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Google Docs

Método utilizado atualmente para armazenamento e recuperação de dados é o Google Docs (substituir google docs por termo genérico).

Foi constatado que ao se utilizar esta ferramenta na empresa como repositório de conteúdo web/arquivos/trechos de códigos e afins estava causando perca de produtividade e retrabalho.

Isso ocorria ao fato de duas cópias do mesmo arquivo estar em computadores distintos sendo editados simultaneamente por dois ou mais colaboradores. Ao fazer o ‘upload’ do arquivo ao repositório uma versão acabava sobrescrevendo a outra. Desta forma como não havia controle de versionamento nem check-in check-out do mesmo, o trabalho realizado por um colaborador naquele arquivo havia se perdido. Sendo necessário gerar uma nova versão do mesmo.

Todos os arquivos ali presentes na nuvem, não tinham nível de acesso configurado, desta forma pessoas de outros setores poderiam acessar os arquivos pertencentes ao setor financeiro, recursos humanos, gerencia e outros por exemplo.

A empresa não possui uma política de gestão de ciclo de vida do conteúdo, de forma que, documentos de projetos finalizados, com contratos cumpridos, ainda permanecem armazenados nos servidores da empresa. Desta forma, ocorrerá um grande número de informações armazenadas que ao longo do tempo irá gerar um grande trabalho para a empresa se desfazer destes, sendo necessário acessá-los para “relembrar” o que pode ou não ser removido.

Alfresco

Com a adoção da ferramenta (não pode citar nome) a empresa obteve mais agilidade no processo de armazenamento e recuperação do arquivo. Conseguindo sanar o problema com duplicidade de informações, versionamento (onde não se sabia qual a versão mais atual), implementou também controle de acesso aos arquivos por níveis de hierarquia organizacional, check in / check out garante se o arquivo está em uso ou não, desta forma, um colaborador não sobrescreve o trabalho de outro, já que muitas vezes é necessário ter acesso aos documentos com informações antigas. Uma taxonomia de pastas foi criada, desta forma é possível armazenar cada arquivo com sua versão em sua respectiva pasta, facilitando a sua localização no repositório através da indexação, já que cada arquivo possui sua versão como parte formadora do nome do arquivo ou pasta.