Desafios e Possibilidades Para o Contabilista no Ambiente dos Sistemas Integrados

Desafios e Possibilidades Para o Contabilista no Ambiente dos Sistemas Integrados

Introdução

Este trabalho realiza uma análise não exaustiva dos impactos causados à Contabilidade pelos sistemas integrados baseados na filosofia ERP – Enterprise Resources Planning^[1]. Será apresentado o que é um sistema integrado, e o papel que pode ser desempenhado pelo contabilista antes, durante e após a implementação de uma ferramenta de informática com estas características. Serão discutidas as possibilidades de atuação do contabilista após a implementação e estabilização de um sistema integrado, e realizada uma breve análise das necessidades de modificação nos cursos de graduação em Ciências Contábeis, para que os futuros contabilistas sejam adequadamente preparados para utilizar e conviver com estas ferramentas de informática.

Os objetivos para a realização do trabalho são:

• permitir que, dos pontos de vista profissional e acadêmico, os contabilistas se posicionem de forma adequada em relação aos impactos que os sistemas integrados trazem ao ambiente empresarial;
• demonstrar aos contabilistas que sua participação no processo de implementação destas ferramentas de informática é necessária, para que possam visualizar os efeitos que os sistemas integrados causam à realidade empresarial;
• possibilitar aos contabilistas a correta identificação e utilização dos recursos, facilidades e limitações inerentes a estas soluções^[2].

O trabalho se desenvolve com base nas premissas a seguir apresentadas:

• que a implementação de um sistema integrado é parte de um processo de mudança organizacional;
• que a entrada da ferramenta de informática “no ar” tenha ocorrido de acordo com os objetivos originalmente planejados, considerando os aspectos a serem cobertos pela solução adotada;
• que a equipe tenha sido composta por profissionais capacitados e experientes para a execução do projeto;
• que a empresa efetivamente consiga obter o máximo potencial e o maior retorno no uso de um sistema integrado.

1 - Os Sistemas Integrados Baseados na Filosofia ERP – Enterprise Resources Planning

Um sistema integrado baseado na filosofia ERP – Enterprise Resources Planning, é uma solução em processamento eletrônico de dados voltada para o atendimento das necessidades operacionais das empresas. Sua concepção e utilização representam uma evolução em relação a outras soluções já utilizadas no ambiente empresarial: as ferramentas MRP^[3] e MRPII^[4].

As ferramentas MRP orientam decisões sobre o que, quanto e quando produzir. São utilizadas no planejamento e controle de produção, e permitem calcular os materiais necessários à elaboração de produtos, a determinação da capacidade produtiva e o momento em que os produtos serão fabricados. Sua limitação reside no fato de que seus resultados representam “encontros marcados” entre os vários fatores de produção, no momento mais próximo possível da elaboração dos produtos. Esta restrição pode fazer com que atrasos no recebimento de materiais ou no início da fabricação dos produtos afetem os planos da empresa.

A identificação das limitações do MRP, juntamente com a necessidade de planejar e controlar outros aspectos no processo produtivo levou à pesquisa em busca de soluções mais completas. Desta forma, além da definição sobre o que, quanto e quando fazer, a estas ferramentas de informática foi incorporada a possibilidade de orientar e suportar decisões sobre como produzir, permitindo identificar e determinar os recursos necessários à elaboração dos produtos. Este processo evolutivo levou ao surgimento das soluções MRPII.

Considerando que uma empresa pode ser vista como um sistema composto de vários subsistemas que interagem entre si para o atingimento de um objetivo comum – lucro e continuidade, o planejamento de recursos afeta e é afetado por outras atividades que precisam ser realizadas: o plano de vendas que afeta diretamente as contas a receber; o plano de aquisição de materiais e insumos, que afeta as contas a pagar. Numa análise seqüencial é possível identificar que as transações de compra e venda têm implicações de natureza fiscal (impostos indiretos a recuperar e a pagar). Também as transações de compra e venda afetam o fluxo de caixa de uma empresa, e todas as transações que afetam o patrimônio e os resultados precisam ser contabilizadas. Aliado a este relacionamento sistêmico, a necessidade dos fabricantes e fornecedores de ferramentas de informática ampliarem seus mercados de atuação, e o desejo de as empresas utilizarem soluções cada vez mais próximas ao conceito de “sistema total”^[5] permitiram o desenvolvimento e a utilização dos sistemas integrados.

A figura 1 apresenta de forma esquemática o que é um sistema integrado:

[pic 1]

[pic 2][pic 3]

[pic 4]

2 - Porque as Empresas Implementam e Utilizam Um Sistema Integrado

Quando a administração de uma empresa decide implementar um sistema integrado, é preciso considerar os benefícios a serem obtidos a partir do momento em que a solução estiver  “rodando”, os impactos sobre a cultura e o ambiente da empresa^[6], o grau de dificuldade durante o período de implementação, e a relação custo-benefício envolvida, pois em muitas situações o valor investido pode atingir dezenas de milhões de reais, e quais funcionalidades, atividades ou áreas serão ou não atendidas.

É possível identificar vários fatores que justificam a implementação e utilização de um sistema integrado. Alguns dos principais são:

• aumentar a eficiência das diversas áreas através da utilização de uma ferramenta de informática que atenda à maioria das necessidades operacionais da empresa, desenvolvida numa linguagem única de programação, utilizando o conceito de base única de dados, residente numa plataforma cliente-servidor e com integração entre seus vários módulos componentes;

• possibilitar o redesenho, a racionalização e a redução do tempo de execução das atividades através dos ciclos de transações^[7] da empresa. Neste caso, é possível delimitar de forma clara as funções e atividades das várias áreas, seu reagrupamento ou redistribuição, na hipótese de ocorrerem modificações na estrutura organizacional, ou até mesmo uma completa reestruturação;

• permitir a descentralização na execução de determinadas atividades, eliminando redundâncias, retrabalhos, promover sinergias e aumentar a fluidez no inter-relacionamento entre os ciclos de transações;

• abranger a maioria dos aspectos dos negócios da empresa e permitir a incorporação e utilização das melhores práticas de negócios^[8];

• permitir que a empresa utilize soluções, tecnologias, metodologias e métodos de operação já testados, reduzindo de forma significativa os custos de aquisição, e os esforços no desenvolvimento e customização^[9] de sistemas de informática.

A decisão de utilizar ou não um sistema integrado deve ser precedida de uma análise das vantagens e desvantagens resultantes de sua implementação.

Vantagens:

• redução no número de sistemas utilizados, diminuindo os gastos com análise e programação;

• registro on-line e real-time da maioria das transações executadas pelo sistema integrado;

• aplicação da abordagem de ciclos de transações ao invés de uma visão departamentalizada, permitindo uma visão integrada das operações da empresa, a eliminação de retrabalhos, redução de custos administrativos, e maior eficiência operacional na execução das fases e etapas componentes dos ciclos de transações;

• utilização de uma base única de dados, uma linguagem única de programação e um ambiente cliente-servidor, permitindo reduzir de forma significativa os gastos com sistemas e processamento de dados.

Desvantagens:

• não se ter o melhor sistema especialista por ciclo de transação, fase ou etapa. O foco é na integração e aumento de eficiência global, e não de forma isolada;

• dependência em relação ao fabricante / fornecedor, relativamente a atualizações da versão utilizada pela empresa ou na “migração”  para novas versões;

• em determinadas circunstâncias é preciso ter em mente que algumas especificidades relativas às operações da empresa podem não ser atendidas pela solução adotada. Nestas situações, é possível que se mantenha a solução anteriormente utilizada, ou se tenha que pesquisar e desenvolver uma solução que “rode” junto com a nova ferramenta de informática;

• a solução adotada pode não atender a 100% dos ciclos de transações, ou não atender os ciclos de transações em 100%. De maneira geral os sistemas integrados são desenvolvidos para atender as necessidades de gestão operacional, e abrangem as funções comuns à maioria das empresas^[10]. Estas ferramentas de informática não são projetadas para permitir que a empresa tenha uma contabilidade gerencial sofisticada^[11], oferecem poucos recursos para simulação e fornecimento de informações de custos e orçamentos para apoio ao processo decisório, e podem não atender a determinados ciclos de transações, como por exemplo o controle de aplicações financeiras e empréstimos e financiamentos.

Para os profissionais e a área contábil, é possível apontar as seguintes vantagens ao se utilizar um sistema integrado:

• propiciar a descentralização da execução dos registros contábeis^[12], pois estas ferramentas contabilizam automaticamente a maioria das transações que afetam o patrimônio e os resultados de uma empresa;

• permitir a ampla utilização do conceito de razão ou sistema auxiliar (contas a receber, contas a pagar, imobilizado, estoques), com a segurança de que os valores registrados nos vários módulos componentes do sistema estão perfeitamente correspondidos na contabilidade geral;

• possibilitar que a empresa tenha a contabilidade de custos perfeitamente integrada e coordenada com a contabilidade geral. Alguns sistemas integrados incorporam o conceito de custo padrão, e prevêem formas de tratar as variações resultantes da comparação real x padrão, possibilitando a plena utilização dos padrões para avaliação da eficiência operacional e otimização das atividades empresariais, ao mesmo tempo em que permitem atender às determinações fiscais^[13] que regulamentam a utilização dos custos padrão;

• contemplar os aspectos de controle interno^[14] e de natureza fiscal-tributária inerentes às etapas e fases componentes dos ciclos de transações. Na medida que a empresa utiliza uma ferramenta de informática desta natureza, a realização de todas as suas atividades passa por uma avaliação se as mesmas serão ou não executadas através do sistema integrado. Esta abordagem leva à necessidade de considerar todos os aspectos relativos à execução operacional, notadamente os contábeis, fiscais e de controle interno;

• permitem reduzir os prazos de fechamento mensal e de obtenção das demonstrações contábeis. Ao diminuir o tempo dispendido no registro e processamento de informações para elaboração das demonstrações contábeis, o contabilista pode atuar de forma mais próxima aos gestores de todas as áreas da empresa. É uma excelente oportunidade para se conhecer a “intimidade” dos negócios, e identificar o mais claramente possível os diversos modelos de decisão^[15] utilizados pelos gestores das várias áreas da empresa, para que se possa fornecer as melhores informações a serem utilizadas como subsídio aos vários processos decisórios. Esta vantagem é exemplificada pela afirmação de Lewandowsky^[16], a seguir transcrita: “aquilo que levava semanas para ser produzido agora requer apenas alguns minutos. Em alguns sistemas, assim que você realiza uma transação, o razão é automaticamente atualizado... Consequentemente, os contadores gerenciais dispendem menos tempo preparando relatórios e mais tempo analisando e interpretando informações. Desta forma, muitos contadores gerenciais estão se transferindo dos departamentos de contabilidade para o coração da empresa – os departamentos de operação e de produção. Os contadores gerenciais do novo milênio trabalham em equipes, interagindo de forma pessoal com todos os níveis da organização, e assessoram a alta administração”.

3 - Preparando a Empresa Para o Projeto de Implementação de Um Sistema Integrado