Gestão Secretarial: Funções Administrativas e Competências Gerenciais

UNIVERSIDADE PAULISTA – UNIP

Instituto de Ciências Humanas – ICH

Secretariado Executivo Bilíngue

Chácara II

Daniele Silva Bratti RA: C168JB-3

Gestão Secretarial – Trabalho Módulo 1 -  Gestão Secretarial

Profª Ana Diana

São Paulo

2018

Gestão Secretarial: Funções Administrativas e Competências Gerenciais 

Este artigo trata sobre as funções do profissional de secretariado executivo tem um perfil multifuncional, desenvolvendo uma visão abrangente do cotidiano secretarial e organizacional e um conjunto de atividades diversificadas e que exigem conhecimentos de várias áreas.

O processo administrativo proposto por Fayol (1990) fundamenta-se nos seguintes princípios: divisão do trabalho, disciplina, autoridade, unidade, hierarquia, centralização, remuneração justa, estabilidade dos funcionários, trabalho em equipe, iniciativa, interesse geral. A partir desse embasamento, Fayol (1990) destacou as obrigações atribuídas aos administradores na sociedade e definiu as funções dos gerentes. Na interpretação de Robbins, Judge e Sobral (2010) essas funções podem ser compreendidas da seguinte forma: planejamento: definição de metas, estratégias e o desenvolvimento de planos a fim de integrar e coordenar as atividades; organização: definição das tarefas a serem realizadas e estabelecimento de responsabilidades; direção: dirigir e coordenar as pessoas: monitoramento, comparação e possível correção das atividades. Com relação às funções administrativas na atuação secretarial, salienta-se que estas se fazem presentes na legislação de regulamentação (BRASIL, 1996), bem como nas Diretrizes Curriculares Nacionais para os cursos de graduação em Secretariado. No Art. 4º da Resolução nº 03, de 23 de junho de 2005 são definidas as competências e habilidades que os secretários devem apresentar após sua formação (BRASIL, 2005), corroborando para a definição do secretário como gestor ao ressaltar que a sua formação deve focalizar competências e habilidades que estão diretamente relacionadas ao processo administrativo.

As competências dos gerentes necessitam estar relacionadas com seus papéis no âmbito organizacional. Maximiano (2004) apresenta dez papéis gerenciais que se interrelacionam divididos em categorias: relações interpessoais, transferência de informações e tomada de decisões. Pesquisa sobre as semelhanças entre as competências gerenciais e secretariais revelou “que as competências necessárias para o desempenho da gestão são muito semelhantes tanto para os profissionais com formação em administração ou áreas afins como para os profissionais secretários executivos” (TAGLIARI; DURANTE, 2009, p. 41). Buscando um delineamento das aptidões de gerenciamento necessárias à gestão secretarial, destacam-se as competências gerenciais definidas por Quinn et al. (2003), ao delinear os papéis gerenciais e suas respectivas competências, faz-se uma relação entre essas aptidões e a profissão de Secretariado Executivo. Quinn et al. (2003) descrevem as competências requeridas nos papéis: diretor; produtor, monitor, coordenador, facilitador, mentor, inovador e negociador. Ao desenvolver atividades de gestão em sua área de atuação, o secretário executivo deve ser capaz de desempenhar as funções gerenciais e suas competências. Sobre esse aspecto Barros et.al (2013, p. 44) consideram: as competências gerenciais utilizadas na atuação do Secretário Executivo envolvem, principalmente, a compreensão de si mesmo e dos outros, a comunicação eficaz, a construção de equipes, a administração de informações por meio de pensamento crítico e a coordenação de projetos e/ou eventos. Estão presentes, ainda, na atuação secretarial: o planejamento e organização relativos aos serviços de secretaria; o estabelecimento de metas e objetivos relacionados ao trabalho em equipe; a administração do tempo e do estresse, além da contribuição nas negociações de acordos e compromissos, por meio da apresentação de ideias, sugestões e opiniões, para tomada de decisão em reuniões com pares e subordinados. Destacam-se, também, as competências relativas ao pensamento criativo ao buscarem a inovação dos processos de trabalho e convívio e gerenciamento da mudança.