Trabalho de Participação Individual FGV

Trabalho de Participação Individual

Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders durante o Projeto.

Gabriel Freire Fernandes

ROL 1

72% das falhas em implantação de melhorias estão ligadas aos stakeholders, seja com um gerente resistente a mudança por medo de perder “poder”, ou um funcionário pouco disposto a mudar sua rotina de anos no trabalho.

Como classificado na 5ª Edição do Guia PMBOK, stakeholders são “Pessoas e organizações, como clientes, patrocinadores, organizações executoras e o público, que estejam ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser afetados de forma positiva ou negativa pela execução ou término do projeto.”

É visando evitar essas possíveis falhas que um gerente de projeto deve conhecer e classificar todos os stakeholders, e acima de tudo determinar um plano de comunicação apropriado para cada individuo ou grupo. Muitas das vezes em que os funcionários são resistentes a um projeto isso se deve a falha no plano de comunicação escolhido, as falhas podem acontecer por diversos motivos, como:

- Fadiga de mudanças

- Imposição de mudanças

- Deduzir que só comunicando os stakeholders garante o comprometimento.

- Deixar de lado padrões culturais.

Um gerente de projetos passa 90% do seu tempo com comunicação, a parte fundamental do seu trabalho é comunicar claramente, entender e lidar de forma apropriada com qualquer situação e trabalhar para minimizar impactos negativos no projeto, abordando todas as possíveis situações antes de implementar totalmente uma mudança. Porém, não basta para um gerente de projeto apenas escolher bem as palavras. Grande parte dos pesquisadores acredita que mais do que 90% da comunicação é realizado por aspectos não verbais.

Os aspectos não verbais da comunicação envolvem o tom de voz e os famosos gestos, e é por isso que o gerente de projetos deve ter claramente planejada o tipo de comunicação que ele quer utilizar, pessoalmente ou não a escolha certa de palavras, tom, e jeito determina o sucesso da comunicação.

Se a comunicação for por e-mail escolher as palavras certas e o tempo de resposta impactam significativamente a visão da pessoa sobre você e como ela recebe sua mensagem, muitas vezes o excesso de diretividade, sem incluir um “bom dia” e o uso de imperativos nas frases  forma uma imagem agressiva para o receptor. Em um contato por ligações e vídeo chamadas o impacto dos gestos e postura é nulo ou muito reduzido, nessas horas o tom de voz pode ser mais impactante do que o que realmente está a ser dito,  o uso de algumas expressões como “né”, “hum” transmite uma imagem de insegurança. E quando se trata de situações em que a comunicação é direta, o gerente de projetos pode utilizar de diversos aspectos visuais para se aproximar de quem vai receber a mensagem, deve tomar cuidado não utilizar roupas/equipamentos que virem “chacota” e acima de tudo mostrem total desconexo com a cultura do receptor da mensagem, além de utilizar com sabedoria gestos, como a palma da mão virada para cima, que possam mostrar segurança e honestidade na mensagem que está sendo transmitida.

Muitas vezes para ter sucesso na comunicação é necessário criar um rapport com o stakeholder, um conceito definido pela psicologia como técnica que cria uma sensação de proximidade, uma ligação de sintonia ou empatia entre pessoas.

A comunicação não verbal pode ser muito útil para identificar o grau de clareza com que a mensagem está sendo passada, ou o comprometimento dos envolvidos, existem gestos físicos realizados automaticamente por uma pessoa quando ela mente, tem dúvida ou não confia na mensagem que está sendo transmitida, saber ler esses sinais permite que você entenda e aborde novas formas de comunicação, evitando maiores problemas no futuro.