Textos Administrativos

Tipos de correspondências oficiais e empresariais

Particular – se dá entre indivíduos (amigos, familiares e pessoas do convívio social) e pode apresentar diversos graus de formalidade, desde um caráter íntimo até certo grau de formalismo;

Empresarial – é trocada entre empresas ou entre estas e pessoas físicas;

Oficial – acontece entre órgãos do serviço público ou entre os mesmos e a sociedade.

Com o objetivo de tornar este tipo de comunicação mais organizado e de fácil entendimento para todos os envolvidos, as correspondências oficiais e empresariais seguem determinados padrões de redação e formatação.

Para ajudar quem precisar lançar mão dessa ferramenta, faremos um apanhado geral dos tipos de correspondências oficiais e empresariais existentes e suas principais características.

Ata

A ata é um documento no qual deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as soluções a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembleia, sessão ou reunião. A expressão correta para a redação de uma ata é "lavrar a ata". Uma das principais funções da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de uma empresa, associação ou instituição. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos caráter obrigatório pela legislação.

Por tratar-se de um documento formal, a ata deve seguir algumas normas específicas de formatação:

Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página;

Números, valores, datas e outras expressões são sempre representados por extenso;

Sem emprego de abreviaturas ou siglas;

Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (quando a ata estiver sendo manuscrita e for necessária alguma correção, usar a expressão "digo" seguida do texto correto);

Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…).

A estrutura básica para uma ata pode ser esta:

Título da reunião;

Cidade, dia, mês, ano, das h:min até h:min;

Local da reunião;

Introdução (Relatar sobre o título da reunião, local, data, hora e participantes);

Participantes da reunião (Nome completo do participante e especificar de qual instituição ele é);

Agenda (Relatar sobre a pauta da reunião, os temas a serem tratados e os respectivos responsáveis de cada tema);

Desenvolvimento (Descrever sobre os temas principais citados na reunião);

Conclusões (Descrever sobre as conclusões atingidas ao final da reunião e suas respectivas decisões);

Recomendações (Descrever recomendações e observações feitas no decorrer da reunião);

Distribuição (Relatar o nome de quem a ata será enviada).

A ata deverá ser assinada por todos os participantes.

Atestado ou Certificado

É um documento em que se faz fé de algo e que tem valor legal. Pode haver atestados ou certificados de serviços prestados, de estudos realizados, de pagamentos, etc.

Para a sua elaboração, utiliza-se geralmente papel de tamanho A4, escrito em sentido vertical, como se mostra em seguida:

Cabeçalho (Coloca-se na parte superior do certificado, com uma margem considerável. É constituído pelo nome da pessoa ou instituição que o envia, acompanhados dos seus dados de identificação. Costuma-se escrever em maiúsculas.);

Corpo (Contém texto precedido pelo termo CERTIFICA ou ATESTA, em maiúsculas, seguido de dois pontos, onde se descreve o objeto da certificação.);

Local e data;

Assinatura e selo.

Bilhete

É um meio rápido e simples de transmitir uma mensagem. Normalmente é dirigido a uma pessoa próxima, com quem se tem intimidade, e por isso mesmo costuma ser escrito em linguagem informal. Isso, contudo, não dispensa a atenção que deve ser dada à qualidade da redação, especialmente considerando que o relacionamento contínua tendo caráter profissional.

O bilhete não requer um tipo específico de papel, muito menos segue um padrão formal. É sempre aconselhável, entretanto, uma boa apresentação.

Mesmo sendo breve e informal, o bilhete apresenta uma forma de organização que deve ser seguida para atender ao seu maior objetivo: comunicar de forma rápida e precisa. Assim, deve conter as seguintes partes:

Vocativo (Coloca-se o nome do receptor, sem emprego de tratamento especial);

Texto (Deve ser iniciado com marca de parágrafo e conter as informações necessárias à comunicação de forma bem ordenada);

Nome do emissor;

Data e hora.

Carta comercial

As cartas comerciais, além de diversos destinos, também têm função variada, como a de informar, solicitar ou persuadir. Podem ser cartas de solicitação de emprego, oferta de algum produto de sua empresa, reclamação quanto à má prestação de algum serviço, cobrança de algum débito, enfim, diversas situações que fazem parte do cotidiano empresarial.

Como em qualquer correspondência oficial, o conteúdo da carta deve ser adequadamente normalizado por parágrafos e redigido com clareza e concisão.

A sua estrutura geral é:

Cabeçalho ou timbre (Referência da empresa; logotipo, símbolo ou emblema. Em geral, já vêm impressos no papel da carta);

Número de controle (Facilita ao destinatário responder sua