Asi - Conceitos Iniciais

02- SISTEMAS

2.1- Sistemas Administrativos

2.1.1 - Conceito e importância

É um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, efetuam determinada função, formando um todo unitário com determinado objetivo.

Outro conceito: é um conjunto de partes coordenadas para realizar um conjunto de finalidades.

Cada elemento ou componente do sistema comporta-se como um sistema, cujo resultado é maior do que o resultado que as unidades poderiam ter se funcionassem independentemente. Assim, lembramos o conceito de sinergia: é a resultante do esforço coordenado de vários órgãos ou elementos na realização de uma função ou objetivo, sendo, portanto, a associação simultânea de vários fatores que contribuem para uma ação coordenada.

Pelo exposto, observa-se a importância da interdependência, visto que, a ação, em qualquer um dos elementos, ou partes, provoca uma ação em cadeia nas demais.

Todo sistema está sujeito a uma tendência natural de desgaste que é denominada entropia. Com o aumento da entropia, os sistemas se decompõem, existindo uma tendência para que esse estado ocorra em função do tempo. A informação é a base da configuração e da ordem; se a informação aumenta, a entropia diminui. Se, por falta de comunicação ou por ignorância, os padrões de autoridade, as funções, e a hierarquia de uma organização formal passam a ser gradativamente abandonadas, a entropia aumenta, e a organização vai se reduzindo a formas mais simples e rudimentares de indivíduos e de grupos.

Daí, temos o conceito de negentropia, isto é, a informação como meio ou instrumento de ordenação do sistema.

2.1.2 - Tipos de sistemas.

Quanto a sua natureza os sistemas podem ser:

a - Fechados: não apresentam intercâmbio com o meio ambiente. Não influenciam nem são influenciados pelo ambiente.

b - Abertos: trocam matéria, energia e informação com o meio ambiente. São influenciados ou influenciam o meio ambiente, através das entradas e saídas, sejam elas quais forem. São adaptativos, isto é, para sobreviverem devem reajustar-se constantemente às condições do meio, mantendo um jogo recíproco com as forças do ambiente, e a qualidade de sua estrutura é otimizada, quando o conjunto de elementos do sistema se organiza, aproximando-se de uma operação adaptativa. Assim, a adaptabilidade é um contínuo processo de aprendizagem e de auto-organização.

Vê-se que a tarefa primária da administração é administrar as condições limitativas que o ambiente impõe à empresa. Os limites da empresa são aqueles níveis de intercâmbio com o ambiente que lhe permitem sobreviver e crescer.

Concluímos que, a influência do meio ambiente é de suma importância, principalmente nos escalões superiores das empresas, onde são tomadas decisões estratégicas.

A administração só pode ser efetuada através da covariação (qualidade que propicia as partes componentes de qualquer sistema de mudarem em conjunto) dos processos internos e externos. Se o administrador se preocupar somente com as variações internas, ou seja, as intra-organizacionais, ele estará se distanciando da tarefa integral. O administrador independente de seu nível hierárquico deve estar atento tanto ao ambiente de sua área, como a inserção desta área num conjunto mais amplo. Já nos escalões superiores onde são tomadas as decisões estratégicas, a influencia do meio ambiente é importantíssima.

2.1.3- Componentes de um sistema.

Qualquer que seja o sistema aberto que se esteja comtemplando, eles sempre apresentará em seu funcionamento as seguintes características ou componentes:

a – objetivo: é a razão da existência do sistema, isto é, a finalidade para a qual o sistema foi criado.

b - as entradas do sistema, cuja função caracteriza as forças que fornecem ao sistema o material, a informação e a energia para a operação ou processo, o qual gerará determinadas saídas do sistema sintonizadas com os objetivos estabelecidos.

c – processamento: é a parte do sistema que transforma ou processa as entradas, produzindo resultados ou produtos. È o fenômeno que modifica as entradas.

d - as saídas do sistema que correspondem aos resultados do processo de transformação. As saídas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e relações dos sistemas. As saídas devem ser coerentes com os objetivos do sistema.

e - os controles e avaliações do sistema verificam se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e avaliação, é necessária uma medida de desempenho do sistema chamada padrão.

f - a retroalimentação, ou realimentação ou feedback do sistema, que pode ser considerado como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. Essa realimentação é um instrumento de regulação retroativo, ou de controle, em que as informações realimentadas são resultado das divergências verificadas entre as respostas de um sistema e os parâmetros previamente estabelecidos. Assim, o objetivo do controle é reduzir as discrepâncias ao mínimo, bem como propiciar uma situação em que esse sistema se torna auto-reguladas.

Realizamos o controle do feedback para identificarmos as causas das distorções entre o padrão e o realizado. As correções que deverão ser feitas, dizem respeito a dois fatores específicos: ou o padrão estabelecido é inadequado e, portanto, deve ser redefinido, ou o resultado é proveniente de um processamento incorreto, devendo ser reorganizado.

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