corretamente e ter conhecimento dos textos utilizados por cada área constitui-se num requisito imprescindível a qualquer pessoa que deseje alcançar o sucesso profissional, deste modo o presente trabalho apresentara de forma sucinta, quais são os textos administrativos e quais regras delimitam cada um.

1. Correspondência e Documento

Existe uma visão equivocada que tudo que escrevemos no âmbito empresarial é correspondência. Não é bem assim! Devemos separar e distinguir o que é correspondência e documento, embora, os dois possam ser classificados como redação empresarial.

A correspondência é um meio de comunicação e insere todos os seus elementos, com algumas peculiaridades: O emissor torna-se remetente, o receptor destinatário e pressupõe o ato ou efeito de corresponder-se (retorno) e requer acompanhamento, principalmente, no âmbito empresarial.

De acordo com o Aurélio Buarque de Holanda Ferreira no Novo Dicionário da Língua Portuguesa documento é “substantivo masculino que pode significar 1. qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que possa utilizar para consulta, estudo, prova etc. 2. qualquer registro gráfico. 3. recomendação, preceito.”

Os documentos administrativos podem ser: ata, edital, estatuto, declaração e atestado,procuração, comunicado ou avisos, convocação, recibos etc.

Quando redigimos um documento administrativo, não necessariamente, haverá um retorno ou acompanhamento.

CORRESPONDÊNCIAS

Correspondência é a comunicação por escrito entre as pessoas. Realiza-se através de vários instrumentos: bilhetes, cartas, ofícios, requerimentos, telegramas, e-mail, memorandos, fac-símile etc.

O que determinará o tipo de correspondência é a análise da relação entre receptor e destinatário.

Há três tipos de correspondência:

1. Familiar ou social - trata de assuntos variados, desde felicitações, convites e avisos até solicitações e pêsames.

A linguagem utilizada pode ser informal e dependendo do contexto formal.

2. Comercial - trata de assuntos ligados à vida do comércio, da indústria, dos bancos, escritórios e empresas. Tem por objetivo estabelecer um relacionamento entre as empresas, ou entre as pessoas e as empresas.

A linguagem utilizada nesse tipo de correspondência deve ser formal, objetiva, simples, elegante e correta.

3. Oficial - correspondência dirigida a autoridades ou órgãos públicos, eclesiásticos ou militares.

Utiliza-se o mesmo tipo de linguagem empregada na correspondência comercial, sendo que a forma de tratamento depende da pessoa a quem se envia a mensagem, exemplos:

• Vossa Senhoria (V.Sa.) - para pequenas autoridades;

• Vossa Excelência ( V. Exa.) - para altas autoridades;

• Vossa Reverendíssima (V. Revma.) - para sacerdotes.

A seguir serão apresentados os principais instrumentos utilizados na correspondência e comunicação escrita comercial e/ou oficial.

Carta de caráter empresarial exige um esforço de adaptação ao destinatário. Quando for endereçada de um superior a um subordinado, ou vice-versa, ou de uma sociedade comercial a um cliente etc., certamente tem como finalidade fornecer informações, mas procura também exercer pressão ou causar boa impressão. Devemos atentar aos seguintes aspectos: a clareza da expressão, bem como certas formas de apresentação e polidez, definidas a partir da respectiva posição hierárquica entre remetente e destinatário.

Quanto à estética sofremos influência dos modelos americanos, os quais foram sendo adaptados e hoje copiados pela maioria das empresas é o chamado estilo em bloco,anteriormente, o mais usado era o estilo denteado por causa das aberturas dos parágrafos, vejam os exemplos:

Denteado Em bloco

Podemos optar por qualquer um dos estilos, dependerá da padronização adotada, em cada empresa, quanto à comunicação escrita.

As indicações, no exemplo, dos espaços entre as partes da carta são meramente ilustrativas, de acordo com a quantidade de texto estes espaçamentos podem aumentar ou diminuir, vale lembrar que a carta não pode ser um aglomerado de texto e informações, o visual deve ser limpo.

2. Memorando

O memorando é uma forma de participação por escrito.

Utilizado inicialmente para a troca de informações rápidas entre comerciantes, passou a ser adotado