As Ferramentas Fundamentais

1 - Ferramentas fundamentais para a análise de processos; Harrington, 1993

1. Eliminação de burocracia: Buscar remover tarefas administrativas desnecessárias

2. Eliminação da duplicidade: Eliminar retrabalhos tarefas idênticas dentro de um processo.

3. Avaliação do valor agregado: Agregar o real valor a cada atividade imposta por um cliente.

4. Simplificação, reduzir a complexidade de um processo: Deixe o mais fácil e rápido.

5. Redução do tempo de ciclo do processo: Reduzir a extensão total para completar o processo, avaliar se possível executar atividades em paralelo, sincronizar melhor as atividades .

6. Modernização: Buscar a todo momento um modo mais efetivo de usar o equipamento e o ambiente de trabalho para a melhoria no desempenho, modernizar também os colaboradores já que o treinamento e educação repercutem nas competências e no desempenho.

7. Tornar o processo a prova de erros: Busque dificultar a incidência de erros na execução de processos. Para tal, verifique atividades passiveis de erro e, então, utilize métodos para preveni-los, eliminá-los ou minimizá-los!

8. Linguagem simples: Busque a fácil compreensão dos processos e documentos. Reduza a complexidade da escrita e da fala para que os leitores entendam com clareza a mensagem!

9. Padronização: Defina um padrão para que todos os colaboradores executem a atividade da mesma maneira.

10. Parcerias com os fornecedores: Busque um bom relacionamento fornecedor-cliente, já que ambos compartilham responsabilidades. Os fornecedores fornecem as entradas para o processo!

11. Aperfeiçoamento do quadro geral: Busque uma mudança substancial na forma de conduzir os negócios. Porém, para isso, a equipe deve se afastar do processo atual, definindo um processo ideal, sem considerar as restrições possíveis. Isso permite o desenvolvimento de novos conceitos e uma nova visão do processo!

12. Automação e/ou mecanização: Busque a utilização de ferramentas, equipamentos e computadores para a execução de tarefas rotineiras. Libere os colaboradores para a realização de outras atividades!

2 - O que é benchmarking? Explique os tipos existentes e exemplifique

O benchmarking interno é a comparação entre as práticas usadas em operações semelhantes dentro de uma mesma empresa. Um dos maiores benefícios dessa forma de benchmarking é o fato de que torna obrigatória a documentação se traduz em um processo fácil.

O benchmarking competitivo é a comparação com os melhores concorrentes diretos, e os resultados são bastante óbvios.

Já o benchmarking funcional compara atividades funcionais, em setores econômicos distintos, e é o tipo de benchmarking com maior potencial para revelar práticas inovadoras.

Um exemplo clássico de estudo de benchmarking bem-sucedido na Xerox foi o que focalizou a L.L. Bean, uma empresa especializada na venda de produtos para camping por reembolso postal. Essa empresa é reconhecida por sua superioridade em termos de armazenamento e manuseio de materiais. Assim como a Xerox, a L.L.Bean lida com produtos de diferentes tamanhos, formas e características de manuseio.