Sistemas E Metodos

análise organizacional

Por Luís César Gonçalves de Araújo

A organização Cachoeirinha está em expansão.

O presidente Dr. Carlinhos Cascata entende que uma reformulação é necessária e contrata um consultor de organização.

Na primeira conversa, com um dos diretores, o consultor fica surpreso ao encontrar uma infinidade de problemas. Dentre os problemas encontrados, foram relacionados os seguintes:

• A relação de autoridade existente entre as unidades é caótica. A subordinação é indistinta. O gerente de recursos humanos dirige-se ao diretor administrativo e dele recebe ordens. Essas ordens nem sempre combinam com o que é desejado pelo diretor financeiro, e assim por diante. Contrataram um gerente de logística e ele não sabe ainda a quem se dirigir. Há um mês no cargo, já conversou e recebeu memorandos de todos os diretores e do presidente.

• Os formulários são confusos, e o fluxo de cada um deles é tarefa a ser descoberta por alguém. Os formulários não são ruins, no que diz respeito à sua diagramação, mas há problemas.

• A divisão de trabalho é irregular. É fácil encontrar funcionários da mesma seção executando o mesmo trabalho, mas sempre com um ou dois trabalhando mais do que o restante.

• O único organograma disponível foi elaborado há dez anos.

• Os três diretores não têm uma formação profissional adequada.

• Há espaço suficiente para uma melhor distribuição física.

• Existem funcionários de mesmo

nível, e com o mesmo tempo de serviços prestados, percebendo salários bem diferentes. Fala-se em greve (branca, em princípio).

• O acompanhamento orçamentário é inexistente.

• Os funcionários reclamam que mais computadores foram comprados e que poucos sabem o que fazer, a não ser utilizar o editor de textos. Dizem que compraram “máquinas de escrever de luxo”.

• A área de informática diz que o setor de e-commerce apresenta resultados satisfatórios.

• O conselho de administração não está interessado em buscar a certificação da série ISO 9000 e menos ainda a da série ISO 14000. Os conselheiros dizem que isso é bobagem e que “produto de qualidade é produto de qualidade, e todo mundo vai saber, mais dia menos dia”. “Exportar vai ser muito fácil, basta contratar gente com alguma experiência em comércio exterior” e “Fusão é confusão”, dizem os conselheiros.

1. Sua tarefa é: coloque-se na posição do consultor e estabeleça as prioridades e ferramentas indicadas para a reformulação. Você pode propor a utilização de qualquer ferramenta, mas justifique com detalhes.

2. O Diretor Sr. Luiz Dilmar da Silva após conversa solicita com urgência a formulação do organograma. Abaixo ele relacionou a estrutura organizacional. O Consultor está “livre” para propor fusões, departamentalizações, extinções, etc.

1.

1. Diretoria Financeira

2. Seção de Gráfica

3. Seção de Recrutamento e Seleção

4. Seção de Portaria

e Zeladoria

5. Assessoria de Tecnologia e Informação

6. Assessoria de gestão Organizacional

7. Conselho de Administração

8. Diretoria de Produção

9. Seção de Marcenaria

10. Seção de Montagem

11. Seção de Pintura

12. Divisão de logística

13. Divisão de Serviços e Material

14. Seção de Treinamento

15. Divisão de Finanças

16. Seção de Compras

17. Seção de Orçamento e Custos

18. Seção de Planejamento Estratégico

19. Seção de Material

20. Divisão de Recursos Humanos

21. Diretoria de Comunicação

22. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações

23. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças)

24. Setor de Almoxarifado

25. Assessoria de Comunicação Social

26. Setor de Treinamento

3. O Sr. João Henrique Jegon, Chefe da Seção de Material, nos informou da solicitação de material que ainda não está formalizado através de um fluxograma. Com os processos descritos abaixo, desenvolva os fluxogramas (se necessário aplique a otimização) e os formulários necessários para a execução das rotinas.

3.1. Solicitação de Material:

O estoquista ao receber uma solicitação de material, verifica na listagem do estoque a disponibilidade da mesma.

– Caso esteja disponível, o material é entregue ao solicitante e em seguida, é efetuada a baixa no estoque.

– Caso o material não esteja disponível, verifica-se junto aos fornecedores de peças o tempo de entrega. Informa-se o tempo necessário ao solicitante.

– Caso este (solicitante) ainda deseje o material, o pedido ao fornecedor é efetuado imediatamente.

– Aguarda-se a chegada do material e a sua entrada no estoque.

– Em seguida o material é entregue ao solicitante e é efetuada a baixa no estoque.

3.2 Caso o material não esteja disponível é realizado o procedimento de cotação de preços da área de compras

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