SISTEMA CHECK LIST CONTROLE DE ENVIO E RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS

UNIVERSIDADE CRUZEIRO DO SUL

SISTEMA CHECK LIST CONTROLE DE ENVIO E RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS

ALUNO: MICHEL MESSIAS DA SILVA

RGM 17579031

SÃO PAULO

2017

Resumo

Nesse projeto irei abordar a necessidade de implantação de um sistema de controle de lacre CHECK LIST, que tem a finalidade anexar informações dos malotes bancários que são enviados as agências, nesse caso vai agregar informações dos talões de cheque dos clientes que estão sendo transportados, permitindo um monitoramento mais preciso e em caso de extravio tenha uma ferramenta que auxilia na localização de forma mais rápida e eficiente.

Esse sistema vai trabalhar em conjunto com o sistema já utilizado no próprio banco que faz a leitura dos talões, o funcionário ao final do processo de leitura dos talões de uma agência vai inserir no sistema o número do lacre vai estar no malote da mesma, assim poderá monitorar juntamente com o centro de processamento quando os talões foram enviados e assim que receber o malote confrontar as informações do sistema. Em caso de falto ou divergência o sistema indica o procedimento a ser feitos para fazer a localização do talão extraviado, diminuindo o tempo de espera e facilitando a comunicação entre as partes envolvidas.

Sumário

1-Introdução................................................................................................................1

2-Justificativa..............................................................................................................1

3-Objetivos..................................................................................................................1

4-Desenvolvimento.....................................................................................................1

5-Cosiderações Finais................................................................................................4

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1. Introdução

CONTROLE DE ENVIO DE DOCUMENTOS

Esse projeto tem como finalidade facilitar o controle de documentos enviados da central de processamento do Banco para as respectivas agencias, trazendo uma maior segurança e otimizando o controle do processo.

O sistema CHECK LIST foi desenvolvido para servir de ferramenta auxiliar dentro do sistema Metaframe que agrega demais aplicações do Banco, com esse sistema vamos facilitar o controle e verificação do que está sendo enviado as agências e essas por outro lado poderão fazer a conferência do que foi recebido e constando quaisquer divergências comunicar de prontidão as partes envolvidas, assim minimizando o impacto de erros e facilitando a localização de documentos extraviados.

1. Justificativa

Este documento tem a finalidade de esclarecer os diversos pontos do projeto, tendo em vista a necessidade da empresa em melhorar seu processo interno, procuramos observar como funciona todo o processo do departamento e a partir disso criar uma plataforma de trabalho que agregue valor, funcionalidade e facilidade no processo diário. Esse mecanismo irá funcionar dentro da plataforma existente e complementara o processo de envio de documentos.

1. Objetivos

O departamento de expedição dessa empresa tem uma grande importância e responsabilidade ainda mais quando se trata de uma instituição financeira, pois nesse processo iremos desenvolver uma ferramenta de controle para ao fazer o envio de documentos e outros papeis via malote a agencia receptora faça o controle do que está recebendo e faça o feed back de forma prática e causa ocorra alguma divergência o sistema facilitará a solução.

1. Desenvolvimento

Na empresa que foi realizado o estudo, procuramos acompanhar o processo recepção e expedição de malotes, o banco possui o CPS (centro de processamento) esse setor apresentou as seguintes particularidades que serão descritas a seguir. A partir dessas particularidades e a forma que a rotina é executada encontramos diversos pontos que poderiam ser melhorados tendo em vista a importância do setor.

- Recepção de Malotes

Uma empresa contratada de transporte faz entrega diariamente no período da manhã os malotes coletados nas agências no dia anterior, o CPS faz recepção desses malotes e a triagem dos documentos enviados nos mesmo. Esses malotes ficam separados em gondolas com as devidas numerações das agências para que posteriormente posse ser colocados os documentos.

-Triagem de Documentos

Percebemos que é feito nesse processo a separação do documento enviado de cada respectiva agencia, que vai desde envelopes com contratos documentos e outros papeis. Muitos desses documentos têm um direcionamento especifico para um setor do banco ou entre agencias. Percebemos nesse processo que algumas agências mandam seus documentos com protocolo discriminando o que está sendo enviado naquele malote e solicitando a conferência do conteúdo juntamente com um visto do funcionário responsável pela abertura do malote. O ponto falho nesse processo é que são poucas as agências que tomam essa providência.

- Leitura de Talonários

Esse processo consiste na leitura dos talões de clientes das agências, o banco dispõe de aplicativo que faz a leitura de código de barra dos invólucros através de uma caneta eletrônica. Os arquivos desses talões são enviados pela matriz ao final do processo e feito o confronto do arquivo com o que foi lido, se caso o funcionário deixa de ler algum desses invólucros aparece no relatório sendo necessário localiza-lo. Trata-se de um processo manual esses talões são direcionados aos respectivos malotes de suas agências juntamente com o relatório do lote recebido naquele dia.

- Distribuição de Documentos

Nessa fase o processo é manual em que o funcionário tem que distribuir nos malotes das respectivas agências seus documentos incluindo os talões. Nesse processo o risco de direcionar um documento ou talonário de um cliente para agência incorreta é grande, pois se trata de um serviço manual e fica o questionamento, como identificar para onde foi? Nesse meio tempo surge questionamentos das agências sobre os documentos (talões) que ainda não receberam e o funcionário não tem como identificar para onde foi encaminhado ficando a mercê da agência que recebeu por engano devolva os tais documentos, para que os mesmos possam ser devidamente encaminhados ao seu destinatário correto.