A Importância dos Controles Internos

Disciplina: Introdução a administração

Introdução

Para que a administração consiga atingir suas metas estabelecidas, é necessário estabelecer mecanismos de controles com o objetivo de prevenir, controlar e mitigar possíveis falhas ao longo do processo.

Desta forma há três níveis de controles que tem suas características próprias, sendo que o controle do nível estratégico é voltado para a organização como um todo, é direcionado para a alma do negócio, que tem por objetivo controlar possíveis riscos inerentes, sejam internos e externos, o controle deste nível tem uma característica adicional por ser considerado fundamental para os demais níveis de controles. Por sua vez, o controle gerencial ou também conhecido como tático tem o papel de controlar os riscos voltados para a reputação (imagem), regulatório (leis e normas regulatórias), ao credito e a liquidez. Por fim, o controle operacional que tem por objetivo mitigar o risco operacional na execução dos processos e garantir a eficácia dos controles dos níveis anteriores.

É fundamental a existência de controles para mitigar riscos esperados e não esperados na gestão empresarial. Porém, como a existência desses controles podem auxiliar a organização a mitigar os riscos?

A importância do controle nas organizações

Para a definição de controle, segundo Chiavenato (1997) entende-se que “é a função administrativa que monitora e avalia as atividades e os resultados alcançados para assegurar que o planejamento, a organização e a direção sejam bem-sucedidos”.

Desta forma, qual a importância da existência do controle? Partindo do princípio que controle pode ser considerado como uma função do processo, basicamente consiste em assegurar que todos os processos estão sendo executados de acordo com as atividades e seus objetivos originais, baseado no planejamento já previamente definido. Conota ter o poder sobre o que está acontecendo para garantir a execução de uma atividade que já se tem um fim determinado.

Segundo o COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), “os controles internos asseguram o atingimento dos objetivos, de maneira correta e tempestiva com a mínima utilização de recursos”. Por esta razão, os controles estão presentes em todos os níveis organizacionais, uma vez que é através deles que é possível realizar a comparação entre aquilo que foi previsto como resultado e o que efetivamente foi entregue como resultado. Permite identificar pontos ao longo do processo que requerem maior atenção ou ajustes com o objetivo de garantir que o resultado final não seja diferente daquele previamente esperado.

Devido ao fato de o controle ser a última função da administração, eles são divididos em três níveis, sendo eles o estratégico, intermediário e o operacional, porem qual é a importância desses para o sucesso da organização?

O controle estratégico que é voltado para o longo prazo e tem abrangência sobre toda a organização, tem por objetivo ajudar os gestores na execução dos objetivos traçados, consiste em avaliar os resultados, comparar com o que foi planejado e, se for necessário, tomar ações corretivas para atingir os objetivos propostos, além de controlar os riscos internos e externos da organização.

Quanto ao controle gerencial, esse é focado nas áreas funcionais, consiste em planos de curto prazo, nos quais são estabelecidos os meios para a conclusão das metas estabelecidas, ou seja, avalia a implementação dos planos táticos conforme a linha de negócio. É através deste tipo de controle, que por meio de informações especializadas, conforme linha de negócio é possível a tomada de decisão das ações a serem aplicadas pela administração.

No que tange o controle operacional, é neste que ocorre a avaliação entre o que foi executado versus o que era previsto. Neste há uma atenção mais relevante no desempenho dos colaboradores, das áreas e em todos os movimentos ocorridos no negócio.

Cabe destacar que segundo Chiavenato o controle possui quatro fases, sendo elas estabelecimento de padrões, avaliação do desempenho, comparação do desempenho e a ação corretiva e ação disciplinar.

A fase de padrões consiste na primeira etapa na qual é estabelecido o ponto de referência para o que será executado, ou seja, o modelo que deverá ser seguido. A avaliação do desempenho define qual será a unidade de medida para cálculo de avaliação do que será entregue. Quanto a comparação do desempenho consiste na comparação do desempenho do indivíduo entre o que foi previamente estabelecido como padrão e o executado, para verificar se há desvio ou variação. Por fim, a ação corretiva e ação disciplinar, que consiste na gestão de consequências, visa em melhorar e adequar ao padrão estabelecido, tem por objetivo eliminar as variáveis significativas no desempenho atual com o desempenho desejado.

Para assegurar que os controles operacionais sejam eficazes, os mesmos devem apresentar algumas características especificas que segundo Chiavenato devem conter sete aspectos diretivos.

Orientação estratégica, onde o foco deve ser totalmente voltado para as atividades essenciais da organização onde recorrentemente deve ocorrer a comparação entre o executado e o projetado para atuação rápida em caso de necessidade de ajustes devido a grandes desvios.

Compreensão, o controle deve disponibilizar informações claras, objetivas e verdadeiras acerca do desempenho obtido indicando desvios caso estes tenham ocorrido. Orientação para exceções, onde o controle deve apresentar os desvios de forma precisa e sugerir ações para a correção a fim de manter o foco no que é essencial para a administração. Flexibilidade, o controle deve prever espaço para haver julgamento individual e que seja possível ser alterado caso seja necessário a fim de atender novas situações ou circunstâncias antes não previstas. Autocontrole, deve transmitir confiabilidade engajamento e boa comunicação entre as pessoas envolvidas em sua execução. Natureza positiva, controle deve ter por ênfase a melhoria continua, deve incentivar o protagonismo dos indivíduos e minimizar o papel de penalização. Clareza e objetividade, o controle deve ser imparcial e aprimorado, deve respeitar o propósito fundamental