A Informática Aplicada a Administração

INSTITUTO FEDERAL DO NORTE DE MINAS GERAIS

BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO

Informática Aplicada a Administração

ARAÇUAÍ – MG

2021

ALUNO: ELLEN ALVES DA SILVA

MATRICULA: 171061

Informática Aplicada a Administração

TRABALHO APRESENTADO À DISCIPLINA INFORMÁTICA APLICADA

INSTITUTO FEDERAL DO NORTE DE MINAS GERAIS, CAMPUS ARAÇUAÍ

MINAS GERAIS

PROFESSOR: FERNANDO CLAUDIO DOS SANTOS JUNIOR

ARAÇUAÍ – MG

2021

Parte 1) Entendendo as necessidades.
Relatar no mínimo dez (10) funcionalidades úteis (não confundir funcionalidade com requisito não funcional) de sistemas de integrados para empresas em geral. Cada funcionalidade deve ser descrita de maneira sucinta em um ou dois parágrafos, contendo o que a funcionalidade permite que o usuário possa fazer no sistema. Dica: Pense em rotinas departamentais. (dez pontos)

1. Emissão automática de boletos: Para garantir a gestão adequada das finanças da empresa, o número máximo de ferramentas deve ser integrado ao sistema - isso inclui os boletos bancários emitidos pela empresa. Portanto, para cada nova conta a receber, o software gera um boleto que deve ser enviado ao cliente. Além de permitir mais controle e organização, esse recurso também pode reduzir o risco de fraude, já que o boleto ainda é alvo de muitos crimes cibernéticos.

2. Geração de notas fiscais eletrônicas: Também é importante garantir que a NF-e seja emitida para cada compra. Usando o ERP com esta função, você pode arquivar e pesquisar esses documentos com mais facilidade quando necessário. Além disso, o processo de emissão da NF-e é complicado, pois envolve a geração de arquivos .xml, coleta de assinaturas eletrônicas, envio dos arquivos .xml para o Ministério da Fazenda, recebimento de autorização automática e impressão da DANFe. Se o software fizer isso, você não precisa se preocupar em designar funcionários apenas para essa tarefa e não precisa correr o risco de pular nenhuma etapa do processo. É importante ainda que essa NF-e gerada automaticamente inclua também o cálculo dos tributos sobre as contas, como ICMS, DIFAL, IPI, PIS, COFINS, etc.

3. Agilidade nos processos administrativos: Essa agilidade não é uma função específica, mas um benefício adicional trazido pelo próprio ERP. Esse é o resultado de fazer com que o sistema atenda às principais necessidades da empresa. Portanto, é importante encontrar ferramentas projetadas especificamente para as necessidades da empresa. A principal melhoria trazida pelo ERP é a integração entre as diferentes áreas do negócio e a automação de tarefas, o que torna o processo mais flexível e reduz o índice de erros. Se sua ferramenta ainda requer muito trabalho manual, ela realmente não é a ferramenta mais adequada.

4. Integração com a loja virtual: Para empresas com e-commerce, não há solução melhor! O ERP integrado com a loja virtual evita diversos problemas e reduz muito o retrabalho. Imagine ter que fazer o controle de estoque para uma loja virtual e outro controle de estoque para o local da sua empresa? É difícil, não é? Porque todos os produtos são do mesmo estoque. Sem esse "diálogo" entre o ERP e as partes comerciais (físicas e virtuais), há um grande risco de vender o mesmo produto duas vezes ou perder o controle dos resultados gerais de vendas, compras e gerenciamento de estoque.
5. Controle preciso do estoque: Outra função básica que qualquer ERP de alta qualidade possui, se as vendas são o coração do seu negócio, então você pode dizer que os estoques são o seu sangue, porque sem eles não adianta nada. É preciso dar atenção especial na gestão do estoque de produtos, incluindo o controle da lista de fornecedores e o tempo correto de compra (com a melhor data de pagamento para atender a demanda), pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso.

1. Controle de inadimplência: Outra função de extrema importancia ainda, é uma função que pode ajudá-lo a controlar as dívidas de inadimplentes em sua empresa, onde fornece listas e podem enviar notificações sobre clientes expirados, acionar e-mails de cobrança automática, etc. A inadimplência pode causar múltiplos danos a qualquer empresa: além da perda de receita e da falta de controle sobre o fluxo de caixa, você também perderá clientes básicos porque não venderá mais produtos para pessoas inadimplentes.

1. Mais controle e padronização dos processos: O controle e a padronização são importantes para garantir maior previsibilidade das atividades de negócios. Desta forma, processos de alta qualidade podem ser executados de acordo com o planejado, permitindo que as empresas obtenham melhores resultados, o ERP permite o controle efetivo das atividades, pois pode ser integrado e unificado de gestão. Desta forma, sua empresa pode executar o plano para atingir os objetivos, e efetivamente formular, alocar e concluir tarefas com o suporte do sistema ERP.

1. Identificação e redução de erros: Os processos manuais são sempre mais sujeitos a erros do que as atividades automáticas, por exemplo, alguns números podem ser esquecidos, os profissionais podem confundir as tarefas, os dados podem estar desatualizados ou erros de cálculo, esses problemas causaram muitos danos e levaram à necessidade de refazer o trabalho. Desta forma, sua equipe perderá muito tempo valioso, usar um sistema ERP pode evitar falhas de gerenciamento, pois, a plataforma integra todas as áreas da organização e permite que todos os demais integrantes da empresa acessem as informações quando os profissionais do setor atualizam os dados. Portanto, o risco de lidar com dados desatualizados é quase zero, além disso, como o sistema integra toda a base de dados da empresa, a possibilidade de falha de gestão também é minimizada, a integração proporcionada no ERP também ajuda a identificar rapidamente os erros operacionais, pois todos na empresa podem utilizar o sistema.

1. Aumento da produtividade: O ERP pode trazer muitos benefícios importantes, portanto, pode melhorar a eficiência do trabalho dos funcionários, à medida que diferentes departamentos da empresa estão conectados a uma plataforma de gestão unificada, o fluxo de informações no ambiente da empresa torna-se mais eficiente. Desta forma, o processo será mais eficaz, o sistema ERP permite que a empresa reduza a taxa de erros, minimizando o tempo necessário para corrigir os erros e retrabalhar. Além disso, a automação das atividades aumenta a flexibilidade do processo, aumentando a eficiência do trabalho diário, com esses fatores, com o tempo, você verá que a produtividade da equipe aumentará gradativamente.

1. Melhora a organização financeira e fiscal: O pagamento de impostos e o controle da burocracia são verdadeiros desafios para os gestores de negócios, erros de cálculo com as autoridades fiscais podem resultar em multas pesadas para a empresa e problemas jurídicos para a organização. Para realizar com sucesso essas tarefas com alta qualidade, é necessário um sistema inteligente otimizado, que ajuda a organizar e acessar os dados, com a ajuda do ERP, as empresas podem gerenciar impostos e contas a pagar de forma adequada para garantir uma situação financeira mais saudável para a empresa, o sistema ERP permite que as organizações tenham maior flexibilidade e praticidade no seu dia a dia. É uma ferramenta estratégica que pode realizar uma gestão integrada e unificada, com esse recurso, a empresa pode obter uma série de benefícios, como melhor controle de processos, melhor gestão de estoques, facilidade de gestão de contas a pagar, aumento de produtividade e melhoria na qualidade do trabalho.

1. Compras: O sistema ERP deve ser capaz de gerenciar com maestria tudo o que envolve as compras dos insumos de uma empresa, desde os custos até os contatos com os fornecedores dos pedidos.

1. Cálculos tributários: Geralmente, o setor de tributação é um dos mais complexos de uma empresa, gerando erros que, muitas das vezes, levam a processos jurídicos de diversas partes. O papel do sistema ERP no cálculo tributário é simples: ele ajuda a realizar os cálculos de forma automatizada, reduzindo o tempo gasto e os possíveis erros.

1. Gestão de RH: A facilidade no controle da jornada dos funcionários de uma empresa é uma outra importante funcionalidade do sistema ERP. Atividades típicas de RH, tais como controle de ponto e folhas de pagamento, são gerenciadas de forma mais efetiva por um software integrado.

1. Estoque: O estoque pode parecer uma parte pouco relevante de uma empresa, mas que pode trazer grandes prejuízos se mal administrado. Isso porque, estoque é dinheiro parado, logo, deve-se sempre ser avaliado. Um software integrado é perfeito para realizar essa avaliação de forma rápida e dinâmica.

1. Cadastro de clientes e fornecedores: O uso de planilhas separadas para cadastrar as principais informações dos clientes e fornecedores pode causar uma grande confusão, além de perda de tempo. O sistema ERP poderá perfeitamente integrar todas as informações e o acesso a cada uma dessas informações será feito com apenas um clique.

Descrever no mínimo cinco (5) papéis ou tipos de usuários que podem utilizar sistemas de integrados em uma empresa. 
Cada papel deve ser descrito de maneira sucinta em um parágrafo. Dica: Pense em funções e níveis hierárquicos comuns de uma empresa. (Cinco pontos)

1. Funcionário do setor de vendas: Pois através do sistema é possível acompanhar com mais facilidade propostas e orçamentos que não foram respondidos, gerenciar metas e resultados de vendas, garantir que os clientes sejam acompanhados e evitar que fiquem inativos ou que a concorrência os acione.
2. Funcionário do setor de compras: Através do sistema é possível pode garantir que o processo de reposição de produtos seja feito no menor tempo possível, com a segurança de contar com bons fornecedores e pagar o menor preço, ajudando a equipe de compras a executar esta tarefa sem urgências.

1. Funcionário do setor financeiro: funções como contas a pagar e receber; fluxo de caixa; integração bancária; previsões de receitas e despesas; relatórios, facilitam o controle geral do negócio e evitam erros que possam comprometer a saúde financeira da empresa.

1. Gerente e/ou administrador: com a emissão de relatórios automática o gestor consegue acompanhar todas as etapas de logística da empresa, detectando possíveis gargalos de produção e trabalhando para melhorar os pontos fracos do negócio.

1. Funcionário do setor de logística: O controle das frotas é essencial para o sucesso do empreendimento, os dados também servem para a otimização das rotas, e como resultado, o gestor conseguirá e agir de forma rápida em busca da solução.
   
   
   Criar uma tabela para relacionar os papéis e as funcionalidades que cada papel terá acesso. (Seis pontos)

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