Modelagem de Processos

Gestão de Tecnologia da Informação – Fatec Campinas - Modelagem de Processos

Valter Castelhano de Oliveira

O objetivo deste documento é mapear e descrever os processos que já existem e a forma como eles são executados, e também para auxiliar nas soluções de problemas e de melhoria de desempenho da Ambroserve, sobre os processos existentes ou criar um processo totalmente novo. Para a elaboração deste documento foram identificados os seguintes processos principais:

- Processo de vendas

- Processo de configuração

- Processo de controle de almoxarifado

- Processo de compras

- Processo de montagem dos servidores

- Processo de teste dos servidores

- Processo de entrega

Os processos de controle de almoxarifado e de montagem dos servidores foram detalhados e descrições abaixo:

PROCESSO DE ALMOXARIFADO

1. Objetivo

Mapear o processo de estoque em almoxarifado de suprimentos para a montagem dos servidores e soluções para os clientes. Estes equipamentos são fornecidos pelos principais fabricantes (Itautec, IBM, Dell e HP) utilizando plataforma PC e configurados com diversos sistemas operacionais (S.O), além de diversos softwares customizados de acordo com a preferência do cliente.

2. Cliente Externo

Os clientes externos são os fornecedores dos suprimentos como HDs, memórias RAM, placa Motherboard, flats e cabos SATA. Estes são necessariamente da área de base tecnológica.

3. Clientes Internos

O principal cliente interno é o setor de montagem dos servidores, podendo o almoxarifado também servir aos demais setores da empresa como papelaria para escritório.

4. Fornecedor

Os fornecedores são as empresas que produzem e distribuem os suprimentos para informática, além de grandes fabricantes de servidores e workstations.

5. Atividades

• Manter os suprimentos nas prateleiras, item por item, de modo que não zere;

• Controlar entradas de suprimentos, conferindo as notas de compras que chegam com os entregadores, assinando-as somente após a conferência de item por item;

• Controlar a saída de todos os materiais, anotando os nomes dos requerentes e conferindo a assinatura de seus líderes imediatos;

• Manter atualizadas as planilhas de suprimentos, fazendo inventários sempre que necessário.

6. Eventos

• Verificar a ordem de retirada de suprimentos bem como a assinatura do líder imediato;

• Separar todos os suprimentos necessários para montagem do equipamento, solicitado pelo montador;

• Cuidar para que não sejam danificadas as peças requisitadas;

• Despachar equipamento para equipe de montagem em pacotes apropriados, para evitar danos aos componentes eletrônicos.

7. Papel Funcional

O estoquista tem como principal função zelar pelos equipamentos e demais suprimentos que estejam sob a sua responsabilidade, mantendo um número mínimo de estoque para não gerar perdas de prazos e consequentemente a insatisfação dos nossos clientes.

8. Procedimentos

• Verificar cada requisição quanto a sua autenticidade, numeração sequencial e a assinatura dos líderes;

• Fechar almoxarifado para inventário sempre que necessário, só liberando equipamentos e suprimentos em casos de extrema necessidade;

• Ao termino de cada inventário o estoquista deve apresentar relatório com os dados e conclusões a gerencia geral, para a liberação do almoxarifado.

9. Tarefa

• Manter a organização e a limpeza do almoxarifado;

• Cuidar para que cada item esteja em seu devido local, facilitando a sua localização;

• Manter somente os materiais de uso comum no almoxarifado;

• Não permitir estocagem de materiais estranhos aos processos, de modo a não entulhar coisas desnecessárias.

10. Metas

• Entregar cada pacote com agilidade e presteza, não deixando faltar nada para o processo de montagem, perdendo tempo importante no atendimento do prazo;

• Cuidar para o bom funcionamento do processo de modo que a não faltar nada para os clientes internos;

• Atentar ao prazo dos pedidos para não gerar atrasos nas entregas.

11. Indicadores de Desempenho

• Inventários com muita discrepância no número de itens refletem o nível de cuidado e versatilidade do estoquista;

• Atuar diretamente nos pontos a desenvolver para melhoria contínua do processo de estocagem.

12. Regras de Negócio

Os pacotes só deverão ser entregues com todas as peças e suprimentos necessários para a montagem dos servidores, de modo que este não pare na linha de produção.

13. Exceções

• No caso de indisponibilidade de suprimentos reportar ao supervisor de compras, para que seja sanado o mais rápido possível;

• Em caso de indisponibilidade técnica, verificar a possibilidade de deslocamento de membro de outro setor para o almoxarifado;

• Manter fornecedores locais para possíveis necessidades de compras menores.

14. Plano de Contingência

• Cotar suprimentos em distribuidores com atendimento prioritário para cumprir os prazos e demandas;

• Atenuar as indisponibilidades técnicas que ocorrem com a ajuda de pessoal de outro setor que já tenha trabalhado no almoxarifado;

• Manter pessoas de outros setores