O Caso Introdutório de Análise organizacional Por Luís César Gonçalves de Araújo

[pic 1]

Universidade do Estado do Pará

Campi de Ciências Naturais e Tecnologia

Curso de Bacharelado em Engenharia de Produção

Disciplina de Organização do Trabalho

Professora: Aline Ferreira

ADILSON JUNIOR

BRUNO NONATO

CAYNA ENOS

JEAN MOTA

MARCOS PAULO

Caso Introdutório de análise Organizacional

Belém/PA

2021

1. Organização Hierárquica

Mapas hierárquicos que não são bem definidos causam situações que podem atrapalhar o bom funcionamento do fluxo dos processos. Já que o funcionário não sabe a quem é subordinado, não se sabe direito quem é o responsável direto da operação... Se houver algum problema, não saberá quem pode resolver ou quem é o responsável direto.

Um sistema hierárquico eficiente e claro que todos possam visualizar é essencial até mesmo em casos de grandes empresas onde devem existir mecanismos claros e disponíveis para todos saberem quem é o responsável e de qual área e quem é subordinado a quem. Mecanismos que podem ser integrados ao e-mail., como um simples título de cargo na assinatura ou até mesmo um organograma dos cargos. Com essas atitudes, o processo fluirá de maneira mais homogênea e constante, evitando assim as perdas de tempo procurando responsáveis, também evitará discussões e desentendimentos.  

1. Mapa do fluxo de valor

A organização apresenta problemas de comunicação entre os subordinados e supervisores. Além disso, demonstra clara ineficiência no conhecimento dos seus processos ocasionando em perdas de tempo e até em retrabalho, uma vez que seus colaboradores não conhecem de forma clara seus processos, atrasa todo o processo e ainda pode ocasionar erros.

A partir disso, se faz necessário a padronização dos processos para atingir a eficiência esperada, para isso, a equipe desse trabalho sugere a implantação de um mapeamento do fluxo de valor. O mapa de fluxo de valor é uma ferramenta estratégica que possibilita enxergar o macro de uma produção. Podemos dizer que é um mapeamento de processos, porém, que considera o fluxo de trabalho de um produto desde o início, com a chegada da matéria-prima até o resultado sendo entregue ao cliente.

Figura 1 – Mapa de fluxo de valor

[pic 2]Fonte: Autores (2021).

Dessa maneira, ao se realizar corretamente o mapa de fluxo de valor e ter a visão macro do processo, é mais claro enxergar pontos de melhoria que vão trazer valor ao cliente, como redução no tempo de fabricação e de entrega e melhora na qualidade final. Além das melhorias, também fica mais claro perceber onde é possível diminuir ou eliminar fontes de desperdícios (coisas que não agregam valor).

3.0        Divisão de tarefas

A divisão irregular do trabalho, onde dois trabalham mais do que o restante é ineficiente, podendo causar subprodução da mão de obra de um lado e por outro lado uma superprodução acarretando sobrecarga de trabalho.

Para resolver isso, entender os talentos e aptidões de cada funcionário é fundamental para uma boa divisão de tarefas no trabalho. Para implementar uma divisão de tarefas justa na organização, é importante delegar as tarefas aos funcionários para que obtenham responsabilidades de forma proporcional. Ademais, adotar os recursos tecnológicos pode facilitar muito a vida dos colaboradores, utilizar um software de gestão além de facilitar a visualização das tarefas também ajudam na estimativa do tempo.

Figura 2 - Trello

[pic 3]

Fonte: https://getnave.com/blog/trello-kanban-boards/

Com o Trello, conseguimos acompanhar métricas, definir cronogramas, emitir notificações, delegar responsabilidades, criar checklists e executar o controle das tarefas.

4.0        Organograma

Um organograma antigo é causa de muitas discussões dentro uma empresa, pois gera dúvidas entre colaboradores novos ou porque esqueceram as normativas da organização. Além disso, é importante para auditorias e obtenção de certificados internacionais que todos saibam o organograma da empresa e que esteja disponível com fácil acesso a todos.

A representação gráfica da empresa por meio de um organograma é uma ferramenta importante para organizar os fluxos de trabalho, promover maior integração entre as áreas e facilitar a comunicação interna. Para isso, o Lucidchart é um software de trabalho visual que mescla diagramação, visualização de dados e colaboração para acelerar a compreensão e promover a inovação. 

Figura 3 – Lucidchart

[pic 4]

Fonte: https://www.lucidchart.com/pages/pt

Com o Lucidchart é possível criar organogramas online, compartilhar e apresentar diagramas com facilidade e com integração junto aos aplicativos do Google para uma maior colaboração com diversos aplicativos e aumentar a produtividade em toda a organização. E com integração com aplicativos do Microsoft Office podendo incluir elementos visuais no Word, Excel, PowerPoint e Teams com muita facilidade.

5.0        Formação profissional

Com a qualificação inadequada dos gestores ou da equipe em uma empresa, é impossível garantir o desenvolvimento de todas as áreas. Este meio envolve todos, até mesmo os profissionais da diretoria, assim como gerência e supervisão. Para isso, se faz necessário o treinamento e capacitação desses profissionais.

O treinamento e capacitação é o modo de garantir o desenvolvimento de habilidades. Este processo permite auxiliar a necessidade da organização, além de ser útil para os produtos e serviços.

Diante disso, quanto mais for investido recursos nessa área dentro da empresa, principalmente com novas tecnologias, isto exige mais dos gestores. Nesse ponto é fundamental que aconteça o desenvolvimento das habilidades pessoais, técnicas e meios intelectuais. Com a aplicação do treinamento e capacitação é possível concluir estes objetivos.

6.0        Aproveitamento do espaço físico

A organização não enfrenta problemas com distribuição de espaço físico, porém há espaço para melhoria, e havendo espaço para melhoria com certeza iremos propor um layout mais eficiente. Uma melhor distribuição física passa necessariamente por um bom planejamento de layout.

Um layout bem projetado proporciona aumento da eficiência do fluxo de comunicação entre as atividades da organização. Somado a isso, otimiza a utilização da área disponível, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente e econômico para a gestão do empreendimento. Alguns softwares são destaques na otimização de layout: autocad, sketchup, solidworks e etc.

Figura 4 – Sketchup

[pic 5]

Fonte: https://www.techtudo.com.br/tudo-sobre/google-sketchup.html

O estudo de tempos e movimentos, é uma ferramenta que também conseguirá melhoria na execução de tarefas, pois, tem como objetivo analisar os tempos de realização das atividades que envolvem o processo produtivo. Assim, é possível ter maior controle sobre o negócio e entender onde há espaços para a otimização de processos.

7.0        Meritocracia

Quando bem utilizada, a meritocracia ajuda a filtrar os talentos da empresa, aumenta a produtividade da equipe e o engajamento dos colaboradores e, consequentemente, contribui para o crescimento da empresa. Quando não implantada a falta da meritocracia pode ocasionar insatisfação, desmotivação e com isso um desempenho insatisfatório.

É necessário que haja um ambiente propício para a implementação da meritocracia na empresa. Ela cria um clima de competitividade entre a equipe, e cabe a gestão medir se essa competição será saudável ou não.

Algumas formas de valorizar o colaborador são interessantes para a gestão, vale viagens, troféus informais, festas de reconhecimento e com certeza a chance de crescimento e ganho financeiro são o carro chefe da valorização do funcionário.

8.0        Transparência orçamentária

Não existe acompanhamento financeiro na empresa, podendo ocasionar vários problemas a partir disso. A falta de um planejamento financeiro faz com que a empresa gaste mais do que precisa, não controle seus gastos, gaste com coisas desnecessárias, e não consiga monitorar seus gastos e custos.

Nesse sentido, a implantação de uma cultura orçamentária que é a estruturação de um planejamento financeiro que controle gastos, faça projeção de resultados, análise investimentos organizacionais, dentre outros, de maneira globalizada e transparente é de extrema importância. Faz com que o colaborador se sinta mais incluído nas tomadas de decisão e tenha mais confiança na empresa onde trabalha além de fornecer um ambiente financeiro mais saudável para a empresa.

Para o controle financeiro há diversos softwares de gestão que podem auxiliar os coordenadores para tomadas de decisões mais assertivas, assim diminuindo custos desnecessários, otimizando os gastos, e alcançando lucros cada vez maiores. Softwares como: Quickbooks, Nibo, Omie e Meu Dinheiro podem e devem auxiliar a empresa na gestão de seu dinheiro

Figura 4 – Quickbooks

[pic 6]

Fonte: https://www.capterra.com.br/software/46497/quickbooks-enterprise

9.0        Treinamento de pessoal

Um dos grandes obstáculos enfrentados pela maioria dos gestores de empresas é montar uma equipe profissional que tenha desempenho eficiente e harmonioso. Do recrutamento ao treinamento, passando pela seleção, qualquer corporação espera o melhor dos seus contratados.