A Gestão de Mudança

RESUMO

Essa Pesquisa tem como principal objetivo mostrar como a gestão de mudanças é uma prática capaz de auxiliar as organizações a obterem sucesso em seus projetos. Por meio de uma pesquisa bibliográfica onde foram abordados temas como gestão de projetos, fatores influenciadores de sucesso para projetos, maturidade organizacional, gestão da mudança como elemento de aceleração e ferramentas auxiliadoras, pôde-se concluir que organizações que não investem em avaliar o ambiente e promover a gestão da mudança podem ter seus projetos fadados ao fracasso e que a maturidade organizacional constitui um fator fundamental para o alcance de objetivos e da gestão de projetos, dado que os estágios de vida de uma organização exigem abordagens diferentes, que por meio da gestão de mudanças e de ferramentas auxiliadoras de transformação as organizações encontram mecanismos de aceleração para os seus níveis de maturidade organizacional e consequentemente de garantia de sucesso dos projetos.

Palavras-chave: Gestão de projetos, gestão de mudança, maturidade organizacional, benchmarking, sucesso em projetos.

1. INTRODUÇÃO

Gestão de projetos é um assunto de ampla relevância na atualidade, tendo em vista que cada vez mais empresas estão em busca de ferramentas e práticas de controle que lhes garantam prazos, custos, qualidades dos seus produtos e/ou serviços ou até mesmo de suas práticas administrativas. É sabido que no atual contexto o mercado sofre mudanças em grande velocidade e as empresas que não se adaptarem a essas mudanças na mesma velocidade ruirão. As empresas buscam por formas de alcançar resultados pretendidos e o projeto está presente nessas organizações mesmo que de forma não estruturada. Não há um consenso literário sobre metodologias, técnicas e ferramentas e isso acaba dificultando organizações com baixa maturidade organizacional a alcançarem êxito decorrente da implementação de um projeto.

O Project Management Insitute – PMI (2017) aponta que as medidas tradicionais de escopo, tempo e custo diante do ambiente competitivo não são mais suficientes e assim identificar elementos que possam determinar o sucesso de projetos tem sido de extrema relevância. O PMI (2017) ainda destaca que a gestão de projetos é trivial para o sucesso de qualquer organização. Mas o que é trivial para o sucesso da gestão de projetos? A gestão de mudanças é realmente uma ferramenta de gestão capaz de auxiliar a empresa para que a implementação de seu projeto obtenha sucesso? Essa é a pergunta que esse artigo almeja responder.

Para responder essa pergunta serão abordados assuntos relativos à gestão de projetos, fatores determinantes de sucesso, maturidade organizacional, gestão da mudança, ferramentas de transformação.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 GESTÃO DE PROJETOS

Um projeto é descrito como um esforço temporário e difere de qualquer atividade de cunho rotineiro ou repetitivo por possuir como uma das suas principais características, prazo definidos para começo e fim e por possuir recursos limitados. Além disso, o projeto tem por objetivo a criação de um produto, serviço, melhoria em linhas de produtos ou serviços ou até mesmo resultado único podendo ser tangível ou intangível.

A definição de Kerzner (2002) sintetiza o conceito de projetos como empreendimentos com objetivos identificáveis que consomem recursos e atuam sobe pressão do trinômio prazo, custo e qualidade. O projeto difere do processo que segue um esforço continuo para o cumprimento de procedimentos existentes em uma organização, e em virtude de sua natureza peculiar, algumas de suas atividades podem ser desconhecidas aos seus envolvidos, exigindo então uma boa dose de planejamento. Dessa forma não cabe ao gestor sair criando metas, distribuindo atividades e cobrando resultados sem fazer a gestão.

O que é fazer gestão do projeto? Gestão significa efeito de gerir, administrar e o Guia PMBOK (PMI, 2013) em sua quinta edição define gerenciamento de projetos como aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos. Em resumo, para que o projeto seja concluído com sucesso, com êxito, o que não é por si só uma tarefa fácil, é plenamente justificada a necessidade de seu gerenciamento.

Os projetos estão cada vez mais inseridos nas organizações, indiferentemente do seu porte e isso instiga seus gestores à busca constante de métodos e ferramentas que possam garantir o seu sucesso. Porém, os sucessos desses projetos podem estar associados a inúmeros fatores que vão além do trinômio citado acima de tempo, custo e qualidade, pois existem perspectivas e percepções diferentes entre os atores envolvidos e cada um estabelece seu próprio critério sobre o que é sucesso.

2.2 FATORES INFLUENCIADORES DE SUCESSO PARA PROJETOS

Cada projeto possui suas individualidades que irão demandar atividades específicas com resultados que irão variar de acordo com sua natureza, tamanho e complexidade e segundo o PMBOK (PMI, 2013) todos os projetos podem ser mapeados para a estrutura genérica de um ciclo de vida (conjunto de fases que o projeto irá passar do inicio ao fim) veja a seguir:

• Início do projeto;
• Organização e preparação,
• Execução do trabalho e do processo, e
• Encerramento do projeto.

O PMBOK (PMI, 2013) ainda afirma que essa estrutura genérica é frequentemente referenciada na comunicação com a alta administração ou outras entidades menos familiarizadas com os detalhes do projeto que são descritas nos grupos de processos de gerenciamento de projeto, pois esses grupos de processos são compostos por atividades inter-relacionadas que podem se repetir ao longo do seu ciclo de vida, caracterizando-se por suas entradas, ferramentas, técnicas que podem ser aplicadas e as saídas restantes.

É importante observar que o projeto ainda que tenha um escopo bem definido, não é um sistema fechado, mas, conforme preconizado pela Teoria dos Sistemas, um sistema aberto que influencia e é influenciado por fatores ambientais internos e externos, sendo necessário que se permita autonomia ao gerente de determinar quais processos são apropriados e qual o grau de exigência de cada um de acordo com as contingências que o afetam.

No entanto, o PMBOK (PMI, 2013) ainda relaciona o que deveria ser feito para que um projeto possa ser bem sucedido.

• Selecionar os processos apropriados para cumprir os objetivos do projeto;
• Usar uma abordagem definida que pode ser adaptada para cumprir os objetivos;
• Estabelecer e manter a comunicação e o engajamento apropriado com as partes interessadas;
• Cumprir os requisitos para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas;
• Obter um equilíbrio entre as demandas concorrentes de escopo, cronograma, orçamento, qualidade, recursos e riscos para criar os produtos, serviço ou resultado especificado. (PMBOK, 2013, p. 47).

Para Prado (2008) o sucesso ou o fracasso de um projeto está diretamente relacionado aos fatores relativos à maturidade de como a organização lida com suas competências técnicas e contextuais, utilização de metodologias, informatização, alinhamento estratégico nas escolhas de projetos, estrutura organizacional e as adaptações necessárias para a gestão do projeto e as competências organizacionais e individuais tanto no projeto quanto na gestão empresarial.

Desde 2006 o PMI (Project Management Institute) realiza uma pesquisa global denominada “Pulse Of the Profession” (PMI, 2017; 2018) e nos últimos anos 2017 e 2018 ela relatou o progresso significativo que as organizações estão obtendo na implementação de suas estratégias. O PMI (2017) mostra que historicamente as organizações que investem em comprovadas práticas de gerenciamento tendem a desperdiçar menos recursos financeiros pelo fato de conseguirem finalizar suas estratégias com sucesso devido ao nível de maturidade da empresa com o gerenciamento de projetos.